公司行政办公规范管理制度.doc

1、 2版本：A行政办公规范管理制度3(编号:QT-XZ-WJ目 录（1） 第一章 员工工装及办公仪表规定 （3-4）（2） 第二章 员工礼仪及相关规范 （5-6）（3） 第三章 卡座区规范 （7-7）（4） 第四章 语言规范 （8-8）（5） 第五章 严禁事项及行政办公要求 （9-9）（6） 第六章 公文管理制度 （10-12）（7） 第七章 印章管理制度 （13-14）（8） 第八章 办公物品管理制度 （15-16）(9) 第九章 会议管理制度 （17-18）(10)第十章 保安及保洁管理制度 （19-21）(11)第十一章 安全生产及消防管理制度 （22-24）(12)第十二章 保密管理制度

2、 （25-27）(13)第十三章 车辆管理制度 （28-31）(14)第十四章 文件管理与控制制度 （32-33）(15)第十五章 相关表格 （34-45）4行政办公规范管理制度概述：是对企业行政办公所涉及的员工办公仪表、工装管理、办公区整理、办公语言和行为等基础性事项进行综合管理的制度。它是行政办公人员必须遵守的基本守则之一；设计依据：（1）体现统一的办公作风；（2）体现严谨的办公纪律；（3）体现全员服务的协作意识；（4）体现朝气蓬勃精神面貌；第一章 员工工装及办公仪表规定第一条工牌（1）上班时间员工统一佩戴工作牌上岗；（2）工作牌统一佩戴在胸前并正面朝外；第二条 工装：（1）生产区域的工作

3、人员，必须着工装工作，办公区人员作便装。（2）工装分春、秋工装各一套；（3）凡进入生产区域的其它人员，着备用工装；（4）备用工装放置于生产区入口的挂衣柜里；（5）员工工装由部门负责人向行政部申请，财务部领取；（6）员工负责定时自行清洗整烫工作服，工装要保持整洁和完好无损，如有破损或丢失，自行购买同一品质、款式、颜色、质地的工装或本人出资由行政部组织购买；（7）不得在工作时间外穿着工装（具体情况可另定） ；（8）工装费用由公司承担，员工在离职时： 员工自收到工装后，在本公司工作一到三个月的承担工装费用的100%，工装归员工所有； 员工自收到工装后，在本公司工作三个月到六个月的承担工装费用的 50

4、%，工装归员工所有；员工自收到工装后，在本公司工作六个月到一年的承担工装费用的20%，工装归员工所有；员工自收到工装后，在本公司工作一以上年的，工装归员工所有；第三条 仪表端庄、整洁（1）头发：员工头发要经常清洗，保持清洁，男性员工头发不宜太长；（2）指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪。女性员工涂指甲油要尽量淡色，不宜戴假甲；（3）胡子不留胡须，应经常修剪；（4）口腔保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品；5（5）面部女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，（不宜用香味浓烈的香水） ，男性职员应保持面部清洁；（6）服饰清洁、方便a 男性职员在工作场所必须着西装，打领带；衬衫：颜色白、灰

5、、淡蓝为主衬衫的领子与袖口不得污秽；领带：注意与西装、衬衫颜色相配，原则上以黄、红、兰为主调；领带不得肮脏、破损或歪斜松驰；b 女性员工在工作场所着职业装（颜色以深色为主）不追求华丽；（7）员工工作时不得穿大衣或过分臃肿的服装；（8）鞋子应保持清洁（以黑色为主） ，如有破损应及时修补；第四条 姿势和动作保持优雅（1）站姿两脚脚跟着地，脚尖离开约 45 度；腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔；两臂自然下垂，不耸肩，身体重心在两脚中间。在会见客户或出席仪式时的站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前；（2）坐姿坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好；不得傲慢地把腿向前

6、伸或向后伸，或俯视前方；要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐；（3）走姿挺胸、收腹、沉肩、双臂自然摆动；步伐稳健、轻盈、不漫步、不跨步、不跑步；第二章员工礼仪及相关规范一、 公司内与同事相遇应相互点头行礼表示致意；二、 握手时的礼仪：（1）目视对方眼睛；6（2）握手时脊背要挺直，不弯腰低头；（3）要大方热情，不卑不亢；（4）伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的；（5）异性间女性应先向男性伸手；三、 出入房间的礼貌：（1）进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进；（2）进入后，回手关门，不能大力，粗暴；（3）进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话；（4）如有急事要打断说

