浅析新形势下如何做好文书档案的查阅利用工作.docx

1、浅析新形势下如何做好文书档案的查阅利用工作 摘 要：档案是对企业生产运营各项工作的真实记录，其可以为查考历史提供重要的凭证，在企业管理中发挥着重要的作用。随着经济社会的快速发展，人们对文书档案的查阅利用工作有了更高的要求，同时，新形势下文书档案的查阅利用工作也面临着巨大的挑战。本文首先阐述了做好文书档案查阅利用工作的重要意义，然后分析了新形势下企业文书档案查阅利用工作存在的问题，最后提出了相应的对策，旨在为相关工作提供一些理论借鉴。 关键词：文书档案；档案管理；查阅利用 0 引言 文书档案的查阅利用工作是企业经营中 的一项重要工作，其具有很高的工作要求。企业文书档案能为决策人员提供具有价值的参

2、考信息，在处理企业问题时也可以参考档案来加以破解，进而推进企业发展。现实已经证明，文书档案的查阅利用工作已经愈来愈向政府、民间团体、个人等延伸。 1 做好文书档案查阅利用工作的重要意义 在企业经营活动与行政办公中，文书档案管理是一项非常重要的工作，其客观反映了企业生产经营活动的实际情况，所以，切实做好文书档案的查阅利用工作，可以使企业的内部管理制度得以进一步的规范，促使企业的生产经营更加合理有序规范。作为文书档 案业务人员来说，必须从日常工作入手做好各项基础资料的收集和归档整理工作，促进标准化规范化，使其最大程度的为企业经营管理者提供决策的参考依据。同时，也能为社会及个人提供各类有效凭证，从而

3、使企业、社会、个人切身利益得到根本性的保障。 2 新形势下企业文书档案查阅利用工作存在的问题 2.1 对文书档案工作重视不够 在企业的日常经营活动中，工作人员为了自身的便利，经常将应立即归档的资料、图纸与合同、证件证书等留在自己手里，有的工作人员认为企业的视频音频资料、会议记录以及活动照片等没有很 大的利用价值，并未将其进行归档，还有相当一部分文书档案管理人员对自身的要求不够严格，不及时主动地对资料进行收集归档，这种现象充分说明了企业对文书档案工作重要性的忽视。 2.2 立档部门对档案工作的认识不一，配合不够 各立档部门对档案工作的认识不够统一，相互之间的配合不够，有的立档部门不愿将文书档案原

4、始文件资料交到档案管理人员的手里，进而导致文书档案的缺失。因为收集、归档工作得不到相关立档部门的大力配合与支持，从而使得档案人员对做好档案工作心有余而力不足，在多次催促未果的情况下，许多重要的 文书资料得不到完整归档和整理，进而对日后的查询利用造成严重的影响。 2.3 文书档案材料不全面，收集归档有缺 ? 在企业文书档案收集归档日常工作中，经常会出现材料缺失的现象。特别是目前大多数企业都使用了网络办公系统，尽管从效率方面得到了一定程度的提升，为将通知及时传达给基层员工提供了保障，然而，对于企业其他的能反映企业生产经营记录的纸质资料，不能及时归档，往往会产生缺项。并且如果长时间不入档案，就会有丢

5、失的危险，从而造成档案材料收集不齐，在进行整理时，就会产生缺项，无法弥补，从而无法有效地 对工作提供参考。 2.4 文书档案材料质量差 相关工作人员在收集整理文书档案的过程中，偶尔会遇见一些比较生僻和长时间未签字的资料，由于这些材料的价值性与真实性无法确定，所以对于这些材料工作人员也不敢随意扔掉，这便造成了在收集整理档案时不加以认真鉴定，看见材料就收集的现象，从而导致所收集整理的材料质量普遍较差。除此以外，现代电子办公系统的盛行，造成纸质资料各类行文格式五花八门，如：字体不规范、格式不统一、语句错字等等，这些都影响到了文书档案的质量难以保证。 3 相应对策 3.1 加大支持力度，提高认识文书档

