第三章 电子文件的鉴定.ppt

1、第三章 电子文件的鉴定第一节 电子文件鉴定的内容一、电子文件鉴定工作重要性的提升由于形成、传输和利用的方便，电子文件的数量巨增，远远超过纸质文件，尽管这些文件的储存空间小于纸质文件，但是，一则这些文件并非都具有长久保存的价值；二则数量巨大的电子文件会增加电子信息的负担，既降低系统响应检索提问的速度，也增加维护保管的费用。 电子文件的鉴定 是指根据有关规定鉴别电子文件的档案价值，确定其保管期限，删除、销毁已积累但无保存价值的电子文件。 在电子文件管理中，文件一经产生，所经历的第一个环节就是鉴定，档案工作的其他一切环节都紧随其后。从这点上说鉴定在顺序上是居首位的。没有鉴定也就没有其他工作产生的必要

2、。另一方面，鉴定工作又是控制文件质与量的关口，文件是否要作为档案进行保存，保存数量的多少和时间的长短都是由鉴定决定的。从这一点而言，鉴定在重要性上又是居第一位的。因此，把鉴定作为电子文件管理的控制核心，是对鉴定地位的重新认识。 二、电子文件鉴定的内容、特点和程序（一）电子文件鉴定的内容1. 内容鉴定内容鉴定也称为内容价值鉴定或内容分析，是指根据电子文件自身的状况和信息内容来确定电子文件的档案价值和保管期限。即根据电子文件所含信息的有用性和社会需求，鉴定电子文件的实用价值和历史意义，并在此基础上确定其保管期限。这是传统鉴定工作的核心。2. 技术鉴定技术鉴定是指根据电子文件保存、识读等方面的技术状

3、况来确定电子文件的档案价值和保管期限。内容价值鉴定和技术鉴定这两个要素对于确定电子文件的保存价值来说缺一不可，这就要求电子文件的鉴定从内容和技术状况两个方面同时展开，并最终将两个方面的鉴定结果联系起来，综合判定电子文件的保存价值。第一节 电子文件鉴定的内容（二）电子文件鉴定的特点1、多维性首先，是其鉴定范围的拓宽，使得电子文件鉴定不仅仅要鉴定其内容上的有用性，还要对其文件属性、文件技术状况进行鉴定。其次，电子文件的鉴定工作不像传统文件那样只是在文件运行的一个节点进行，而是在电子文件管理的许多环节都存在，这就使得电子文件鉴定与多项工作相联系，内容上有很多交叉的地方。 2、连续性从文件的形成、办理

4、、归档到存储、开放、利用、销毁整个过程，每一个环节都有鉴定的身影。 3、分散性分散性是指电子文件鉴定需要多方承担，而不是由档案工作人员独立完成。 4、风险性电子文件鉴定工作的内容比传统文件鉴定更加复杂，这也就是说，鉴定过程中出现意外的几率也就远远高于传统文件的鉴定，电子文件的鉴定具有一定的风险。 第一节 电子文件鉴定的内容（三）电子文件鉴定的程序u我国 传统的档案价值 鉴定一般分三个阶段来完成：即文书处理部门对应归档材料的完整性鉴定和保管期限的划分；档案室对进馆前具有永久保存价值的档案鉴定；馆藏期满档案价值的鉴定。 u电子文件的初次鉴定 主要是对电子文件的内容价值进行鉴定。它实际上是在电子文件

5、形成、积累的同时完成的，在归档前就完成了。u电子文件的二次鉴定 ，是介质归档鉴定，可以在介质物理归档（实体归档）时，即将电子文件脱机保存到移动载体上时进行。鉴定内容包括内容价值鉴定和技术鉴定两个方面。u电子文件的三次鉴定 一般由机关（企事业）档案室在电子文件保管期满时进行，也是一种全面鉴定，可结合电子文件的复制进行。u电子文件的四次鉴定 是电子文件向档案馆信息系统移送时进行，以确保进入档案馆的电子文件信息具有永久保存的价值。u电子文件鉴定贯穿于电子文件管理的始终，因此也被称为全过程鉴定。各环节的鉴定是相互联系、相辅相成的，初次鉴定是基础，二次、三次、四次鉴定是继续和补充。第一节 电子文件鉴定的

