中国远大集团档案管理手册.doc

1、1档案管理手册2目录第一章 分类方案 .31.1 档案分类方案 .31.2 档案分类、归档范围与保管期限表 .6第二章 管理办法 .122.1 全宗卷管理办法 .122.2 归档文件整理办法 .142.3 房地产档案管理办法 .172.4 医药档案管理暂行办法 .202.5 医疗设备档案管理办法 .222.6 医药科技档案管理办法 .242.7 科研档案管理办法 .262.8 声像档案管理办法 .282.9 财计档案管理办法 .31第三章 规章制度 .333.1 档案保密制度 .333.2 档案保管制度 .333.3 档案统计制度 .343.4 档案借阅制度 .343.5 档案鉴定与销毁制度

2、.343.6 档案库房管理制度 .353.7 档案防火安全制度 .353.8 档案管理的工作流程 .363第一章 分类方案1.1 档案分类方案一目的为了加强中国远大集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定(档发20025 号)、 工业企业档案分类试行规则(1991 年 7 月 4 日国家档案局发布)，使档案资源更好地为企业生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。二适用范围本方案主要适用于中国远大集团公司医疗制药、地产开发公司档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是上述企业档案分类的基本依据，其他单位可参照执行。 三定义

3、（一）企业档案-是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。（二）类号-是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。四管理职责（一）中国远大集团公司负责制定企业档案分类方案 。（二）中国远大集团公司所属各单位执行企业档案分类方案 。五分类原则（一）中国远大集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。（二）中国远大集团公司企业档案分类以办公职能为基

4、础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置，根据有关规定或企业实际可自行调整。六类目的设置（一）中国远大集团公司企业档案分类设置八级类目。即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科学技术研究类、房地产类、医药档案类、会计档案类。一级类目应保持稳定，不得变动。（二）中国远大集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。档案分类、归档范围与保管期限表中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。（三）二级以下类目的设置，企业可根据有关规定和自身实际，参照档案分类、归档范围与保管期限表中基本范围自行确定，

5、一般不宜超过三级。（四）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。七分类方法（一）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件采用：问题年度保管期限进行分类。 （二）房地产项目类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目或单位工程设4置，其中一些三级类目属类设置自定。（三）科学技术研究类的二级类目按管理性文件和项目设置，三级类目按科研课题设置。（四）医药、医疗设备仪器类的二级类目按管理性文件和医疗设备仪器的种类设置，三级类目按单机设置。（五）会计档案类的二级类目按文种设置。八标识符号（一）中国远大集团公司企业档案分

6、类中的类目标识符号，一律采用英文字母与阿拉伯数字标识。（二）中国远大集团公司企业档案分类一级类目英文字母(大写)标识。即：党群工作类 - A行政管理类 - B经营管理类 - C生产技术管理类 - D房地产项目类 - E科学技术研究类 - F医疗设备仪器类 - H会计档案类 - I特殊载体（电子文件类） - *G 特殊载体（声像档案类） - *S特殊载体（信用文件类） - *X九档号编制与排列（一）在编档号时，目录号、案卷号、件号之间用“-” 隔开；在编案卷号时，一级类目与二级类之间不用隔开。类目与案卷顺序号之间均用“ ”隔开。编号排列有下列三种方式：1改革后文书立卷以文件级排列示例：A2001

7、Y001| | | | 件号| | | 保管期限| | 年度 | 一级类号2改革前除文书类以外档案各类排列示例：00-G1. 0001-001| | | | 卷内顺序号| | | 案卷顺序号| | 一级和二级类号| 目录号3. 特殊载体（声像、电子、信用）档案排列示例：00-*X. 0001-001| | | | 卷内顺序号| | | 案卷顺序号| | 一级类号和载体| 目录号（二）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件以件为单位进行整理，编号排列方法为：1归档文件在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文5件、统计报表等成套性文件可集中排列。2归档

8、文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。 （三）房地产项目类、科学技术研究类、医药档案类的编号排列方法为：1均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个一级类目内按顺序编号排列。其中房地产项目类中的商务资料不能与工程施工资料同时归档，特此规定房地产项目类设两个流水号，即商务资料与工程施工分别流水编号。2均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统和完整性，便于统计、鉴定、利用等工作。（四）会计档案类的编号排列方法：1按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报告、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列

9、。2案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。（五）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。61.2 档案分类、归档范围与保管期限表一级 类目二级 类目类号名称类号名称概要 基本内容 保管 期限党代会 会议全套材料 永久党委会 党委会记录、纪要 永久大事记、年度工作计划、总结、报告、请示、批复 永久1党务工作党委综合性工作 工作制度、管理规定、专项工作安排、总结、处理收、发文簿 长期沿革、机构设置、印鉴管理、发展党员、