6、案信息的重要性 企业管理层要对文书档案对于企业利益的重要程度予以高度重视，加强对档案的保护意识，首先要在硬件投入上给予支持，提高文书档案的利用率与实效率。企业文书档案的查阅利用，是企业档案工作的最终目的，是强化企业效益，为企业生产经营、出现纠纷矛盾时保驾护航的利器。从事档案工作的人员，要更新观念，善于发挥聪明才智；企业要认识到档案利用的重要性，要在人力、物力、财力方面向文书档案给予支持和关注，使档案的利用率和实效率得以提高，真正起到为企业、为社会、为员工利益有 效引导和服务的作用。 3.2 加强部门协作，各部门鼎力配合 许多有利用价值的档案文件材料都是来源于各个立档部门，所以，要正确处理好与各

7、立档部门之间的关系，对档案的结构进行不断的完善，努力提升归档质量。档案管理人员要做到 “ 三勤 ” ：首先是脑勤，就是结合企业的实际情况来思考档案与企业业务工作间的关系，总结提升档案管理质量的方法；其次是要嘴勤，即是要经常主动地去了解各个部门所开展的业务工作及具体内容；最后是脚勤，即是要经常性地到各部门进行走访，注意收集工作档案信息。同时要加强与各部门的协调和沟通 ，保证档案收集渠道的畅通，还要着重收集能够体现企业的历史演变、重组变革、重大事项的档案文件材料，为企业将来拓展业务领域提供科学根据，切实发挥档案部门在企业发展中的参谋助手作用。 3.3 建立健全相关制度 企业要建立一套科学的档案信息

8、查阅利用制度，根据企业的实际情况，预先编订一些平时需要收集的资料目录，对各类资料的鉴别规范和注意事项进行专项说明，同时召集会议传达，并要求各相关部门注重平时的整理收集和及时入档。要建立本企业本行业档案资源信息共享机制，形成档案查阅利用服务网络，对档案信息进行合 理开发，提高其实效率。同时企业还应该积极开展档案咨询服务，甄别出企业生产经营需要的信息，为决策管理者提供决策的依据，从而使文书档案得以有效实用的开发，为企业创造良好的经济效益服务。 3.4 探索档案利用的方法与技术 新形势下，企业对档案信息的依赖性愈来愈强，以往的文书档案查阅利用方式，已然无法适应经济发展的需要，所以，我们要将所拥有的档

9、案信息进行规范的整理，提炼出其中的精髓，以便于快速有效地予以利用，且尽可能去首先电子化。首先，对现有的文书档案进行编号，建立台账登记目录手册，所有资料信息 按册按号编入，便于查阅利用。其次，积极推进档案计算机管理系统，将所有文书档案信息录入电脑，利用电子手段进行信息的检索和统计，同时将系统与企业内部网络连通，每个需要档案资料的人员都可以预先查询目录，实现全企业范围内的档案信息资源共享，这将提高工作效率和档案资料的利用率。在计算机档案管理系统中，为了保密安全的需要，可以增设权限设置。也就是说，档案信息目录是全企业联网，但是具体的资料内容不录入计算机系统。所需查阅内容，查阅人需根据查阅目录，经上级

10、批准后方可进行档案室查阅纸质资料或电子资料。 4 结论 总而言之，新形势下，切实做好文书档案的查阅利用工作，对于进一步规范企业内部管理制度，使得企业的生产经营合理规范有序具有重要的意义。所以，企业要投入一定的精力来切实做好文书档案的查阅利用工作，针对现阶段该项工作中所存在的主要问题，从加大支持力度、加强部门协作、建立健全相关制度等多方面采取相应的解决措施，并且还要高度重视日常资料的收集、甄别工作，同时及时提炼出有效信息，为企业管理者决策提供坚实的原始台账凭据，保护企业和个人的利益不受损失。 参考文献 朱红霞 .新形势下如何做好文书档案管 理工作 J.人才资源开发， 2017. 王俊，晏宇星 .浅谈新形势下如何做好文书档案管理工作 J.赤子（上中旬） ， 2017. 郝汇东 .新形势下如何做好文书档案的查阅利用工作 J.经营管理者，2017. 董洁 .新形势下事业单位文书档案管理工作方法探讨 J.现代国企研究，2016.