“大数据”背景下西部高校档案工作发展浅析.docx

1、“ 大数据 ” 背景下西部高校档案工作发展浅析 摘 要：本文首先简要介绍大数据概念界定和特征，其次通过描述大数据背景下西部高校档案工作发生的新变化，接着对当前西部高校档案工作的尴尬现状进行阐述，最后对此提出建议。 关键词：大数据；西部高校档案；发展浅析 现今 IT业发展之快令人应接不暇， “ 大数据 ” 技术横空出世可谓炙手可热， 2013 年甚至被称为 “ 世界大数据元年 ” ，开辟时代新局面，赋予时代新内涵。我国政府为抢占新一轮科技竞争战略制高点，将大数据上升为国家战略层面，战略部署辗转西部，随之大数据渗透至各行业，并成为迅猛发展的新动能。步入 “ 大数据 ” 时代档案行业应如何适应并借势

2、而上、立足潮头？本文立足于 “ 大数据 ” 背景下，以国家大数据战略为契机，呼吁西部高校全面推行档案信息化工作，利用 “ 大数据 ” 的优势充分挖掘有价值的信息，提高档案管理工作效率，从而提升档案服务质量。 1 大数据概念界定与特征 （一）大数据概念界定 工信部在 2014 年大数据白皮书中提出大数据，源于 2011 年 5 月麦肯锡从经济和商业维度诠释大数据发展潜力的专题研究报告：大数据指的是大小超出常规的数据库工具获取、存储、管理和分析能力的数据集。 维基百科释义 “ 大数据 ” ，指所涉及的数据量规模巨大到无法通过人工在合理时间内达到截取、管理、处理并整理成为人类所能解读的信息。 大数据

3、是一个总称性概念，它还可以细分为大数据科学、大数据技术、大数据工程、以及大数据应用等不同领域。 如 IBM、 Teradata和 oracle等研究集中于大数据技术研发， MIT（ Massachusetts Institute of Technology，即麻省理工学院） Cal（ University of California， Berkeley，即加州大学伯克利分校）这些高校大多聚焦于大数据科学研究，政府企业更倚重大数据应用方面。虽然目前对大数据没有很统一的认识，但多数比较认同大数据是指对数量巨大、类型繁多的数据进行采集、预处理、存储、分析，发现新的知识，挖掘新的价值并应用到实践中，从

4、而提高效率。 （二）大 数据特征 2001年，高德纳咨询公司分析员 Doug Laney在其研究演讲中将数据增长特性归纳为有三个，分别是：量（ Volume）即数据多少；速（ Velocity）即资料输入、输出的速度；类（ Variety），即多样性。在此理论基础上， IBM提出大数据的 4V 特征，得到了业界的广泛认可。（ 1） Volume（数据量大）， 每年数据量剧增，从 PB到 ZB数量级甚至更大， IDC的报告指出早在 2013全球数据量 4.4ZB；（ 2） Variety（数据类型多），包括传统的格式化数据，以及来自互联网的日志 、视频、音频、图片、地理位置信息等数据类型；（ 3

5、） Velocity）（处理速度快）；（ 4） Veracity（真实性），即追求高质量的数据。 大数据技术与传统的数据挖掘技术有着本质的不同，它开发数据网络挖掘、特异群组挖掘、图挖掘等新型数据挖掘技术，从各种类型的数据中快速获得有价值信息，时间越长大数据分析价值就越低，甚至失去意义。 2 大数据背景下高校档案工作新变化 大数据渗透各个行业使得人们进一步认识关注信息资源，并且不断从深度上挖掘，从宽度上拓展，实现利用最大化，高校档案作为信 息资源的重要组成部分，必然受到影响并已悄然发生新变化。 （一）高校档案信息量急剧增长 档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰、确定的原始记录

