XX电子科技有限公司跟单员手册.doc

1、 XX电子科技有限公司跟单员手册 概 论 本章要点：跟单员的定义，工作界定，工作定位，工作特点，跟单员的素质，工作内容及知识，技能要求及跟单员工作的重要性。 一 。跟单员的定义：（什么是跟单员？） 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代） 所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。 二 。跟单员的工作界定： 跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员 总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。 1 业务跟单 ：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了

2、兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员 or 业务助理。 2 生产跟单 ：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理 or 生产主管 or 总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。 三 。跟单员的工作定位： (工作性质 ) 跟单员是业务员。他的工作 不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要： （ 1） 寻找客户 ：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

3、（ 2） 设定目标 ：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。 （ 3） 传播信息 ：将企业产品的信息传播出去。 （ 4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。 （ 5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。 （ 6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。 （ 7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户 。 跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要： （ 1） 函电的回复： （ 2） 计算报价单 （ 3） 验签订单 （ 4） 填对帐表 （ 5） 目录，样品的寄送与登记 （ 6） 客户档案的管

4、理 （ 7） 客户来访接待 （ 8） 主管交办事项的处理 （ 9） 与相关部门的业务联系 跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生 产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。 四 。跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。 1 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订

5、单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。 2 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是 一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。 3 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。 4 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的

6、工作效率是快速的。 5 工作是综合性的：跟单员工作涉 及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。 五 。跟单员的主导意识： 什么是主导意识？就是全局观念 你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。 作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何 生产？何时完成？出来的产品怎样？与我无关

7、，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。 有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。 有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力 有效：有效率，有结果。 目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。 总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人，一个部门来评定。因此，在你的工作中，你心中要把别人（工作环节涉及到的人）看成是自已的部下。（不是说你就是领导 ，而是要给他们布置任务，明确目标，提供条件。你的目标很明确：就是对最终结果负责。 六 。跟单员的素质要求：（跟单员的训练） 跟单员的工作

8、性质与特点决定了其从业的素质要求： （ 1） 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。 （ 2） 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。 （ 3） 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。 （ 4） 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及 生产人员的沟通。 （ 5） 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。 （ 6） 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。 （ 7） 法律知识。了

9、解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。 （ 8） 谈判能力。有口才，有技巧。 （ 9） 管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。 （ 10） 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。 七跟单员的工作内容及知识，技能要求： 跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。 1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同 等等）。基础外语及函电往来。 2 .物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养） 3 .生产过程跟单（生产

10、进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。 4 .货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。 5.客户联络跟踪 （客户接待）：了解对客户的管理，懂国际 礼仪知识： 八跟单员工作的重要性： 企业之生存与发展都是以订单为主线的。跟单工作是一个企业的主生命线和管理制高点。而作为订单的跟进者 跟单员的工作跨越了企业运作的每个环节，它是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心区纽和桥梁，是一个企业的窗口和门户。从图表我们可以更清楚地得到论证： 跟单员工作部门关联图：（ P。 4） 跟单员：对外：业务部门（国内，国外贸易部，） 客户 （国内，国外客户，外贸公司，中间商）

11、运输（海运，空运，汽运，铁路运输，集装箱，快递公司） 政府 /金融（海关，银巷 ，税务，商检，保险） 对内：计划 /物料（生产计划，物料进度，报价） 制造部门（生产进度，样品制造） 技术 /品管（产品规格，新品开发，估价，产品标准） 财务 /资财（出货管制，成品仓，准确报价，包装防护，汇率结算） 行政部门（派车，放行，报关，船务） 跟单员工作流程关联图：（ P。 5） 客户 订单处理中心 订单 订单处理中心 生产部门 生产计划 采购部 （库存查询） （出货传票） 供应商 进料 仓库 生产转换 仓库 出库 第二讲 外贸业务跟单 本章要点 ：接单与审单 进出口货物的基本程序 外贸业务主要就是进行货

12、物的进出口交易。我们分别来了解一下出口货物跟单和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。 货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。 一接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都 足以构成书面合同。 1下单方式：客户下单的方式有：通过电话， Fax, Email 或书面合同等方式。 2接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访

13、，利用我们的网站，等等。 3接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： （ 1） 合同：（ CONTRACT）合同有销货合同（ SALES CONTRACT）和购货合同（ PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。 （ 2） 确认书；（ CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等 条款都不列入。它也有销货确认书（ SALES CONFIRMATION）和购货确认书（ PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，

14、大棕贸易的进出口。 还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。 4接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 （ 1） 询盘：（ INQUIRY）又叫询价。 （ 2） 发盘：（ OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 （ 3） 还盘：（ COUNTER-OFFER）又叫还价。 （ 4） 接受（ ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并

15、愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。 二审单：即审核合同 1审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。 2审单方法： （ 1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？ 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 （ 2）质量： 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。 （ 3） 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。 约数：如合同数量前加“约”，可使交货

16、数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是 2。 5%，有的认为是 5%。按跟单信用证统一惯例，信用证上如规定约字，应允许有不超过 10%的增减幅度。 （ 4）单价，总额的审查： 1 客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。 2 通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元） （ 5）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有： FOB 船上交货价（指装运港的价格条件） C&F （ Freight or Carriage Paid to

17、 .）运费付至指定目地的交货 CIF 成本 +保险费 +运费（指目的港）价格 常用的 FOB CFR CIF 几种价格的换算及公式介绍如下： （ 1） FOB 价格换算为其它价： CFR 价 = FOB 价 + 运费 FOB 价 + 运费 CIF 价 = - 1 - 保险费率 X 投保加成 （ 2） CFR 价格换算为其它价： FOB 价 = CFR 价 运费 CFR 价 CIF 价 = - 1 保险费率 X 投保加成 （ 3） CIF 价格换算为其它价： FOB 价 = CIF 价 X （ 1 投保加成 X 保险费率） - 运费 CFR 价 = CIF 价 X （ 1 投保加成 X 保险费率

18、） （ 6）付款方式审查： 1. 付款方式是否能接受？ LC ，付定金，等等。 2. 支付的货币能否接受？ （ 7）包装要求的审查： 1 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？ 2 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？ 3 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外 包装，标签，说明书） 内包装：普合，白合，彩合，吸塑 外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。 （ 8）交货期的审查 （ 1） 跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是 2 周， 3 周，或一个月，二个月，一个季度或

19、更长。 （ 9）交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。 注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运 （赶销售）， 我们可要求客户承担多出部分的费用。 关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。 1 寄目录，样本： 2 准备样品。 （ 1） 工厂现有的款式 （ 2） 新款 （ 3） 客户来样。 要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到： （ 1

20、） 有完整的产品资料，主动进行宣传。 （ 2） 新品的成本，价格要进行核算。 （ 3） 新品的制作要留有实样。 （ 4） 客户的来样要保存好原样。 三形式发票： PROFORMA INVOICE 买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。 产品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款 （价格条款，付款方法）。此外， 提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。 注意几点： 1 .单价条款要明确 （ FOB, CFR, CIF） 2 .交期要明确