审核材料核查工作细则.doc

1、 CQC 江苏评审中心第 0 页目 录审核员行为规范 .1审核实施作业规范 .2审核工作质量考核管理办法 .11初评/复评/换证审核上报材料要求 .14监督审核上报材料要求及评分规则 .19ISO9001 标准要素删减合理性的要求 .21认证范围的描述要求 .24申请认证组织所需的资质证明 .29EMS 认证提交环评、三同时及守法证明的要求 .33QMS 初评审核计划示例 .35QMS 复评审核计划示例 .38QMS 监督审核计划示例 .41EMS 第一阶段审核计划示例 .43EMS 第二阶段审核计划示例 .45EMS 复评审核计划示例 .47EMS 监督审核计划示例 .49多体系审核项目推进

2、表示例 .51QMS 审核项目推进表示例 .53认证（获证）组织分类管理办法 .54认证（获证）组织评价情况记录表 .56客户满意度调查表-审核员部分 .57审核员工作情况评价表 .58审核人天数计算方法及输入规范 .59预访问报告 .61现场审核不通过情况说明表 .62审核员通讯录.63CQC 江苏评审中心第 1 页审核员行为规范审核员应自觉遵守以下行为准则：1、遵纪守法、诚信敬业、公正准确；2、努力提高审核技能和信誉；3、帮助其所管理的人员提高管理水平、专业和审核技能；4、不介入冲突和利益竞争，不向任何委托方或聘用机构隐瞒任何可能影响公正判断的关系；5、除非受审核方书面授权或有法律要求，不

3、讨论或披露任何有关受审核方的信息；6、不对受审核方既进行咨询又进行认证审核；7、严格按照审核计划的安排实施审核，不随意调整审核计划、缩短审核时间；8、不接受受审核方或任何相关方的回扣、礼品及其他任何形式的好处，也不应在知情情况下允许同事接受；9、在审核过程中不得从事与审核工作无关的活动，如首/末次会议接听手机，使用受审核方电话与外界联系其他工作等；10、在审核过程中，严格执行受审核方的相关规定，如入厂检查填表、禁止吸烟等；11、不得要求受审核方派车辆接送；12、不得在受审核方处报销与该次审核无关的费用。CQC 江苏评审中心第 2 页审核实施作业规范1.目的确保审核工作质量并如期完成审核任务，达

4、到审核目的，让受审核方满意。2.职责2.1 审核组长负责对整个审核实施过程进行控制与管理。2.2 审核员负责按照审核计划参与现场审核。3.工作要求3.1 审核组长接收并核对审核资料，审核组长收到审核部寄送的审核材料后，应核对其完整性，若发现不完整应及时与审核管理人员或受审核方联系，进行补充。3.2 文件审核（监督审核无此步骤）及预访问3.2.1 在现场审核前，审核组长应对受审核方的体系文件进行充分的审核，并将文件审核中发现的问题与受审核方进行沟通。文件审核中发现的问题应在实施现场审核前纠正完毕。3.2.2 预访问3.2.2.1 通过预访问对受审核方进行初步了解，沟通和确认相关信息，并确定开展现

5、场审核的可行性，明确实施现场审核的日期。3.2.2.2 仔细核实受审核方人员、规模、审核范围、标准条款删减情况及其合理性、组织机构、部门职责与主要活动、区域分布、工艺过程、体系运行情况、作息时间等方面的内容是否与申请资料一致。若发现受审核方的人员、规模或审核范围与申请书不一致，必须及时与审核部审核安排人员联系（必要时填写预访问报告），经处理完毕得到答复后方可组建审核组。3.2.2.3 预访问的形式包括电话交流和现场走访，通常情况下，应首先考虑采取与受审核方电话交流的方式，如果电话交流有困难或不能达到预访问目的则应采取现场走访。3.3 联系安排审核组（监督审核无此步骤）CQC 江苏评审中心第 3

6、 页3.3.1 在确认可以进行现场审核后，审核组长将审核组成员的有关要求，如审核时间安排、对审核员的要求、审核员数量等，明确告知审核安排人员，由审核安排人员联系安排审核组成员。3.3.2 审核安排人员在 2 天内与办事处及相关人员联系，确定审核组成员，并将联系结果告知审核组长。3.4 接受并核实审核委托书3.4.1 审核组长在接到审核委托书后，应及时核对其准确性及合理性，包括审核范围、现场审核人天数、审核组成员等。若发现与实际情况不符，应及时与审核安排人员联系，加以调整。3.4.2 所有的审核活动必须以审核委托书为准。当审核组长在审核实施过程中需对审核范围或审核组成员进行调整时，必须与审核安排

