1、 业务支持部工作流程汇编 1 目 录 传真发送流程图 . 1 会议室、洽谈室工作流程 . 2 电话接听工作流程 . 6 发送信件工作流程 . 1 传真件收取流程图 . 2 来宾接待工作流程 . 4 名片制作流程图 . 6 生日礼品发放流程 . 7 信函收取工作流程 . 2 卫生、保洁管理流程 . 8 办公家具维修调整流程 . 9 办公区调整流程（办公区及公位） . 10 电话维修流程 . 11 电力设施维护维修流程 . 12 员工午餐管理流程 . 13 安全保卫工作流程 . 14 购置流程 . 15 临时培训、开发环境搭建流程 . 16 绿化、饮水管理工作流程 . 17 2 外埠员工、客户住宿
2、申办流程 . 18 办公家具申购流程 . 19 携物物出门审查流程 . 20 用电设施维护流程 . 21 1 传真发送流程图 市内 长途 Y N 开始 确认、分类 确认后先发送 按来件顺序发送 登记 长途登记 发送 签字、确认 原件是否保存 保存 /归还当事人 归还当事人 /销毁 费用汇总、分摊、上报 结束 传真发送工作规 定 急件！ 机密！ CEO！ 2 传真件收取流程图 N Y Y N Y 急件 机密件 CEO 立刻！ 每 15 分钟一次 N 开始 收到传真，判断是否有收件人名。 盖章、登记 可根据内容判断 分部门放置于文件分类架中 送相关部门接口人或当事人 送各部门判别 签收 费用统计、
3、分摊、汇总上报 结束 登记、编号说明情况 存档 传真收件工作规定 1 发送信件工作流程 发送结束 N 需求发生 办理发送登记 需求分类 发送登记本 1、 EMS 2、 市内速递 3、 挂号函 4、 平信 5、 包裹 1、 本市件 2、 外埠件 3、 国际件 需求人确认 需求有误重新 填 写 分检封装 检查无误联系发送 补充封装材料 费用统计 报费用核对员 每月分摊表留档查看 1、 部门确认 2、 每月 25 号汇总 3、 负责分摊表 Y 信件收发管理规定 2 信函收取工作流程 Y N 收取信件发生 分 检 收发信件管理 规定 1、 EMS 2、 市内速递 3、 挂号函 4、 包裹单 5、 汇款
4、单 核 对 有 误 1、 收件地址 2、 收件人 办理退信手续 检验无误 分类登记 投 送 接收人签字 收件登记本 收取结束 3 电话接听工作流程 N Y 迅速转接 二次转接 转接完成 恢复待命 礼貌谢绝 1、 员工语音信箱 2、 代为转达联系方式 来电发生 结束 前台接听辨别需求是否正当 被访问人 暂离座位位 前台接听程序规范 无人接听电话记录 4 来宾接待工作流程 N Y N Y 需要进入办公区 办理登记发放来宾卡 保卫人员视卡放行 访问结束 需在休息区会见 请来宾在休息区等候 会见完毕目送客人离去 访问结束 参观拍照需求 请示领导批准放行 办理登记发放来宾卡 保卫人员视卡放行 有关部门员工全程跟随 保卫人员协助阻拦 礼貌请其离去 来访需求 问明需求是否正当，作出反应 来宾接待程序规范 电话联系被访问者 来宾登记本 5 会议室、洽谈室工作流程 N 时间未延长 时间延长 通知申请部门暂时无法满足，建议重新安排 会务登记：部门、时间、人数、所需服务 布置会场，服务准备 在会务情况一览板上标出“已预定”“ 使用 在会务情况一览表上标出“使用” 提前 30 分钟通知会务人员 通知会务人员 更改会 务登记表 通知卫生人员清扫 在会务情况一览表上标出“空闲” 会务人员通知下一个单位 重新安排会议预定 开始 部门申请、预定 结束
