关于科研院所人事档案管理信息化浅探.docx

1、关于科研院所人事档案管理信息化浅探 摘 要：随着社会的繁荣，科学技术迅速不断地发展，而信息技术也得到了普遍的运用，为我国带来了更美好的时代。在我国科研院所是重要的，我们要对其重点发展。而科研院所的人事档案，繁琐复杂，传统的人事档案管理已经不能符合社会需求，因而在科研院所中人事档案管理逐渐向着信息化靠拢，不仅仅提高了工作的质量和效率，还促进了人事档案管理的现代化程度。本文就科研院所人事档案管理进行阐述，分析其信息化的各个方面，希望在我们的努力下，科研院所的人事档案管理可以得到更好的发展，科研院所拥有更加美好的未来，为社会做出贡献。 关键词：科研院所；人事档案；管理；信息化 人事档案是人事部门对个

2、人业务管理和评价的重要依据，是单位进行选拔人才、录用人才的重要凭证。在科研院所人力资源管理工作中，对人事档案进行管理属于最基础的一项工作，通过人事档案可以考察和了解个人人力资本的提升情况。人事档案信息化管理是以计算机技术为核心，从而对人事档案信息资源实行数据化管理，不仅有利用人事工作效率和质量的提升，而且对加强人才队伍建设，合理配置人力资源也具有十分重要的意义。通过人事档案信息化管理，可以更好的将人力资源管理的优势和潜力发挥出来， 能够为科研院所人才队伍建设提供良好的服务。 1 科研院所人事档案信息化管理的重要意义 1.1 是当前社会网络信息化发展的必然要求 目前在我国日常的工作和生活中，信息

3、技术和网络技术已成为不可或缺的重要工具，对工作效率和工作质量的提升起到了极其重要的意义。在这种情况下，科研院所为了能够更好的与时代发展要求相适应，在人事档案管理工作中加快了网络技术和信息技术的应用，利用先进的技术手段来对人事档案信息进行归档和储存，并建立了档案信息数据库，加快推动了科研院所人事档案信息化管理的进度，为 科研院所人事档案管理效率的提升起到了积极的推动作用。 1.2 解决科研院所人事档案管理不足的需要 长期以来我国人事档案都是采用人工方式进行管理，不仅服务效率较低，而且程序较为繁琐，不能全面实现对信息的获取，工作强度较大。科研院所实施人事档案信息化管理，利用计算机技术、网络技术和通

4、讯技术等来更好的满足用户对档案信息的需求，可以 ?S 时查询档案数据，有效的确保了人事档案服务质量和工作效率的提升。 1.3 科研院所加快发展的现实需求 在人事档案信息化管理过程中，由于创建了不同 类型的人事信息数据库，科研院所可以通过各类不同的数据库更好的了解和掌握本单位人员的各种信息，从而合理对人力资源进行配置，确保更好的将人力资源的重要作用得以发挥出来。 2 科研院所人事档案管理存在的问题 近年来，一些科研院所在推进人事档案管理的网络化、信息化方面做了大量工作，取得了长足进展。据调查研究，目前大多数科研院所人事档案管理还存在问题： 2.1 人事档案案卷质量不高 有些人事档案管理人员认为，

5、只要守好档案，不泄密，应付人事考核查阅档案和调动档案就可以了。人事档案 的收集、鉴定、整理、归档、查阅、更新等环节相对滞后，致使应该归档的没有及时归档，不能真实、完整地反映一个人的历史全貌，意识上有了漏洞。 2.2 人事档案管理效率低 传统的行政式档案分类方法随着时代的发展，已不能满足现代人力资源管理的需求。人事档案管理处于经验管理和手工管理阶段，管理手段落后，费时、费力、效率低。有些单位只重视领导干部的归档工作，忽视了普通专业技术人员的档案材料；有些档案编目不规范，临时需要时从原始人事档案中查找困难。 3 如何加强人事档案信息化管理 3.1 增强人事档案信息化管理的现代化意识 科研院所的人事

6、档案管理工作者历来以无私奉献、默默耕耘而著称，他们大多数都闭关自守、思想封闭，与时代格格不入。 在科学技术日新月异的今天，他们应该不断地摆脱封闭，更新观念，接受新事物，要时刻关注信息技术时代的新问题、新理念、新方法，要把科研院所的人事档案工作切实与信息化的社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。科技化意识、现代化意识、计算机管理意识已经深入到各个领域，那么人事档案管理也应该卷入新时代的科技潮流，使人事档案管理信息化。人事档案管理信息 化的重要标志就是人事档案管理由手工纸本式管理转变为计算机信息化数字化管理。这就要求人事档案管理人员在应用计算机技术时，要由 “ 封闭型 ” 转变为 “

7、开放型 ” ，要从传统模式的重管理、轻利用的中解放出来。这时，人事档案管理的工作重心应该是一切为知识经济和各项事业发展提供优质高效服务。 3.2 确保人事档案材料的真实性和有效性 目前科研院所加快了档案管理的信息化建设工作，人事档案已从传统的纸质开始发展为电子档案。从电子档案的本质上来讲，其属于一种计算机数据，其建立是以纸质文档数据为基础。通过对其进行扫 描、加工和处理，从而完成人事电子档案的构建。这就需要在建立电子档案时，需要确保信息来源的真实性和有效性，这是电子档案存在的重要的基础，对于电子人事档案的真实性存在异议时，可以通过将其与纸质人事档案来进行核对和验证，从而对电子人事档案的权威性和

8、真实性进行明确。电子档案建成后，人们可以通过人事档案信息化管理系统来设置不同的查阅、查询的访问权限，有效的保证人事档案的安全性和保密性。 3.3 加强人事档案信息化数据的安全性和保密性 电子档案的建立、使用、管理，享受着现代计算机和网络技术带来的方便 、快捷、高效的好处，同时也存在着程序漏洞、黑客入侵等计算机安全风险。一是做好安全、保密防范措施，在技术手段和制度管理上下功夫，做好系统维护与升级，降低崩溃风险；二是做好相应级别备份机制，定期备份，预防数据丢失，同时采取多种存储介质保存档案数据；三是明确数据公开范围，严格设定修改、访问权限，做到既适度公开又有一定保密性，预防重要信息数据外传和非正常

9、更改。在一些特殊人事档案如涉密、人员调查、举报材料上不适宜扩范围，应该严格设置权访问，以保护当事人的正当个人隐私不受侵犯。 4 结束语 目前我国 科技及经济发展正处在一个高度信息化的崭新时代，作为科研单位管理的重要组成部分的人事档案，也面临着由传统向先进的转换。这使我们的科研院所对信息掌控的力度越来越高，工作得到了发展，从而促进了科研院所整体的提高。希望我们能对其中出现的问题严格看待，及时解决，使科研院所的人事档案管理能够更上一层楼。 参考文献： 刘强 . 科研院所档案文化建设 J. 人文天下， 2016（ 05） 刘强 . 加强科研单位人事档案的创新管理 J. 人力资源管理， 2016（ 03）