7、人员联系，经确认后重新发放审核委托书。任何人不得在审核结束后要求审核安排人员重新更改审核委托书。3.5 与受审核方联系，确认审核相关事宜3.5.1（除受审核方有特殊要求）审核组长应在实施现场审核 7 日前与受审核方确认审核时间。 （初评/复评时此步骤可放在预访问时进行）3.5.2 审核组长需将审核的人员组成情况、住宿、交通、联系方式等相关信息明确告知受审核方，若受审核方或审核组内部有任何变化，双方均需进行充分沟通。3.6 审核计划的编制和确认3.6.1 审核组长按照以下审核计划编制的要求，参照审核计划示例（示例中下划线部分为必须审核的内容，18001 审核计划参照 14001 审核计划编制）编

8、制审核计划。A、现场审 核的总人天数不得少于审核委托 书中规定的人天数。B、应 确保每天 审核时间 不少于 8 小时，每半天的审核时间不少于 4 小时，其中有效审核时间不包括准备会、审核小组内部会、整理审核材料、编制审核报告的时间。 审核时间的安排尽量与受审核方的作息时间保持一致。C、一个完整的 认证审 核（初评/复评）， 应对受 审核方组织机构图中的所CQC 江苏评审中心第 4 页有部门及标准的所有条款进行审核（除相同生产线按规定实施抽样外），若该部门在体系中不承担具体的职能，可不作审核，但必须在组织机构图中注明，如“ 部门 不涉及体系 职能” 。D、凡现场审核超过一天，每天审核结束后，审核

9、组应与受审核方沟通审核发现（主要为不符合事项），并应在计划中做出适当安排。E、应对“复查跟踪”或 “跟踪审核”（代替以前的 审核组内部会议）做出安排，时间一般不超过 2 小时。F、对受审核部门，应审核其职能范围内的主要活动及涉及标准条款（某些活动可能涉及多个条款），应少而精。通常情况下，对其参与的活动可不审核。如“质量检查部门” ，其主要职能通常为“ 产品实现的策划，采购产品的验证、 产品的 监视和测量，不合格品的控制、数据分析等” ，涉及的条款为7.1、7.4.3、8.2.4、8.3、8.4 等，而其与产品有关要求的评审则为参与活动。 “生产部门” 通常为产 品的生 产，涉及的条款通常为 7

10、.5.1、7.5.2、7.5.3、7.5.5 等。G、对 所有受审核部门都安排审核的标准条款（公共条款）至少 为：ISO9001 为 5.4.1，5.5.1 等；ISO14001 为 4.3.1，4.3.3，4.4.1 等；OHSAS18000为 4.3.1，4.3.3，4.3.4，4.4.1 等。H、每次复评和监督审核都必须验证（审核） “上次审核不符合项纠正措施有效性”（主要 审核部门 一般为体系策划部门 或该不符合项发生的部门等）及“证书和标志的使用情况” （主要审核部门一般 为最高管理层或体系扎口管理部门）。I、三年周期内的监督审核须覆盖认证范围涉及的所有 产品、部门、活动现场（除相同

11、生产线按规定实施抽样外）。除第 H 及 G 条以外，每次监督审核必须对以下内容做出审核安排：-体系的 变 更（运作及 领域）审核，一般 为：体系策划、管理部门或对体系运行有重大直接责任的人员等。若发生变更，则须对变更的内容或部门进行审核，以确 认其有效性。-审 核最高管理者及管理者代表所涉及（标准）的内容，必须包括管理评审、内部审 核、改 进的策划及实施、管理体系实现获证组织的方针及目标、指CQC 江苏评审中心第 5 页标方面的有效性、纠正与预防措施等。-每次 监督 审核，必 须对设计部门、生产部门或服务提供部门进行审核（可只审核其主要活动，但必须包括产品实现的关键过程、环境管理方案、职业健康

12、安全管理方案）。-QMS 对客户投诉进行处理的有效性审核，其审核的部门为承担对客户投诉进行处理的主要责任部门。-对 于 EMS/OHSMS，每次监督审核必需覆盖标准中所有要素，并包括对体系推进部门及重要环境因素/重大危险源、不可承受风险等相关部门的审核。J、遇到 9001 标准中条款删减的情况，必 须在计划中安排验证删减的合理性。对删 减的合理性的审核，一般可从下列职能部门收集信息予以证实：最高管理者及管理者代表、体系策划部门、删减条款可能涉及的部门。K、QMS 审核中， 对技 术部门（涉及条款 7.3）生产或服务提供部门（涉及条款 7.5.1, 7.5.2 等）以及 质量检查部门（涉及条款