7、话，也要看住机会。而且要说：“对不起，打断您们的谈话” ；四、 递交物件时（1）如递文件等，要把正面、文字朝着对方的方向递上去；（2）如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；（3）至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己；五、 走通道、走廊时要放轻脚步无论在自己的公司，还是对访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊时遇到上司或客户要礼让，不能抢行。六、 物品和设备使用（1）公司的物品不能野蛮对待，挪为私用；（2）及时清理、整理帐簿和文件、对墨水瓶、印章盒等盖子使用后及时关闭；（3）借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处；（4）工作台上不能摆放

8、与工作无关的物品；（5）公司内以职务称呼上司。同事、客户间以先生、小姐等相称；（6）未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等；七、 电话使用（1）电话来时，听到铃响，至少在第二声铃响前取下话简；（2）通话时先问候，并自报公司、部门；（3）对方讲述时要留心听，并记下要点；（4）未听清时，及时告诉对方；（5）结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话简；（6）随时准备纸和笔；（7）通话简明扼要，不得在电话中聊天；（8）对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人；（9）在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人；（10）工作时间内，不得打私人电话；八、会议注意

9、（1）提前到会场做好准备，并将手机调整到带震状态；（2）领导入会时，应起立示意；7（3）会议中不准随便出入，若有急事请假，要放轻脚步，轻轻离开；（4）他人发言时，要注意凝听，且不得在下面小声讨论，防止语言、表情作出不礼貌的表现；九、 接待工作（1）在规定的接待时间内，不缺席；（2）有客户来访，马上起来接待，并让座；（3）来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户；（4）对事前已通知来的客户，要表示欢迎；（5）应记住常来的客户；（6）接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务；十、 介绍和被介绍（1）无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍负责；（2）直接见面介绍的场合下，应先把职位资格低者介绍

10、给职位资格高者； 若难以判断，可把年轻的介绍给年长的，在自己公司和其他公司处理业务关系时，可把本公司的人介绍给别的公司的人；（3）把一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定；男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻可先把女性介绍给男性；第三章 卡座区规范旨在规定卡座区物用品的摆放是有统一要求的：一、 办公桌：桌面可放电脑、电话、文具、茶杯等，不允许放其它无关物品。（私人皮包、报纸等） ，保持桌面物品摆放整齐，桌面干净；二、 电脑：置办公桌面左前角，呈 30 度贴墙（或贴卡座屏风）放置；三、 坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人离开时椅子须调正

11、贴桌放好；8四、 卡座屏内：内外侧不允许有任何张贴；五、 垃圾篓：置办公桌子下左前角；六、 提包/手袋：置员工抽屉或柜子内，严禁随意放置；第四章语言规范一、 交往语言：（1）致敬打招呼你好！XX 您好！您早！早上好！早！XX 早！（2）请求协助或询问请、请问、请您、劳驾您；（3）表示感谢谢谢！多谢！（4）打扰别人对不起！很抱歉！二、 电话语言：（1）总机接转电话（铃响最多不得超过三次）：您好！高伦公司；（2）分机转接（铃响一次）：您好！XX 部，我是 XX；（3）替人接转电话：您好！XX 部，对不起，XX 不在，需要我帮您转达9吗？三 、接待语言：（1）您好！（2）能为您做点什么吗：有什么可以

12、帮您的吗？（3）请登记！（4）请稍候！（5）请坐！（6）请允许我先通报一声；（7）对不起；（8）我立即去联系；（9）打扰您一下！（10）好的或行；（11）我帮您打听一下，待会给您回复；第五章行政办公管理要求一、 严禁在上班时间、办公区进餐；二、 严禁在整个工作区域或卫生间吸烟；三、 严禁上班时间吃零食；四、 严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑；五、 严禁工作时间看报纸、杂志、上网聊天、玩游戏、扑克等；六、 严禁参加会议时无故早退、交头接耳等；七、 严禁工作时间讲脏话、粗话、开玩笑、叫小名等；八、 会议室的使用由行政部统一协调安排，使用会议室要与行政部联系确定，用后及时清理干净，关好电源、锁门；九

