加强中学档案管理的重要性及对策探讨.docx

1、加强中学档案管理的重要性及对策探讨 摘 要：中学档案中如实记录了学校各方面的情况，能够为学校今后的建设与发展提供重要依据。随着学校规模的逐步扩大，中学档案内容也更加复杂，涉及面更广，需要学校领导提高重视，在档案管理工作上提供更多支持与帮助。这样才能最大限度发挥出中学档案应有的价值，更好的为学校科学、教学和管理等工作服务。本文将简述加强中学档案管理的重要性，并深入分析了中学档案管理中存在的问题，最后提出了行之有效的解决策略。 关键词：中学档案；重要性；管理 档案管理是中学管理工作中的重要内容之一，能够在一定程度上将学校管理水平反映出来。学校要想保证档案管理工作的顺利进行，避免出现各类问题，真正发

2、挥出在教育教学、基础建设及人事管理中的作用，需要在各级领导提高重视程度，在学校发展规划与年度计划中纳入档案管理工作。此外，学校还要在档案管理中增加人力、物力及财力投入力度，督促相关人员履行尽职，让档案更好的服务于学校发展。 1 中学档案管理的重要性 中学校要在管理工作中要将档案管理放在首位，这是一项基础性管理工作，对整个学校管理工作效率影响很大，从档案的分类、归纳及保管上看，可以将学校整体管理水平反映出来。学校 业务活动较多，每天都会形成大量的档案，种类也很多，主要包括以下几类：第一，一般类档案管理，常见的有办学条件、学校管理、教育教学等方面的资料，还有学生档案等；第二，教师业务档案；第三，基

3、础建设档案；第四，会计档案；第五，特殊载体档案，如多媒体、照片以及实物等方面的档案。因为中学档案不仅种类较多，项目也很繁杂，所以对档案管理工作提出了极其严格的要求，如何进一步提升中学档案管理水平，是每个档案管理人员需要深入思考的课题。中学领导与档案管理者应该尽快转变思想观念，充分认识到档案资料的特殊性与重要性，只要不断提高重视 程度，并增加投入，才能促进中学档案管理效率与质量得到提升。 中学档案中记录了学校建设历程、教师及学生等方面的信息，极具保存价值，加强档案管理工作势在必行，提升档案管理水平也有着极其重要得到意义。在中学档案管理过程中，主要对学生基本信息、教学工作记录、教育教学经验及日常工

4、作记录等档案资料进行收集与整理，这些档案在总结中学教学成果、分析教学规律、开展科研等工作上发挥出促进的作用。因此我们要尽快采取各种有效的措施，不断创新中学档案管理的方法，做到不留死角，保证档案资料的完整性、真实性，避免出现丢失与损坏 等问题。此外档案管理人员还要采取先进的管理经验，加强中学档案管理工作，从整体上促进档案管理质量与水平不断提升，为中学各项业务活动的开展提供高效、优质和便捷的服务。 2 中学档案管理中存在的问题 中学档案中记录了学校各方面的活动的情况，也保持了各种学校文件材料。档案管理是中学校教育管理中不可或缺的部分，能够为学校领导制定决策、开展管理工作态度提供可靠依据。如通过打造

5、教师档案管理系统，能够为今后的利用提供便利，提升信息查询与检索的速度，有利于更加充分发挥出档案在学校中的作用。不过从以往中学档 案管理工作来看，还有很多急需解决的问题：第一，可以接触档案的人员很多，保密性不强。仍然采取人工方式对档案资料进行管理，教师一般可以随意进入档案室，不需要得到档案管理人员的同意，也可以直接带走档案。因为中学档案所接触档案的主体很多，这样就导致档案保密性变得非常差，所以经常发生档案遗漏的问题。第二，极易发生差错，效率不高。因为采用人工的方法管理中学档案，在需要文件的时候，面对着大量的文件很难入手，显得极为不方便，档案检索过程非常繁琐。这样不仅增加了档案管理人员的工作量，还

6、影响了档案的利用率，需要尽快进行改善。 3 加强中学档案管理的对策 （一）做好管理工作，完善档案管理制度 要在目标管理中纳入中学档案管理，做好管理工作，促进档案管理工作发展的更加 ?F 代化、制度化、规范化以及科学化。学校要重视完善各项档案管理制度，真正让档案管理工作有章可循，保证中学档案收集、整理与利用更加顺利开展。学校各级领导也要提高重视程度，从学校实际情况出发，根据中学档案管理各个环节，科学合理制定相应的管理制度，主要包括中学档案室管理制度、中学档案利用制度等，同时安排专人负责，提升档案收集、分析、筛选、整 理、立卷及归档等工作水平。此外，在填写档案资料的时候，也要保证真实、书写清楚和格

7、式规范。档案制成材料要满足规定，要使用耐久性较好的 A4 规格纸张，且字迹材料也要具备一定耐久性，对于不能满足规定的，都要退回处理，合格后才能归档。 （二）提升中学档案管理服务水平 第一，服务于领导决策。中学档案材料中不仅要各时期国家方针政策记录，还可以反映出全体教职工工作、活动等情况，能够将学校事业发展历程体现出来。通过对中学档案资料的开发，既能够让学校改革与发展有可靠理论支持，还可以了解发展趋势，促进中学教育 教学的深化改革，提升内部管理效果与办学效益，同时还让领导制定决策、开展科研工作及处理重大问题是有足够参考资料。第二，服务于教学科研。中学档案信息具备分享性特点，有利于让教学科研信息资