13、8.2.4 等）应安排专业审核员或技术专家进行审核。为合理安排审核时间和审核人员，可将专业审核员与非专业审核员合编一组，也可将专业审核员单独编组，或与其它小组合并进行审核。L、每次 QMS 审核都应对“与产品有关的国家 强制标准（GB）、行政法 规（如生产许可证、特殊行业资质要求、强制性产品认证制度等）等要求的符合性” 安排审核。其主要审核部门一般可为：最高管理者及管理者代表、技 术部门、 质检部 门等。 审核的主要内容包括：识别、应用及符合性。M、对 于 QMS 中的 7.5 要素，在审核计划及核查记录中应细化至小条款，即 7.5.1、7.5.2、7.5.3、7.5.4 及 7.5.5，而不

14、能只写 7.5。3.6.2 如无特殊情况，审核组长至少于现场审核三天前将审核计划通知到受审核方、审核组员所在办事处，进行充分沟通并加以确认，包括是否收到、计划内容安排的合理性及变更的要求等。3.7（必要时）召开审核准备会3.7.1 审核组长视情况（对于由技术专家支持的审核项目必须召开）在现场审CQC 江苏评审中心第 6 页核前召开审核准备会，将所获得的受审核方的相关信息（受审核方性质、机构、产品、语言、规模、在 业 界的状况等）告知审核组成员（必要时可由受审核方人员实施）。3.7.2 由专业审核员或技术专家向审核组成员讲解专业特点、关键过程及相关技术规范、法规等，以提供专业支持。3.7.3 审

15、核组长向审核组成员再次确认审核计划，布置审核重点，分发必要的审核资料，要求审核组成员编写核查记录表。3.7.4 若审核组长组织召开审核准备会，必须填写审核准备会记录并上报。3.8 首次会议3.8.1 严格按审核计划确定的时间执行。3.8.2 会议介绍内容应符合 CQC申请受理与审核程序中的会议记录单的要求。3.8.3 保持融洽的会议氛围，会议期间，审核组成员不得接听手机，不得随意进出、早退。3.8.4 应向受审核方说明客户满意度调查表-审核员部分表格的用途，并 请受审核方填写后寄至 CQC 总部。3.8.5 若为监督审核，在首次会议结束后应向受审核方发放监督审核缴费通知，并请受审核方管理者代表

16、在回执上签名，加盖公章后，随监督审核材料上报评审中心。3.9 现场收集信息3.9.1 审核员应按照 CQC申请受理与审核程序的规定，到审核现场收集信息，进行验证，确 认其准确性，并将所收集的信息进行记录。3.9.2 审核员必须按照如下要求进行记录。A、核查记录必须与审核计划保持高度一致（ 审核计划中的部门名称、活动及条款、 审核时间安排与核查记录的内容必须一致）。B、审 核报告中的相关内容必须与核查记录相吻合。核查记录是整个体系审核过程的完整体现，审核报告是对体系的整体评价，审核报告中的评价应在核查记录的基础上进行，两者之间应保持一致。CQC 江苏评审中心第 7 页C、不符合 项 描述（审核

17、证据及要求）必须与核查记录内容保持一致。凡出具了不符合项报告的，在核查记录中均应有相应的明确描述；反之，在核查记录中明确描述为不符合的，应出具不符合项报告或注明“已沟通” 。D、在对重要部门、关 键过 程、活 动及条款实施审核时核查记录应尽量详实充分。重要部门指：QMS 为技术部门、质检部门及生产现场等；EMS 及OHSAS 为体系推进部门、重要环境因素及重大危险源管理的部门及现场。关键过程、活 动及条款为:方针、目标；内部审核、管理评审；适用法律法规要求的识别、获 取及满足（特别是产品中的法律法规）；产品及服务提供过程；外包过程的识别与控制；过程、产品的监视和测量；顾客满意信息的获取及利用，

18、包括顾客投诉的记录。E、当遇到部门内部有（在组织机构、审核计划中未体现的）多层结构、多个场所时， 审核时应予以覆盖并在核查记录中体现，必要时进行合理抽样。F、当部门内部有多层结 构、多个 场所时，应考虑审核范围、产品、活动等，按 CQC 多场 所抽样原 则进行抽样。G、对 关键过程，除 详细记录 所抽取样本（一般抽 3-12 份）的信息外，还应记录样本的代表信息。抽取样本时应考虑审核范围、产品种类、时间段、数量等。当发现 个别样本可能存在不符合时，可根据需要进一步扩大抽样予以确认。H、应 完整体现审核员的审核思路、审核线索、追踪路 线等，标明所审核的主要活动及所涉及的标准条款，真实、清晰地记载