13、、 讲究卫生、维护环境的清洁不准随地吐痰、倒水、不准乱扔纸屑、杂物；十、 坚持勤俭办事，节约用水、用电；十一、 上班时间不办私事、不饮酒、不抽烟、不闲聊、不做与工作内容无关的事情，不将个人情绪带到工作中去，认真履行工作职责；10十二、 不在办公室内化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懒腰、打响指、哼小调,禁止女性穿低胸等过于暴露衣装及穿拖鞋上班；十三、 工作时间不得因私事打公司长途电话，不得在公司电脑上发私人邮件；凡以公司名义发出的邮件须本人上级主管审核、报行政部批准（特殊情况除外） ；十四、 不得随意使用其他部门的电脑，私客未经相关人员批准，不准使用公司电脑；十五、 谨慎保管好各自的办公用品，未经

14、同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及时归还原处；十六、 爱护环境卫生，保持办公桌及办公室的干净整洁，注意办公室的安静；十七、 尊重他人风俗习惯，不议论、不指点、不久视、不讥笑有生理缺陷的同事或客人，不故意损坏公物，不拉帮结派，不做有损团结的事；十八、 接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留；十九、 接待客人时面带微笑，与宾客谈话时站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话，不争辩；二十、 因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须通知行政部；二十一、 无工作需要，不要擅自进入机要地，研发技术室、财务室等、档案室、会议室、接待室、总经理办公室；二十二、 爱护

15、办公财产，正确操作办公设备设施，节约使用办公物用品、器材和耗材。 （如内部公文正反打印等）二十三、 下班后切断所用电源，检查门窗是否关好，以免发生意外；二十四、 严格遵守公司各项规章管理制度。第六章 公文管理制度概念：公文管理制度是对企业文书进行系统化、规范化、标准化、信息化管理的专项制度；设计依据：（1）贯彻执行公司各项决议和指令；（2）记录企业经营管理活动的全部信息；（一）公文的范围一、 内部公文：是指公司内各部门、部门与部门之间因组织、管理工作或业务而进行的往来文书，分为上行文（如：请示、报告、提案等） 、下行文（如：命令、决定、指令、通知、章程、制度、公告） 、平行文（协作单、劳动合同

16、） 。二、 外部公文：是指公司或公司各职能部门、企事业单位、社会团体或个人等外界进行往来的文书，大致可分为经济类、法律类、外交类、书信类、研讨类、新闻11类、礼仪类等；（二）公文的写作一、 写作要求：遵循现代应用文写作要求，简明扼要、一事一议、语言措辞力求准确规范。二、 格式要求：（1） 内部公文除遵循既定的各类公文写作格式外，加注公司统一文眉、页尾；（2） 外部公文视行文内容加盖公司印鉴；三、拟文公文的起草、打印、校稿均由发文部门自行负责。（三）公文的存档和编号一、 分内部公文（N）和外部公文（W） ；二、 公文发文时编号：QT-N（W）-部门-年代号（04）-次序号如：行政部文件编号（内部

17、）QT-N-XZ-年代号-001三、 科目代码号：（1） 公文G；（2） 文件W；（3） 会议纪要H；（4） 协作联络单位X；（5） 合同T；（6） 资料z；（7） 其它Q；四、 公文存档时编号：N（W）科目代号-时间（00-00）-部门-次序如：2003 年 5 月 12 日采购部内部公文存档编号：N+G+（03-5-12）+cg+01五、 文件夹目录：六、 合同的存档：（1）各类合同正本或原稿保存于财务部，其他部门用影印件代替；（2） 经济类合同，工程类合同等可视正本或原稿份数备财务部存查；（四）公文的处理流程一、 内部公文（1） 上行文：均由行政部秘书负责收受、处理。各部门按规定起草后将公文递交行政部办理公文审批手续（附公文处理/审批专用单） ，呈总经理批阅。行政部秘书负责提醒总经理对公文进行及时批复，并将批复的内容转送发文部门及相关负责人，同时进行收文登记（登记时间要精确） ；