档案室升级有关文件汇编.doc

1、1分管领导档案工作岗位职责一、认真组织贯彻执行档案法和广西档案管理条例，加强对本单位档案工作的领导。二、加强对本单位综合档案室工作的领导，按照有关规定,做好档案的收集、整理、保管和利用。三、将档案工作纳入领导重要议事日程，协调好各科室与档案工作的关系，及时解决档案工作中的问题.。办公室主任档案工作岗位职责一、在分管领导的指导下，负责市局综合档案室的全面工作。二、及时组织做好文件材料的立卷归档工作。三、负责做好半年和年度档案工作计划和总结，并组织实施。四、负责组织全局档案工作检查、档案鉴定和销毁工作，制定改进措施，不断完善档案管理工作。五、加强对全局档案工作的日常监督、检查、指导和服务工作。综合

2、档案室工作职责一、贯彻执行档案工作有关方针政策、法律规章和各项制度规定。二、负责管理范围档案的接收、整理、保管、统计工作。三、负责档案的检索目录编制、日常查（借）阅及其管理工作。四、参与档案鉴定工作，对到期档案提出处理意见。2五、负责全局及十二县档案工作业务指导。六、按时完成领导安排的其他工作任务。档案员工作职责一、档案室档案管理员要热心档案工作，熟练掌握档案工作基本技能，严格遵守各项制度规定，努力提高工作效率。二、指导、督促业务科室、直属单位，按照有关制度规定，及时开展并做好应归档文件材料的收集、分类、立卷和归档等工作。三、依照制度规定，认真做好档案的接收、整理、鉴定、编辑检索目录、统计、查

3、（借）阅以及保管等工作。四、及时完成领导安排的其他工作任务。档案室管理制度一、档案室是涉密和重点安防场所，未经许可，其他人员不得进入。准许进入的，应有档案室工作人员陪同。二、档案室内应该保持整洁卫生，严禁吸烟和存放易燃、易爆、易腐及私人物品。三、经常检查档案室及档案的安全状况，发现问题及时解决，切实做好防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防霉等工作。四、档案资料进出库时，要认真核对，履行登记、签收、注销等手续。五、档案员离开档案室时，应切断电源，关好门窗，并保管好档案室的钥匙。3立卷归档制度一、按照“谁形成，谁 收集，谁整理” 的原 则，由形成文件材料的各业务科室（部门）负责整理立卷并移交归档。二、

4、归档的文件材料种类、份数、页数应该齐全完整，分类、排序应符合统一规范，文件用纸、书写工具以及书写方式，应符合文件格式和书写标准，并有利于长期保存。三、归档时间文书档案资料，应在次年 6 月底前完成对前一年度归档文件的立卷整理和归档工作。设备档案资料，在开箱后全部移交档案室，使用部门可长期使用复印件。声像档案资料，有关活动有存查价值声像资料的，一般在活动结束后一个月内，由具体事件负责人将照片、底片、录像带、录影带等整理后移交归档。四、移交手续。由立卷科室（部门）编制归档清单一式两份，在清点登记后，经交接双方签字，各留一份备查。归档文件范围、分类和保管期限规定一、为完整、准确反映本机关职能活动的历

5、史情况，按照便于存档和查询利用的原则，根据中华人民共和国档案法和广西壮族自治区档案管理条例和本机关实际，制定本规定。二、归档范围和不归档范围应归档文件材料范围：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对未来工作和历史研究有利用价值的文件材料；对本机关工作活动具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯4彻执行的上级和同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；其他有存查价值的文件材料。文件材料不归档范围：上级机关普发性不需本机关办理的文件材料，同级机关不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；本机关无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿；一般性人民来信和电话记录，

6、内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料；下级机关供参阅的简报、情况反映。三、分类方法。本机关档案分为文书档案（包含党群、行政管理和业务类文件材料）、科技档案（包含基建和设备资料）、电子声像档案（包含电子文档、照片、录音和录影等资料）、实物档案（包含奖牌、锦旗、奖杯、赠品等实物资料）、会计档案和人事档案等六类。本局的文书档案，按照年度保管期限分类法分类，即：各年度内的归档文件，按照保管期限分类，各保管期限内的文件材料按照业务（问题）排序。四、保管期限。本机关归档文件材料按照有关规定和存查价值分为永久、30 年和 10 年三类。各保管期限的归档文件，详见桂林市物价局文件归档范围及档案保管期

7、限表。五、本局形成的人事、会计、价格成本调查监审、价格认证、价格检查等文件材料的归档及保管期限，由有关科室部门按照国家及有关部门有关规定执行。六、有关电子、声像和实物的归档，按照有关规定执行。七、归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。应归档纸质文件材料中，有文件发 文稿纸、文件处理单的，5应与文件正本、定稿一并归档。八、局机关及价格监测、成本调查和成本监审的应归档文件材料，经业务科室和部门整理立卷后，按规定及时移交局综合档案室。九、局其他直属单位的应归档文件材料，经整理归档后自行保管，将一份归档文件目录送局综合档案室备查。归档文件整理规范一、定义本规范所指“归档文件 ”，系指立档单位

8、在其 职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。本规范所指“件” ，系 归档文件的整理单 位。一般以每份文件为一件，文件有定稿、附件的，来文有复文的，转发文与被转发文等，均视为一件。二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于整理、保管和利用。三、归档文件的整理方法（一）装订。归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文在前，复文在后。（二）分类。原则上有发文字号的文件，根据“发文字” 的重要程度归入相应保管期限类，同一发文字下的文件材料不再区别重要程度而