6、作用的固化信息。在大数据背景下，高校学生的学籍、选课、成绩、借书、上网、论坛、微博、教师的基本信息、上课课件和视频、远程教育课程等都会产生大量数据，同时还有设备、机房和图书信息等也会产生大量数据。 除人才培养方面意外，高校管理活动、科研学术、社会服务等同样也会产生大量数据，这些数据量大，类型多样，来源分布广，变化速度快，明显具备了大 数据特征。以贵州医科大学（简称贵医）为例， 数据来源的主要渠道：（ 1）各类网站。贵医现有 1 个学校主页网站，下设多个院系、党群行政和直属单位等二级网站；（ 2）各级管理系统。部分业务部门有自己的管理系统，如办公自动化（ OA）、教务、学生、财务、人事等系统，每

7、天都会产生大量的数据；（ 3）科研数据。贵医每年在科研中也会产生海量的实验数据；（ 4）各类媒体报道。在各个新闻媒体时有关于贵医的报道。从上述几个渠道产生的信息量大且种类多，都具有一定价值，属于归档范畴，可见高校档案信息量与日俱增。 （二）高 校档案信息需求剧增 当下高校档案用户信息需求呈现多元化的发展，包括教学、科研、校园文化等各个方面。随着践行 “ 阳光政府 ” 信息公开，人们对国家的法律政策和学校的相关规定等需求不断增加；随着学校发展壮大，如今高校更加重视文化底蕴的建设，纷纷开展诸如历史、名人、校园文化等特色档案，如贵医 2014 年更名（贵阳医学院更名为贵州医科大学）期间，利用历史档案

8、、名人档案、特色档案等总计 600余次；时代在进步用户对高校档案利用也提出了更高的要求，如近几年的出国深造、移民等人数逐年增多，有学生要求档案馆出具中英文成绩单 及学籍证明，如贵医 2013-2015年期间，有此要求的次数分别是 2次、 8次、 19次，逐年呈上升趋势。可见，大数据促使高校档案数量增长，同时刺激用户对档案信息的需求类型随之提高。 （三）高校档案信息价值提高 大数据进行数据挖掘，首先需在从海量信息中，提取真实可靠有价值的信息。高校档案是指高校从事教学、科研、管理等活动直接形成具有保存价值的各种图文、声像等不同形式的记录载体。正因为这类信息资源最真实可靠、最具权威的特性，在进行大数

9、据挖掘和分析技术处理时比其他信息资源更具优势。 3 西部高校档案工作面临尴尬现状 大数据背景下高校档案信息量与日俱增、种类繁多，传统的档案工作方式已无法适应新的变化，实施档案信息化建设迫在眉睫，然而西部高校档案工作面临尴尬的现状很难跨越第一步。 （一）对档案信息化建设工作重视力度不够 高校普遍存在对档案工作重要性认识不够，档案工作未列入学校考核指标范畴，因此对档案工作缺乏指导、关注少，资金投入不够、人员配置匮乏，从而导致档案事业的发展滞后。西部高校财政本身的困窘，档案工作专项资金更少，要实施档案信息化建设，需要必要的资金投入保障，用 于档案信息化的服务器、扫描仪等相关硬件设备高达数万元，档案资

10、料繁多外包成本高达数百万元，西部各高校档案馆每年可支配经费应付日常开销尚且捉襟见肘，数百万资金望而却步，人员严重匮乏情况进行档案信息化建设显然是力不从心，如贵医档案馆在编 4 人，在馆档案 5000 余份。 （二）档案信息服务能力与方式滞后 档案部门长期习惯保管重于利用的工作方式，以文书管理为主；馆藏结构类型单一；仅限为教职员工生服务；用户亲自办理相关审批手续，程序较为繁琐。部分西部高校没有设立档案馆，档案以科室隶属于人事组织等部门，查 阅登记等还是手工方式，没有引入档案管理系统，即使应用该系统的高校也普遍存在以下问题： 1、在检索上查全率和查准率低，系统信息更新速度远远赶不上每日信息量。档案

11、利用常通常采用借阅、复印等形式，录入系统的仅仅是简单的目录，很难对档案信息分析处理，更难挖掘出有价值的信息。如贵医档案馆 2013 年成立，目前还没有引入档案管理系统，还是传统人工收集、整理、登记等工作方式。可见，档案信息服务能力与方式远远满足不了大数据发展需求。 （三）档案信息安全问题凸显 各类信息资源在大数据背景下逐渐开放和共享，同时 给档案信息带来了安全隐患。西部高校进行档案信息化的为数不多，国家相关法律法规滞后于档案信息化的发展，因此没有统一标准进行规范化控制，无法建立健全的档案信息安全保障体系。如我国在上世纪 90 年代初开始信息化建设，1999 年颁布电子文件归档与电子档案管理办法