10、统计报表 永久党员组织关系接转介绍信及存根 长期组织管理组织工作年计划、总结 短期领导人任免、离退休、干部职称评聘 永久内部机构负责人任免材料 长期党员干部 管理党员评议、考核、领导班子党风廉正民主生活会记录 短期党费管理 党费收缴、支出情况报告 长期2组织工作评优表彰 表彰奖励决定、通报 永久宣传工作年度计划、总结 短期宣传工作企业对外宣传的出版物、图集、稿件、声像资料 长期统战工作 规定、计划、总结、民主党派章程、人员名单、主要活动材料 短期3宣传统战 港澳台华侨工作、民族宗教事务 长期纪检会议记录 永久纪检工作纪委工作年度计划、总结、制度、统计工作 长期4纪律检察 案件审理对违纪党员处理

11、的材料(包括举报、调查取证、处理决定、请示、批复、证人证言、谈话记录、本人交待、检查) 永久职代会 会议全套(包括文字照片、声像) 永久基层工会人员任免、分工 长期工会组织建设 工会会员花名册。全委会、业务会记录(重要的) 长期工会工作年度计划、总结、请示、批复 长期工会综合性工作 工会工作规定、制度、办法、经费管理 短期省部级以上劳模的事迹材料、光荣册、先进集体和个人材料 永久评优评先年终先进集体、先进个人评比、表彰的通知 长期职工福利 职工劳保福利、休养、困难补助 短期劳动竞赛 劳动竞赛工作安排、情况总结 短期文体活动 文体活动的安排、规定材料 短期5工会工作女工工作 女工工作的材料 短期

12、团代会 团代会全套(包括文字、声像) 永久组织建设 团组织机构编制、干部任免、团员花名册(对团员的奖励、处分、团员入团、退团材料、团员证的颁发、团员登记归入职工档案) 长期团费管理 团费的收缴支出材料 长期综合工作 团委年度工作计划、总结、请示、批复、制度、宣教资料 短期6共青团工作评优表彰 表彰、统计资料 长期专业协会 短期A党群工作类 7 协会 群众团体 成立、请示、批复、章程、成员名单、任职情况、章程、活动内容、学术论文 短期B 行政1 行政编制 历史沿革、企业史、基本情况介绍、大事记、年鉴及编志材料 永久7一级 类目二级 类目 概要 基本内容 保管 期限类号名称类号名称年度工作会议成套

13、材料 永久上级召开会议成套材料、召开的综合性和专业会议材料 长期会议材料董事会、监事会、股东会、总经理办公会、记录、纪要 永久年度综合性、专题性规划、方案、计划、总结、报告 永久印鉴管理的规定、制度、公文处理、行文规则的规定、车辆管理改革、费用补贴标准规定、办公用品管理、通讯费用补贴标准)规定、保密工作安排、总结、人员调整材料、一般信访材料、企业调研工作形成的材料、参与社会活动形成的材料短期工作综合性事务收发文簿、重要信访材料 永久企业成立、合并、撤消、变更、迁址、印章、人员编制、任免 永久内部机构设置、人员编制、项目经理资质审核、申报、审批材料 长期机构设置与人事任免 部门职能划分、岗位职责

14、 短期招聘录用、劳动合同、转正定级、军队转业安置、离退休、内退、下岗、待岗、辞职、退职、丧葬抚恤、奖励、处分、职工调出调入、工资关系介绍信存根、商调函存根、档案回执、专业技术职务评聘长期工作质量及责任目标考核、人事管理的规定、制度、办法 短期人事管理年度统计报表、职工花名册 永久)出国人员因工伤、残、死亡和违纪遣返材料 永久上级和)出国人员条件、待遇、经费标准、外事纪律 短期2机构人事企业劳务出国工作 出国人员申报审批材料、出国劳务合同、经费结算 长期与法律顾问签订的合同协议 永久年度统计报表、计划、总结 长期法制建设的规定、办法、制度 短期经济合同案件、纠纷、诉讼形成的材料 长期3法纪监察法