9、分别归类。无发文字号的文件材料，根据统一规范归类（详见桂林市物价局文件归档范围及档案保管期限表）。（三）排列。同一保管期限内的类别排序，按照桂林市物6价局文件归档范围及档案保管期限表执行。同一类别的文件材料，有发文字号的，分别按发文字号顺序排列；无发文字号的，分别按各种业务或问题文件的形成时间顺序排列。（四）编号。归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，并在文件首页上端空白位置加盖归档章，填写归档章设置的全宗号、年度、保管期限、件号等栏目内容。（五）编目。按照分类排序逐件编制归档文件目录。归档文件目录设置件号（文件顺序号）、责任者（发文机关和署名者）、文号、题名（没标题或不规范的可自拟标题）、

10、日期（文件的形成年期，由位数字组成）、页数（有图文的页面为一页）、备注等项目。归档文件目录使用 A4 纸张，编制后按年装订成册并编制封面。封面设置并填写年度、保管期限、机构（或问题）等栏目。（六）装盒。将整理好的归档文件分年度、保管期限，按件号顺序转入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、备考表项目。备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人（负责检查归档文件整理质量的人员）和日期（归档文件整理完毕日期）。档案统计制度一、档案管理员应该熟悉档案库存情况，对档案的收进、实存，要建立台账，并累计总数。二、凡接收进入的档案，应逐一统计。各项统计数据，必须以原始记录为依据，做到准确可靠。三、对超过保管期

11、限档案的移出、销毁，要及时注销和统7计。四、做好档案利用和借阅情况的统计。五、年终，对本单位档案工作的基本情况（包括：机构、人员、设备、经费等）进行全面统计。六、各种文书、会计、科技档案按年度或类别统计，于次年 6 月底前完成。七、按期完成上级布置的其他档案统计工作，准确编制档案工作年报，及时上报有关部门。档案鉴定销毁制度一、档案保管期限届满，由档案鉴定小组组织鉴定，对无保存价值的档案进行造册登记；对尚有保存价值的档案要重新立卷归档。二、清理到期档案时，除档案员外，还应有档案鉴定小组三名以上成员参加，且必须有一名分管领导负责。三、凡需销毁的档案，需由档案室负责人签字、分管局领导批准并签字。四、

12、销毁档案时，要指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。五、销毁档案后，监销人要在销毁清册上签字。销毁清册要长期保存备查。六、销毁可采取直接送指定纸厂打浆或烧毁等方式。档案查( 借)阅制度一、凡在档案室查、借阅已归档档案的，必须遵守本制度规定。8二、本局人员因工作需要查、借阅本科室（部门）主管业务档案的，须经本科室（部门）领导同意，履行登记手续后，由档案员协助查找。需跨科室（部门）查、借阅档案资料的，须经得主管科室（部门）领导同意，办理登记手续后，由档案员协助查找。三、本局档案原则上不对外借（阅）。确有需要的，有关单位应持有单位介绍信，经立卷科室（部门）领导同意，分管局领导批准，办理查（借）阅

13、登记手续后，进行查（借）阅。四、查阅资料的，不得将档案资料拿出档案室。借阅的，须按期归还。五、查、借阅档案资料的，必须保持档案原有形状，不准有撕毁、涂改、剪页等行为。六、利用档案的，利用者必须遵守保密守则有关规定。档案保管制度一、档案要有专库（室）、专柜或专箱存放，专人负责管理。二、档案库房须有必要的安防措施，并经常检查，发现问题及时解决，切实做好防盗、防火、防潮湿霉变、防虫蛀鼠咬等工作。三、档案管理人员要爱护档案，加强科学管理，发现档案资料有破损、蜕变、虫霉等情况时，要及时汇报，以便及时修缮处理。四、档案资料进出库房时，必须清点无误后方可出入。不准私自借出或擅自携带档案外出。五、未经领导批准

14、，非档案管理人员不准进入档案库房9档案保密制度一、档案工作者应自觉执行中华人民共和国保守秘密法和中华人民共和国档案法，严格遵守各项保密制度规定，切实保守档案秘密，保证档案安全。 二、严格执行查（借）阅档案制度规定。未经领导批准，不得擅自将档案带出档案室和提供给他人查阅。三、不得擅自带外人进入档案室。四、不得在公共场所或以其他方式谈论、泄漏档案内容、数量、存放地点等有关秘密。五、销毁档案资料时，必须认真执行填写清单、参与人员数量、销毁方式、签字等有关规定。附件：桂林市物价局文件归档范围10及档案保管期限表排列顺序号 归档内容 备注A 文书 档案（含党群、行管和职能业务类）一 永久保管类（一） 党

15、群和行政管理类文书1机构设置及更改、人员编制、机构沿革、人事任免、干部职工名册、印信启用和作废等文件材料2职工录用、转正、聘任、考核、职称评定、调资、定级、调动、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 3年度及以上计划、总结、统计；大事记、重要的职能活动总结、重要专题调研等方面的文件材料4 局党组会、局长办公会和其他重要行政工作会议记录、纪要5 受县级及以上表彰奖励、警告（不含）以上处分的文件材料6党、团、工会等换届选举、加入党团工会、党团员和工会会员名册、重要工作报告、总结等文件材料7 有领导批示和处理结果的人民来信来访、调查材料，纪检其他文件材料8 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料9 房产、土地所有权和使用权的有关文件材料排列顺序号 归档内容 备注10 与有关单位签订的重要的合同、协定、协议等文件材料