6、内容第一节 电子文件鉴定的内容（四）电子文件鉴定工作的组织实施u在初次鉴定中，文件管理人员和档案管理人员应对文件的保存要求和鉴定过程向信息技术专家提出意见，以便在电子信息系统设计和软硬件的选择上符合档案管理和鉴定的要求。信息技术人员还应对元数据进行识别和保留，并就电子文件的采集和维护提供专家意见。u电子文件二次鉴定是电子文件形成部门在档案部门的协助下，对归档文件内容、载体进行鉴定、检测，确定取舍，对其所需的软硬件环境作出说明，并根据电子文件的价值划分其保管期限，提出在保管期限内配套的软硬件环境要求。u三次和四次鉴定是在电子文件作为档案管理过程中进行的，主要由档案部门负责，会同有关部门人员一起进

7、行。其主要任务是对已到保管期限的电子文件重新审查鉴定，把失去保存价值的电子文件剔除销毁。 第二节 电子文件的内容鉴定一、 “直接鉴定法 ”所谓 “直接鉴定法 ”即是通过直接审查档案来鉴定档案的价值。它要求鉴定人员逐件逐张地审查文件，而不是根据案卷目录和案卷标题来判定其价值。 20世纪 80年代，随着电子文件的大量产生和电子文件管理实践的广泛展开，人们开始对直接鉴定法持否定态度，指出电子文件数量过多，人们已无法 “逐件逐张 ”地阅读每一份文件原文；同时，电子文件的鉴定必须在一份文件产生之前，即在信息系统设计阶段就进行，运用直接鉴定法已无法开展工作。这确是直接鉴定法的两大缺陷。第二节 电子文件的内

8、容鉴定二、现代 “职能鉴定法 ”北美和欧洲的一些档案专家几乎是不谋而合地在 20世纪 80年代末期前后想到了采用一种更为宏观的鉴定方法，并逐步发现这种方法非常适合于电子文件。这种宏观鉴定思想的重点在于主要是通过文件形成者的职能，而不是文件的内容来判断文件的价值，这种方法被称为现代 “职能鉴定法 ”。 特里 特克将这种鉴定法称之为 “后保管鉴定法 ”。他提出鉴定方法从文件实体转向文件的形成过程；从分析个别文件的性质和特征，转向更好地了解导致文件产生的业务职能、活动、事务处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向鉴定形成者的重要职能、计划和活动并挑选出反映它们的最精炼文件永久保存。

9、 根据文件形成者职能对文件价值进行鉴定的理论和标准，从二十世纪早期的迈斯内尔和卡林斯基时代开始就明确提出来了，现在人们赋予了这种鉴定方法新的时代意义。 何嘉荪、傅荣校在 文件运动规律研究 一书中指出：现代 “职能鉴定 ”，尤其是用于电子文件的 “职能鉴定 ”，关注的再也不是单份文件自身，而是形成文件的职能活动，也就是文件广义的来源；其分析的重点将是文件形成者的职能、计划，所参与进行的活动及活动中的有机联系和业务的重要性 。 第二节 电子文件的内容鉴定三、对直接鉴定法和职能鉴定法的评价近年来我国大多数档案学者对直接鉴定法持否定态度。然而作为一种较为成熟的鉴定方法，直接鉴定法有其产生的合理性，在今

10、天仍具有较为广泛的生命力。 另一方面职能鉴定法虽然得到学者们的赞成和支持，但也有不少学者对职能鉴定方法作出相反的评价。 通过上述分析可以看出，对电子文件的两种鉴定方法应客观看待。我们在提倡职能鉴定法的同时，也要认识到直接鉴定法的作用。职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法，内容鉴定法（直接鉴定法）是电子文件鉴定的辅助方法。 值得注意的是，当前职能鉴定在我国的实际工作部门中尚未正式开始应用，在这种情况下，直接鉴定法仍是一时无法替代的首选方法，即使是对电子文件的首次鉴定，也仍然可以采用。第三节 电子文件的技术鉴定一、技术鉴定的内容（一）真实性鉴定真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确

11、定其与形成时的原始状态一致。 （二）可读性鉴定由于电子文件的不可视性，对其进行可读性检测是技术鉴定中最重要的方法，目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。 （三）完整性鉴定完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （四）无病毒鉴定由于档案管理部门，尤其是档案馆的电子文件来自四面八方，比起一个业务部门、一个机关受病毒侵害的概率自然大大增加，档案部门一旦遭受病毒感染，其危害是难以估量的。因此，对于归档电子文件和归档介质，应使用查毒、杀毒软件进行检测和处理。 （五）载体状况鉴定电子文件的载体是信息最直接的 “生存环境 ”，主要有磁带、磁盘、光盘等，载体质量发生问题会直接损伤存储在上面的信息。