15、律事务法律问题的咨询、服务 短期政纪监察 监察廉政工作的安排、总结、政纪监察的规定、制度、办法 短期4法纪监察违纪案件审理 对违纪案件、违纪人员调查处理 永久审计事务 固定资产评估报告、财务审计报告、资金验证 永久通知书、方案、报告、结论及处理决定、被审决定、审计报告、后续审计、其他记录 永久专项审计工作活动法人代表离任审计：审计书、述职报告、查证材料 永久5审计工作审计管理 审计方面的规章制度、指示批复、工作计划、总结报表 短期社会治安 治安工作的规定、办法、制度、计划、总结 短期武装保卫 武装保卫工作的规定、办法、制度、计划、总结 短期枪支弹药管理 枪支弹药管理工作的规定、办法、制度、通知

16、 短期民兵工作 民兵工作的管理规定、制度、训练材料 短期重大交通事故的调查报告材料 永久消防、交通管理 消防、规定、制度、办法、总结、情况反映、通报、责任状 短期属于公安业务的案件材料、按照上级公安机关档案管理规定执行 长期6公安保卫刑事案件审理 法院判决书 永久普通教育 年度普教计划、总结、规章制度、奖励办法 短期中专和职业教育 招生、录取、毕(结)业、成绩材料 永久高教育 招生、录取、毕(结)业、成绩材料 永久管理类7教育工作职工培训 职工培训的计划、总结、奖励办法、规定 短期8一级 类目二级 类目 概要 基本内容 保管 期限类号名称类号名称进修、留学 进修、留学的)规定、制度、办法(重要

17、的) 短期卫生监督与管理 卫生监督与管理工作的规定、办法、制度材料 短期妇幼保健 妇幼保健工作的规定、办法、制度材料 短期职工防病治病 职工防病治病工作的规定、办法、制度材料 短期计划生育工作 计划生育工作的规定、办法、制度材料 短期医疗费用管理、医疗保险的规定、制度、办法 长期医疗保险统筹工作 参保人员资料 长期住房改革 规定、办法、制度、职工住房公积金、个人台帐、年度报表 长期房产管理 外租房产的协议、合同 长期职工生活福利 职工生活福利) 短期8卫生后勤管理物业管理 物业管理的规定、办法、制度 短期调研、考察、信息、学习带回有保存价值的经验材料 短期9外事工作外事工作 与外单位的重要知名

18、人物工作往来过程中形成的文字、声像资料 长期企业重大战略性经营决策、企业改革发展规划、方针目标管理 永久1经营决策企业管理 经营工作会议全套材料 长期企业注册登记、营业执照、资质级申报、审查资料、法人授权的委托书、企业普查、企业整顿和升级资料、企业社会信誉记载资料、经济责任制管理签定的经济责任状与承包合同、考核兑现的资料永久管理体系、保证手册、程序、认证资料、证书；经济责任制管理的规定、制度、办法 长期2综合管理综合工作企业 CI 工作管理、现代化管理工作、市场分析、调研、广告宣传 短期企业中长期计划、年度计划 永久计划工作计划工作的管理 短期年度的综合的统计报表 永久统计工作的管理规定、制度

19、 短期3计划统计 统计工作综合性的统计分析(重要的) 长期规定、办法、制度、成本核算、活动分析、清欠 长期资金管理 对外投资的合同、可行性报告、立项资料、对外拆借资料及贷款合同、财经纪律、财务大检查情况及处理 短期价格管理 价格管理、各种补贴标准发放的 长期会计决策报告、批复 长期C经营管理类4财务管理会计管理 会计管理规定、办法、制度 短期纳税申请和批准减免税方面的 短期会计管理财务管理工作计划、总结 短期固定资产投资和折旧、大修理基金、临时设施和装备费提取、请示、批复、财务交接和资产划转的请示与批复 永久资产管理清产核资 长期C经营管理类5财务管理资金融通 有价证券、契约、股票)资料 长期

20、9一级 类目二级 类目 概要 基本内容 保管 期限类号名称类号名称建筑工程主要物资供应(承包)协议书、协议(合同)履约情况说明、标书、报表、材质说明 永久物资采购与供应(含租赁)工作规定、制度、办法、措施、通知 短期物资采购与供应与供货单位签订的料具、购配件供应合同、协议索赔 长期6物资管理仓库管理 仓库管理的规定、制度、废旧物资回收与修旧工作的管理规定、制度 短期内、外贸管理 对外工作的规定、制度、方针政策、) 短期物资进出口业务 进出口贸易洽谈、签约方面资料 短期7进出口贸易 保税业务 创汇、收汇方面、资料 短期境外投资 投资项目、产品、经营状况资料 短期境外工程管理 境外工程管理资料 短

