档案信息化建设与档案管理的几点思考.docx

1、档案信息化建设与档案管理的几点思考 摘 要：档案，是对国家和社会具有保存价值的各种不同形式载体的历史记录，属于国家的重要资源之一。档案管理随着信息化技术的不断推广也渐渐发展起来。自改革开放以来，我国的档案管理也开始引进先进的档案管理技术，使得档案管理水平大大提高，为档案的资源共享提供了有力的保障。本文将以档案信息化建设为依据，对档案信息化建设与档案管理进行几点思考。 关键词：档案信息化、档案信息化建设、档案管理 随着计算机技术的不断发展并且逐渐深入到各个领域的应用范围，我国的档案管理也逐渐提高。档案是在社会活动中有着重要 地位的一种文化形式的存在，对社会的发展有着非常重要的作用。融合了计算机技

2、术的现代化电子档案是档案发展的趋势，这种新的档案管理技术的引入为我国档案的信息化建设与档案的管理奠定了基础。 1 档案信息化概念 档案信息化就是指在国家负责档案行政管理部门的领导规划下，将现代信息技术应用到档案管理工作中，将档案管理模式的重点由实体档案管理转变为数字化信息管理模式。 2 档案信息化建设的主要内容 档案信息化的内容较为丰富，具有广义和狭义上的分别。从广义上来讲，档案信息化建设就是将社 会中不同领域的信息进行整理融合，这样不仅可以促进信息资源的整合，也为信息资源的共享提供了便利条件。从狭义上来说，档案信息化建设就是指档案资料通过信息化的技术来使档案本身的资料更加全面，为档案的阅览者

3、提供更加真实有效的信息。档案信息化建设通过现代信息技术将各类重要信息整合到一起，并且按照一定的类型将信息资源进行归纳存储，使得档案阅览人员查询更为方便，同时也使得档案管理工作更加有效率。档案信息化建设使得档案中的重要信息可以很好的与社会其他信息相互联系，从而可以为大众更好地提供信息服务平台。 3 档案信 息化建设中存在的问题 （一）数据的异构性 档案的传输共享和查阅中，档案的形式由最初的纸质档案转变成电子档案。这种形式上的 ?D 变不仅可以保证档案传输的安全性，也使得档案传输的时间大大缩短。档案在各个单位之间进行传输时，不同的单位具有不同的数据库，在这些数据库中包含着数量庞大且属性各异的档案信

4、息。各单位将自己的电子档案移交给档案管理部门以后，各个单位的档案数据来源差异、属性差异以及内部结构差异给档案的分类整理、档案内部结构调整工作带来了一定的困难。 （二）高度的分散性 档 案信息化建设中需要面对的另一个难题就是高度的分散性。我国地域辽阔，民族众多（存在相当数量的少数民族档案），在社会经济的发展过程中，档案是一种记录社会发展的有效凭证，这也就体现了对档案进行管理的重要性。但是不同的区域档案管理水平和管理方式都各不相同。因此不能用统一的标准对其进行衡量和考核。这种情况在一定程度上影响了档案管理工作的进行，对档案信息化建设产生一定的阻碍。随着国民经济的不断发展，我国的社会建设已经达到了新

5、的高度，档案的管理在一定程度上影响着国民经济的发展，因此，对档案进行科学的管理是十分必要的，我们 应当充分利用经济发展所带来的便利条件来发展档案的信息化建设。不同部门进行档案移交时难免有重复的内容，缺少精炼性，使得数据的准确性也受到影响，这些问题都是当下档案信息化建设中所存在的。 （三）管理的滞后性 从其他国家的档案管理我们可以发现，档案信息化建设关键在于档案的管理，而不是档案信息化。通俗的说就是档案信息化建设的核心工作是对档案管理工作中的业务流程进行精简、优化，这是档案信息化建设所面临的最大的挑战。传统的档案管理机制中，每年只进行一次档案的移交和档案目录的汇总，这样的机制使得档案管 理工作明

6、显滞后，在档案信息的查阅上很不方便。一旦发生重大事故急需调阅档案时将会很受限制。因此，档案信息化建设和档案管理工作是一个重大的系统工程。 （四）管理人员技术水平问题 上文中我们已经提到不同的单位档案管理部门信息化水平参差不齐。一些单位早就引入先进的计算机技术来进行档案管理工作，而有些单位还无法实现档案信息共享，没有充分利用互联网技术的优势，档案管理人员对计算机以及信息化档案管理技术掌握较少。 （五）观念问题 档案信息化建设要求对信息资源的运用观念发生转变，档案 的接收整理工作是非常重要的，将档案中的信息社会化，作为一种信息资源服务大众，带来一定的效益是必然的。因此，在档案信息化建设和档案管理工

7、作中需要把注意力从档案的获取、保存转移到档案信息的使用上来。 4 推进档案管理信息化建设的措施 （一）提升档案管理水平 随着计算机网络技术的发展，许多重要文件都开始在网络上进行传输，在档案的网络传输中，应事先对档案文件格式进行统一转化，保证档案传输的可靠性，同时档案管理单位应该按照相应的档案管理要求对不同载体、不同类型的档案进行数字化处理，完成本 单位对电子档案的积累、归档、标注等工作，保证存档的电子档案真实、有效，并且保存完整。制定一套可行合理的电子档案管理办法，使得电子档案的接收、存储、使用能够有序进行。 （二）提升档案管理人员的业务水平 对档案管理人员进行专业培训，让他们从传统的手工管理

8、提升为具有现代化计算机档案管理专业水平，使档案现代化管理系统能够正常、有效的运行。合理设置档案管理工作岗位并建立合理的奖励机制，充分发挥档案管理人员的创造性和积极性。 （三）提高档案管理手段 在档案的信息化建设和档案管理中 ，需要提高档案管理手段，实现档案信息资源共享。档案的管理工作需要根据社会发展的热点现象和重点工作为公众提供信息。随着互联网大数据时代的到来，档案管理系统应该正确的认识数据化档案以及新的档案管理模式，谨慎的选择具有包容性的规范化、通用化档案管理软件。 （四）提升服务意识，保证档案信息质量 随着档案信息化建设的逐渐推广，未来采用自助式的档案信息查询服务已经成为一种趋势。随着社会

9、各界公众对档案信息需求量的增大，档案管理工作将会产生巨大的工作量。这就要求档案管理人员充分履行自己的职责，仔细完成档 案的收集整理工作，保证档案信息的质量，为社会大众提供最优质的档案信息服务，使得档案管理部门充分适应社会的发展。 5 结束语 综上所述，档案信息化建设对档案管理工作的发展具有深远的意义。着力解决档案信息化建设中存在的问题，使先进的信息化技术和档案管理工作相结合，提高档案收集和整理的工作效率，提高档案信息的准确性和真实性，不仅可以为档案借阅单位和个人提高很大的方便，也能促进档案管理系统更好的发展。档案信息化建设任重而道远，需要所有档案管理人员和社会各界人士的共同努力来完成。 参考文 献 郑月 .关于档案信息化建设与档案管理的几点思考 J.赤子（上中旬），2014， 17： 192. 赵群 .解析档案信息化建设与档案管理的几点思考 J.办公室业务，2014， 23： 150-151. 夏燕玲 .档案信息化建设与档案管理的几点思考 J.云南档案， 2010，03： 29-31. 张艳 .档案信息化建设与档案管理的几点建议 J.东方企业文化， 2015，21： 233. 赵世刚 .档案信息化建设与档案管理的几点思考 J.科技展望， 2016，16： 227.