8、源得到共享，尤其是在信息革命背景下，利用现代信息技术，深层次开发教学科研档案，这样人们可以在不同时间、地点共享一样的教学档案信息，从而实现了教学档案信息服务功能的提升。第三，服务于各类咨询查证。利用中学档案的权威性特点，遵循对历史、学校及全体教职工负责的原则，在不超出管理要求范围的基础上，对有关文件、记录、图纸、票据、照片、录音 及录像等资料的查询，让全校师生享受到良好的服务。如可以查询教职工业务资料、考核状况、毕业生学籍资料以及校园活动资料等。 （三）加快中学档案管理信息化建设步伐 要提升档案管理的现代化水平，确保更好的发挥出档案服务功能，为学校制度改革与发展创造良好的条件，同时也满足社会对

9、档案信息的需求。为充分发挥出中学档案的作用，需要在档案管理工作中应用先进的科学技术，这样不仅可以提升工作效率，还能让档案寿命得到延长。第一，在中学档案管理工作重要，要注重提升信息管理的时效性，保证信息传输的及时与准确。第二， 要利用计算机管理中学档案，通过扫描仪、计算机等各种现代设备与技术，在计算机内输入整理好的档案资料，在借助一定技术处理后，让文字、图片和声像等资料转变为数据资料，同时进行档案纸质和数据格式保存。第三，将计算机网络技术利用起来，不断创新档案管理工作，在网络的支持下，将不在保密范围内的中学档案信息公布出来，为全校师生提供优质、高效的档案信息服务，让档案信息资源得到充分共享。 （

10、四）加强中学档案信息的开发利用 档案中记载了中学各个方面的工作情况，是一种极具保持价值的信息资源，提升这些资源的利用率，可 以为学校工作带来更多的便利。第一，注重对中学档案信息资源的深层次开发。在中学档案管理工作中，档案管理人员尤其是要注意教育教学科研、实验、调查报告、数据分析、管理模式、经验教训以及规章制度等方面的资料，通风合理的开发利用，促进学校教学质量不断提升。并把档案扫描到计算机中，应用现代电子技术与通讯设备，制作成光盘收藏与专题网页，利用校园网供教职工或社会各界利用。第二，做好档案编研工作，促使编研材料档次提升。编研是高层次的信息开发工作，只有加大挖掘深度，才能将更加优质的服务提供给

11、教职员工，也让学校领导决策的制定有可 靠的信息。对此档案管理人员应尽快转变编研思路，主要编研和教育教学相关的、具备较高保存价值的材料。第三，做好档案信息资源、数据库及网络建设，档案室是保存中学档案的主要场所之一，是学校信息系统建设的一个关键部分，档案管理人员应尽快转变方法，从以往的档案室分类与编目逐步转变为利用标准机读目录，打造相应的室藏检索系统，并建立具有自身特色的数据库。此外，要全面考虑和网络技术的兼容、连接，在具备一定条件以后，可以进入校园网与局域网，为教职工乃至社会提供有学校特色的档案信息，这样可以进一步促进中学档案信息资源的共享。 （五）增强档案人员综合素质 为提升中学档案管理工作的

12、成效，档案管理人员需要掌握较强的档案管理现代化技术，可以深入开展对档案信息分析与研究工作，不断提升档案信息服务层次，这样中学档案信息服务和咨询环节才能保持协调。对此学校应加强对档案管理人员的培训教育工作，丰富他们的知识结构，让他们学习并掌握更多的档案管理技能。学校要通过以老带新、以强带弱以及互帮互学等方式，从整体上促使档案管理人员素质与能力提升，为中学档案管理工作的顺利开展创造良好的条件。对档案管理人员而言，需要认清形势的要求，主动加强学 习，争取做一名优秀的档案管理人才。尤其是在当前信息化时代下，档案管理人员还要转变自己的思想观念，认真学习先进的技术，引进科学的管理方法，转变以往的档案管理模

13、式，能够熟练操作各种现代化设备。这样才能让中学档案管理工作从以往的手工方式解脱出来，不断提升档案管理工作的效率与水平，更好的为学校的科研、教学、管理等工作服务。 4 结语 总之，在教育体制改革深入推进的过程中，为中学管理工作带来了巨大的考验，同时也面临着良好的发展机遇。档案管理工作作为中学教育事业中的重要内容之一，需要各级领导提高重视 程度，尽快建立起完善的管理制度，增加自己投入力度，培养更多素质高、能力强的档案管理人员。这样才能保证学校档案管理工作成效得到提升，真正发挥出中学档案资料的作用，为学校的进一步发展奠定坚实的基础。 参考文献 田凤华 .浅议初级中学档案管理工作 J.档案天地， 2017，（ 06）： 57-58. 孙翠云 .中学档案管理信息化建设探讨 J.电子世界， 2016，（ 21）：40-42. 何伟华 .关于中学档案管理工作的相关思考 J.东方企业文化， 2015，（ 19）： 183. ?S 粤 .中学档案管理工作的现状和对策分析 J.办公室业务， 2014，（ 15）： 100-107.