珠海市金湾区档案局家庭档案建档指南.doc

1、1金湾区家庭档案建档指南金湾区档案局（馆） 二一四年 2目 录一、什么是家庭档案二、家庭档案的作用三、家庭档案的收集范围四、家庭档案的整理五、归档材料目录六、家庭档案的保管七、家庭档案的利用3金湾区家庭档案建档指南什么是家庭档案?家庭档案，是指家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的、归属家庭及个人的、有保存价值的各种文字、图表、音像及其他形式的历史记录。家庭档案的作用家庭档案是维护家庭及其成员合法权益的重要凭证；是家庭日常生活管理的重要依据；是家庭教育的生动教材；是科学研究的可靠资料，是传承文明的有效载体；是国家档案资源宝库的重要补充。建立家庭档案对促进社会文明，传承历史文化有重要的意义和作用。

2、家庭档案的收集范围各家庭可根据实际，确定本家庭档案收集范围。家庭档案收集的参考范围如下：一、证件类：包括户口簿、身份证、学生证、毕业证、结业证、会员证、培训合格证、婚姻关系证件、出生证、计划生育证、独生子女证、工作证、上岗证、退休证、房产证、车船驾驶证、护照、4港澳通行证、遗嘱等；二、业绩类：反映家庭成员在学习、工作中获得各种荣誉及科研成果的材料：学习成绩单、学历学位证、录取通知书、聘书、职称证书、技术资格等级证书、奖状、奖章、获奖证书、发表论文、发明创造材料、书画作品等。三、医疗保健类：包括病历、体检表、药方、医保材料、治病过程中的材料等；四、理财类：包括银行存折、对账单、股权证、股票、借据

3、、购房购车发票及合同、保险单证及合同、购买家具及电器的发票、家庭借贷合同、债券、房屋租赁合同、工资单、家庭收支账簿等。五、社交类；反映家庭成员在各种社交活动中开成的文件材料：亲友的通信地地址、电话号码、网址等通讯名录、往来的信函、贺卡等。六、声像类：包括家庭活动的各类照片、录音带、录像带、光盘等；七、收藏类：包括家庭的各类珍藏品、纪念品、徽章、印章、图书、文物、古玩等；八、家电使用维护类：包括家电及家用汽车的使用说明书、合格证、保修卡、维护记录等；九、综合类：反映家庭及家庭成员的传记材料：包括族谱、家谱、家庭大事记、自传、回忆录、日记、履历材料等。家庭档案的整理5家庭档案的整理是指对处于零散状

4、态的家庭档案材料，进行鉴别、分类、确件、排序、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。一、家庭档案的鉴别。 主要是鉴别材料是否具有保存价值、应不应归档及归入家庭档案的哪一类。二、 家庭档案的分类。家庭档案分类就是将家庭及其成员所形成的全部档案，按其来源、时间、内容和形式的异同。分成一定的层次和类别，使家庭档案构成一套有机的体系。根据家庭成员及家庭材料的内容、种类及载体类型，一般建议将家庭档案分为以下九大类及以家庭成员为单位的一级属类，九大类为：证件类(代字：A)、业绩类(代字：B)、医疗保健类(代字：C)、理财类(代字：D)、社交类(代字：E)、声像类(代字：F)、收藏类(代字：G)、家电使用维护

5、类(代字：H)、综合类(代字：I)；一级属类以家庭成员为单位，类别代码为“Xx” （注：“X”为大类代字；“x”代表家庭成员，用阿拉伯数字标注） 。具体家庭对其档案进行分类时，可参考上述分类进行，也可根据实际情况设置类别，或在此基础上增设新的类别。三、 确定归档材料的“件” 。依据归档材料的形成规律、归档材料独立发挥作用与否划分归档材料的最基本保管单位“件” 。一般来讲，一份证书即为一件；一份文稿或书信即为一件；一份单据即为一件；同一事件的照片即为一件；一盘录音带、一盘录像带、一张光盘即为一件；已装订成册的材料也可作为一件；一件实物也作为一件。6四、 家庭档案的编号。家庭档案的档号编制本着尽简

6、化方便的原则设置，一般由类别号和件号组成：如：1、大类代号 家庭成员 类别代号 第一件 档案号父亲 A1 001 A1-001母亲 A2 001 A2-001证件类（代字：A）儿子或女儿 A3 001 A3-0012、大类代号 家庭成员 类别代号 第一件 档案号父亲 B1 001 B1-001母亲 B2 001 B2-001业绩类（代字：B）儿子或女儿 B3 001 B3-0013、大类代号 家庭成员 类别代号 第一件 档案号父亲 C1 001 C1-001母亲 C2 001 C2-001医疗保健类（代字：C）儿子或女儿 C3 001 C3-001以下依此类推:4、D 理财类：D1 父亲，D2

7、 母亲，D3 儿子或女儿5、E 社交类：E1 父亲，E2 母亲，E3 儿子或女儿6、F 声像类：F1 父亲，F2 母亲，F3 儿子或女儿77、G 收藏类。8、H 家电使用维护类。9、I 综合类。五、贴归档标签或盖档号章。档案编号可在归档材料上贴上归档标签或直接盖上档号章，档号章样式可以使用以下样式：类 别 件 号六、家庭档案的装盒家庭档案的装盒是指依照家庭档案的不同类别按件号的先后顺序将档案材料装入档案盒内。家庭档案盒可采用规范的档案盒，也可以采用家庭自制的盒子，或其他闲置的盒子。归档材料目录（证件类 ） 类别号：A1件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注1 XXX 小学 李四小学毕业证1

8、972.06.30 32 XXX 中学 李四初中 1975.06.30 38毕业证3 XXXX 中学 李四高中毕业证1979.06.30 34 归档材料目录(业绩类) 类别号:D1件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注1 金湾区委 李四被评为金湾区优秀党员荣誉证书2003.12.02 12 XXX 李四会计师职称证书2004.06.30 13 XXX 李四参加 XX 比赛获第一名荣誉证书2006.05.03 14 家庭档案的保管9一、家庭应将家庭档案放入家庭档案柜或其它家具中存放。保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放。家庭应妥善保管家庭档案，注意防火、防高温、防潮、防虫、防光、防尘、防盗、

9、防霉。二、家庭认为保管条件不具备的可将其珍贵的家庭档案送交区档案馆寄存或托管。家庭档案的利用一、家庭成员可根据实际需要利用家庭档案，用后归放原处，防止丢失。二、涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用，保密，珍贵的家庭档案应严格限制利用。三、区级档案馆接受具有价值的家庭档案捐赠。家庭档案所有者对其捐赠的家庭档案享有优先利用权，并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见。四、家庭档案的所有者有权公布自家的家庭档案，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。五、家庭所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案，向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当经市（区）人民政府档案行政管理部门批准，严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠给外国人。10家庭档案整理流程图收 集分 类零散的家庭材料财 产 类业 绩 类证 件 类健康保健类 其他种类编号、编目录装 盒存放保管