对创新高校档案服务机制的探讨与思考.docx

1、对创新高校档案服务机制的探讨与思考 摘 要：高校档案服务机制的创新工作，是新形势下高校想要获得可持续发展必须要采取的一个重要手段。但是由于高校档案内容涉及范围广，其服务机制的创新也是一个相对来说比较复杂的系统工程。需要探索的关键点非常多，主要包括绩效管理的创新、人才队伍的创新、服务形式的创新、资源体系建设的创新以及服务理念的创新等。笔者结合自身的理解，就高校档案服务机制的创新展开探讨，在此基础上阐述一下自己的观点。 关键词：创新；高校；档案服务机制；探讨；思考 高校档案服务机制是高校教育管理机制中一个重要的组成部分，对高 校档案服务效能有着直接且深远的影响。在当前的新形势下，高校要想获得健康可

2、持续发展，必须要创新高校档案服务机制，在整个档案服务工作中融入新型服务理念，从而达到提升档案服务水平的目的。本文在此基础上，就如何创新高校档案服务机制展开论述。 1 创新高校档案服务模式 对高校档案服务模式进行创新是改革高校档案服务机制中一个不可或缺的环节，一般来说，可以从以下几个方面对高校档案服务模式进行持续有效的推进：第一，在原有档案服务的基础上增加自助档案参考咨询和信息服务模式；第二，加大对档案服务社会化模式和 商品化模式的推行力度，将静态的、隐藏的档案信息转变为有价值的、系统的动态化知识信息，为社会提供有效的服务；第三，注重小众化档案服务模式的实施。高校档案服务人员可以从信息素质、兴趣

3、爱好、专业方向、学历层次、民族、性格、年龄、性别等多个方面对用户的结构层次进行研究，结合对用户动机的、需求趋向、需求规律和需求特点的调研，将其潜在的需求充分挖掘出来，在此基础上为其提供更具有人性化的服务。 高校档案服务是一个比较复杂的系统工程，要想对其进行创新，需要从多个方面去进行，比如利用在线展览的形式对馆藏资源进行开发 、通过网络资源为信息服务开发渠道、深层次加工档案信息资源、对利用者进行信息需求预测和调查等。 2 创新高校档案服务手段 高校档案服务所采取的手段也是对高校档案服务效能有着重要影响的因素之一。随着社会的进步和经济的发展，我国社会主义市场经济建设逐渐深入，党和政府越来越重视民生

4、工作，高校档案管理人员应当尝试和探索出更多能够具有 “ 亲民化 ” 特点的服务手段，通过主动记录、征集档案、多途径接收的方式进行创新，特别是加强对实物档案、多媒体档案和照片档案的管理和接收，在此基础上建立以科研和教学档案为主体 ，同时对其他门类档案内容兼顾的结构体系。与此同时，高校档案服务人员还要在网站上提供非保密或者有限制性的电子利用服务、文件查询，从而达到共享电子文件信息资源的目的。除此之外，高校档案管理人员还要利用网路信息技术开展在线服务，即在网页上利用电子信箱、提供数据库查询以及汇编相应专题等服务方式，让档案馆和利用者能够通过电子邮件的方式快速通信，以此为载体进行信息交流。就服务对象对

5、档案材料保存价值和真实性的咨询进行回答，提供有效的咨询服务和查询服务。在此基础上实现高校档案信息管理法制化、档案信息服务利用网络化以及档案信 息资源的数据库化和数字化。 3 创新高校档案管理体制 要想对高校档案服务机制进行创新，必须要有一个完整系统的程序去规范和约束，在此基础上形成一套运转灵活、落实有力、程序严谨、职责明确的管理体制。据有关实践研究证明，绩效管理是一项现代化的管理制度，目前在很多企业和高校的人事管理中都得到广泛的应用。在高校档案管理活动中，绩效评估所形成的激励机制、竞争机制和约束机制，都会为档案服务工作的创新提供一定的促进作用和强大的保障。从目前的实际情况来看你，有些高校的档案

6、室还奉行着传统的 “ 不作为 ” 或者 “ 不 求有功但求无过 ” 的服务心理，给人们留下了一种档案职业非常舒适清闲的印象，甚至档案职业被认为是女性教职员工的 “ 顾家 ” 职业和中老年教职员工的“ 养老 ” 职业，导致档案职业成为专门用来照顾老弱病残的 “ 关系岗 ” 和“ 照顾岗 ” 。在当前高校的档案馆中，这种缺少动力又缺少压力的现象可以说是普遍存在。而引入绩效评估这一管理制度就可以对这些状况进行有效的改善，这也就要求高校档案管理人员要对管理体制进行有效的创新。首先，要根据实际情况针对高校档案室的服务工作制定出科学合理的管理条例和管理办法，量化分解服务内容，对工作指标进行不断细化 ，同时

7、要对考核标准进行进一步的明确，在此基础上实现具体工作目标化、有形工作具体化、无形工作有形化；其次，要加强对高校档案服务人员的岗位管理，在此基础上建立绩效挂钩、末位淘汰的竞争机制，同时采取竞争上岗的制度，对岗位纪律和职责进行严格明确，从而形成运转灵活、工作有力、程序严谨、职责明确的的管理机制，为高校档案工作的全面可持续发展奠定良好的基础。 4 挖掘用户潜在需求 只有全面满足档案使用者的需求，才能有效促进高校档案服务水平的提高， 而档案使用者的需求除了现下的需求还有潜在的需求，对用户的 潜在需求进行挖掘，可以有效促进高校档案的可持续发展。档案用户由于文化层次、兴趣以及职业等各个方面的不同，对于档案

8、利用的需求和频率也呈现出一定的差异性。根据使用者对于档案的利用频率，可以将其分为尚未利用型、偶尔利用型以及经常利用型。对于偶尔利用型，高校档案管理人员可以采取试探性的营销策略。譬如，在档案网上创建专题数据库，采取对多种档案主体服务进行开发的方式对档案用户进行试探，在此基础上将该类型用户的潜在需求有效激发出来。对于经常利用型是用户，高校档案管理人员可以通过 Web使用模式挖掘技术分类技术对潜在的用户进 行发掘，在此基础上采取聚类分析的方式进行分析，并且通过对该类用户进行登记，包括用户兴趣、学历和职业等，对用户利用档案的趋势和动机加以了解，在此基础上将特征相同的用户群有效划分出来，对其潜在的需求进

9、行深入挖掘，并在此基础上针对这类用户提供个性化的定制服务或者开展特定的宣传策略。 5 结论 综上所述，对于高校档案事业发展来说，创新是必须要采取的方式和途径。需要注意的一点就是，对高校档案工作进行创新不能脱离高校档案服务这一主要根本，档案管理人员要尽可能多的站在档案利用者的角度去思考和创新，只有 学会换位思维，深入琢磨利用者的心态，才能切实有效落实高校档案服务机制的创新工作。 参考文献 高校档案服务机制创新的思考 J.李代华 .三峡大学学报（人文社会科学版） .2006（ 04）： 34-35. 关于高校档案服务机制创新的思考 J.陈妹 .扬州大学学报（高教研究版） .2006（ 05）： 65-66. 走向公开是创新档案利用服务机制的最佳途径 J.黄宁芳 .陕西档案 .2005（ 05）： 21-22. 关于创新档案服务机制的思考 J.张晓燕 .安阳工学院学报 .2011（ 06）：76-77. 试论创新档案服务机制的关键点 J.张晓燕 .安阳师范学院学报 .2011（ 06）： 54-55. 作者 ?介 郑立梅（ 1977-），女，河南唐河人，助理馆员，硕士研究生，研究方向：档案管理。