19、审核过程中所收集的客观证据，并便于追溯。3.9.3 审核员应按审核计划进行审核，不得随意变更，若有重要信息需要偏离审核计划时，应征得审核组长的同意并与受审核方沟通确认。3.9.4 审核员在实施审核时，若发现受审核部门的职责及活动与审核计划中不一致，应及时与审核组长联系、确认， 调整审核计划，并按照调整后的审核计划实施审核。3.9.5 在每个部门审核结束后，应就不符合事项的信息与受审核部门进行沟通，再次确认。CQC 江苏评审中心第 8 页3.9.6 在现场审核实施中，如发现可能导致现场审核不能通过的情况时，组长应立即与评审中心审核管理人员联系，经批准后告知受审核方，并于审核结束后填写现场审核不通

20、过情况说明表。3.10 召开内部会议、编制审核报告3.10.1 审核组长必须召开审核组内部会议（审核计划中用“复查跟踪” 或“跟踪审核”来表示内部会 议 ），充分交流， 对照审核准 则共同评价审核证据，形成审核发现，编制不符合项报告。应注意不符合项报告与核查记录之间的一致性。3.10.2 审核组根据审核目的和所有的审核发现，得出审核结论，编制审核报告。应注意审核报告与不符合项报告之间的一致性。3.11 与受审核方管理层沟通在召开末次会议前，应与受审核方管理层沟通审核情况（审核发现和审核结论）。3.12 末次会议3.12.1 严格按审核计划确定的时间执行。3.12.2 会议内容应符合 CQC申请

21、受理与审核程序中的会议记录单的要求。3.12.3 保持融洽的会议氛围，会议期间，审核组成员不得接听手机、随意进出或早退。3.12.4 交待未尽事宜（证书初评程序、监督审核要求等）。3.13 若审核结论为现场审核通过，则要求受审核方按照合同的要求将相关审核费用汇至相应的帐号，并将汇款复印件提交审核组长，作为审核材料的一部分上报评审中心。3.14 跟踪审核3.14.1 跟踪审核的方式有书面和现场两种，一般情况下应采取书面跟踪的方式，若有严重不符合项，采取现场跟踪的方式。3.14.2 跟踪审核应符合 CQC 审核程序的要求，并确保在规定时间内完成（初评及复评必须在三个月内完成，监督审核必须在一个月内

22、完成）。3.14.3 与受审核方充分沟通，明确纠正措施及验证材料的相关要求。CQC 江苏评审中心第 9 页3.14.4 审核组长应在与受审核方预定的时间实施跟踪审核。跟踪结束后，尽快将审核材料整理后按照初评/复评/换证审核上报材料要求、 监督审核上报材料要求及评分规则和审核材料清单的要求上报评审中心审核部。3.15 审核组长在审核工作结束后，根据审核员的工作表现，填写审核员工作情况评价表；根据认证（获证）组织分类管理办法，填写认证（获证）组织评价情况记录表，并将两份表格随上报材料上报评审中心。4.其他事项4.1 在环境管理体系的审核过程中，若碰到受审核方生活污水超标排放的问题，按照如下原则处理

23、：4.1.1 首先，需要得到当地环保主管部门即环保局的认可，在审核时获得环保行政主管部门出具的达标排放证明及遵守法律法规要求的证明；4.1.2 对于重污染或中污染单位，视情况提出生活污水的控制要求；对于轻污染单位，必须要求其生活污水得到有效控制，直至达标排放。4.1.3 对于生活污水可能进入规划中的污水处理厂的情况，应证实其能在两年内进入污水厂并得到妥善处理，如到施工现场核实污水处理厂现场施工情况，到规划部门核查规划情况等；4.1.4 对于 4.1.3 中的情况，在末次会议中应说明第一次监督审核重点关注生活污水的处理情况，在第二次监督审核要求其必须达标排放。4.2 EMS 初评/复评时按照EMS 认证提交环评、三同时及守法证明的要求提交环评、三同时及守法证明材料。4.3 QMS 审核中标准要素的删减按照标准要素删减合理性的要求执行。4.4 审核范围的描述必须按照认证范围的描述要求执行。4.5 审核组长在接收监督审核资料时，必须获得获证方变更情况调查表及监督审核通知，若资料不全，则需在审核过程中予以补充，且在实施监督审核后按照审核材料清单的顺序及要求上报评审中心。5. 相关文件5.1 CQC 申 请受理与审 核程序