21、期8境外经营 境外经营 管理 境外工程经营工作形成的资料 长期申请营业的报告、批复、营业执照、验资报告书、公司章程 永久9 多经 第三产业 议定书、意向书、谈判记录洽商材料、市场预测、调研分析资料 短期施工现场管理年度施工组织设计、施工技术措施、施工生产例会记录、纪要、施工管理规定、办法、实施细则 短期工期管理 工期管理规定、办法、实施细则 短期重点工程 重点工程施工组织设计审批意见 长期项目管理 项目管理工作规定、制度、办法 短期现场文明施工检查评比标准 短期文明施工文明施工获奖证书与奖罚 长期冬、雨季施工 冬、雨季施工及防洪技术措施、规定、制度、办法 短期1工程管理工程监理 工程监理的规定

22、、制度、办法、工程咨询综合管理工作 短期QC 小组注册登记表、课题、规定、办法、措施、总结、计划、教案、考核与奖罚 短期QC 小组成果发表会全部资料 长期全面质量管理发证名单、统计资料 永久优质工程申报、验评资料、获奖、证书、实物 永久2质量安全管理优质工程管理 优质工程管理标准、考评办法、规定 短期施工质量监督检查条例、规定、办法、制度、建筑安装工程(产品)质量检查验收标准 短期施工质量体系管理 工程质量统计分析资料、质量管理工作计划、总结、通病及保证质量的措施、办法、和奖罚规定 短期工程回访 工程回访中形成的材料 短期重大质量事故调查分析报告、处理意见、请示、批复 永久质量事故处理 工程质

23、量事故记录、补救措施 长期安全生产工作计划、总结、措施、制度、规定、办法、现场会议记录 短期安全生产安全生产责任状和奖罚办法 长期重伤以上安全事故调查处理报告及批复 永久安全事故记录、统计分析资料 长期安全事故 处理事故隐患原因分析和整改措施材料 短期D生产技术类3质量安全管理职工安全教育 职工安全教育的管理办法、规定、学习内容 短期10一级 类目二级 类目 概要 基本内容 保管 期限类号名称类号名称劳动定额、定员 劳动定额、定员管理规定、制度、办法 长期劳动调配的规定、制度、办法、通知 短期劳动组织及其变化情况 长期劳动调配劳务承包合同、任务书、用工台帐 长期工资基金计划、执行年薪、岗薪标准

24、、奖金分配的请示与批复、各种津贴发放标准、实行下岗、待岗、内退、退离休职工工资待遇 长期工资改革方案及实施后经验总结材料 长期劳动工资年度劳动工资统计报表、上报地方统计局报表 永久劳动保护 劳动保护管理规定、办法、制度、通知 短期4劳动管理社会保障 职工养老、失业、工伤、残疾工作的)、资料、报表 长期本企业科技发展规划、工作计划、总结(年度、长远) 长期科技大会全套资料 长期施工、科研、技改方面的法规、条例、技术规程、标准) 短期上级领导外国专家、知名人士对科技方面的重要建议、谈话记录 长期科技承包合同、责任状 长期科技法规政策与外单位)技术问题来往的资料(重要的) 短期科技成果 技术革新、技

25、术改造、新技术推广与应用和奖励方面的材料 长期环保工作 环保工作规定、制度、办法、通知及环境质量分析与评价 短期计量工作规定、制度、办法 短期计量工作计量器具的管理、检测、计量监督管理材料 短期能源管理 能源管理的规定、制度、办法、计划、总结、报告、批复 短期5科技管理标准化工作 标准化管理工作的规定、制度、办法和管理工作标准 短期评审材料及证书、统计报表、安排、总结 长期档案工作档案工作管理办法、规定、制度 短期各类数据管理 所有经过加工处理的各类数据、编纂资料 长期计算机系统 管理规定、制度、办法、计算机联网材料 短期情报工作 工作规定、制度、办法、各种针对有利用价值和参考价值的材料 短期6信息管理图书资料 管理规定、制度、办法 短期咨询、标准、规范 长期房地产开发的各种申报、政府批件、图纸、合同、协议书、变更资料、规定、政策、销售合同、法律文本、客户资料 永久1 项目管理基建立项、征用地、拆迁、地质勘察、测绘、设计、招投标资料、施工预算、工程结算资料、履约过程中的函件、仲裁、诉讼资料 永久按建设项目或单位工程设置属类。中标工程招投标资料、各种承包合同及评审资料 长期2 项目商务具有参考价值未中标工程的资料 短期3 项目勘察 按建设项目或工程子项设置属类 长期G房地产类4 项目设计 按建设项目或工程子项设置属类 长期