12、，直到 2001 年才出台档案管理软件功能要求暂行规定等。 大数据背景下西部高校档案工作发展建议 在大数据背景下，西部高校档案工作迫切需改变传统的工作模式，充分挖掘档案信息的价值，全面建设档案信息化，改进工作方式，以适应大数据时代 的发展要求。 （一）抓住发展机遇 加快档案信息化基础设施建设 西部高校档案信息化建设的必要前提是大量资金支持，资金问题一直是制约档案工作发展的主要因素，因此档案部门应紧跟国家发展脚步，多方寻求支持，抓住发展机遇。五中全会公报提出实施 “ 国家大数据战略 ” ，标志着大数据战略正式上升为国家战略，我国政府为抢占新一轮科技竞争战的略制高点，战略部署辗转西部，国家级首个大

13、数据综合综合试验区落户贵州， IBM 在成都建立云计算大数据中心，腾讯云数据中心落地重庆，契合了西部高校档案工作发展壮大的迫切实际需求， 以此为依托争取国家支持，全面实现档案信息化，提升档案利用价值。同时，应当把档案事业纳入到学校整体发展规划中，实时进行监督管理，给予必须的人财物等资源，为学校的档案信息化建设坚实后备力量。 （二）提高档案工作服务能力与方式 挖掘档案有价值信息，西部高校信息化起步晚，首先就得规范收集，在原有范围基础上，增加对人物、历史、文化等类型收集， 并且高校档案工作须实时与各业务系统对接，确保电子文件的形成、运行和归档过程真实可靠性。同时还要关注并主动收集电视、互联网等各种

14、媒体上产生的档案资源 。搭建档案管理系统，确保该系统的扩展性，服务器能承载巨大的数据量，检索方式延伸至可以搭建内容，确保该系统检索功能良好。逐步开展档案信息加工服务，针对用户提出的需求，通过加工给予有价值的服务，提升档案服务质量。对外经济贸易大学档案馆开发了成绩管理系统，该系统能自动翻译学生成绩，并制作统一、规范的成绩单等成品，实现档案利用高效率，受到师大的好评也值得我们学习借鉴。 （ 三 ） 加强档案信息安全管理能力 大数据给档案信息资源带来隐患，西部高校档案信息安全还是沿用传统模式，因此要特别加强信息安全 管理，构建信息安全保障体系。首先档案工作人员要树立高度的责任感与安全意识，认识数据重

15、要性并确保其安全、保密，这是任何预防任何隐患的必要前提。高校档案部门从技术着手，通过设立多重不同密码、全方位进行监控、网络安全技术等严格控制访问，加强隐私管理，保留检索日志，避免档案泄密；建立数据备份系统防止信息化资源被毁坏、遗失，实现信息化档案异质异地、随时保存备份。同时，高校档案部门应根据学校档案工作发展实际需求，制定信息安全方面的规章制度，确保各项工作有章可循。 总而言之，西部高校档案信息化较发达地区高校起步 晚，发展缓慢。大数据时代到来，不仅给传统档案管理工作带来新的挑战与机遇，以国家大数据战略重心投入西部为契机，赢得相关管理部门与学校的大力支持，结合实际做好统筹规划，全面推动实现高效

16、档案信息化的可持续发展，提升高校档案利用。 参考文献 工业和信息化部电信研究院 .大数据白皮书 e next frontier for innovation， competition and productivity 维基百科 . 大数据 EB/OL，（ 2014- 02- 21） 2014- 02- 27. http： /zh.Wikipe 大数据 . 黄欣荣 .大数据时代的思维变革 J.重庆理工大学学报（社会科学） .2014，（ 5）： 14 任 ?t.大数据时代下高校信息化建设思路探究 J.电子测试， 2014，（ 7）： 128-130. 作者简介 龙宛苡（ 1986-）女，苗族，贵州铜仁人，贵州医科大学档案馆，助理馆员。