浅析新时期档案工作的数字化管理.docx

1、浅析新时期档案工作的数字化管理 摘 要：随着世界科技和经济的发展，人类社会正从工业社会迈向信息社会，而数字化是这个社会演进的历史进程，档案数字化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；数字化的过程就是信息技术推广应用、信息资源开发利用、信息产业发展壮大、信息服务广泛开发和不断提高的过程；同时是加速社会生产、不断提高工作效率、管理水平、人员素质和经济社会效益过程，也是各国综合国力，各地经济实力和人才开发的过程，数字 化的水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。 关键词：档案

2、；数字化管理 1 开展档案数字化管理工作的意义和必要性 档案信息化建设的根本目的是最大限度地发挥档案资源的价值。 1.档案数字化。数字化是目前应用较广的一种综合性技术，它是通过计算机的信息处理技术从而实现信息的共享与传输。它的适用范围极其广泛，各种信号，如声、电、光等都可以以数字信号的形式存在，同时其传输共享速度也是极快的。档案数字化则是把传统的档案和信息进行整合，从而建立起一个信息库，而它的终极目标也是实现 资源的快捷传输与共享。 2.档案数字化建设。档案的数字化建设的对象总体可分为两大类：一是把传统的档案模式转变成数字化的形式；二是在电子文档的基础上进行更加完美的设计，从而提升文档的可信度

3、与完整度。档案数字化可分为两个过程，通过计算机技术和存储设备的合作，将文档进行分类整理后，在进行分类保管，然后再交由网络技术实现档案数字化的查询功能。 对传统档案进行数字化，就是充实数字档案资源的过程，其意义不言而喻，具体有以下几个方面： 1.提高档案信息的利用效率。数字化的档案可以在网络环境中提供利用，充 分发挥网络传输面广、不限时不限地、快捷便利的特点，解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾。此外，数字化的档案可以与办公信息系统生成的现行电子文件在同一个系统中提供利用，极大提高了文档信息的利用效率。 2.保护档案原件。许多历史图纸、文件因物理老化或者保管不当而脆弱易损，如不及时修复，很可能彻

4、底损坏，通过制作其数字化副本替代原件流通利用，可保护重要档案原件免遭进一步损坏。 3.规避安全风险。通过异地存放多套档案数字化副本，确保档案信息的安全，规避各种自然灾害或人为损害对档案信息可能带来的灾难性后果。最后是缓解库房空 间的紧张。对于日益增多的非永久保存的半现行文件，可通过制作数字化文本来取代原件进行保管，可以缓解档案库房保存空间的压力，提高空间利用率。 2 新时期单位档案数字化管理的措施 （一）树立档案数字化管理意识 单位档案管理人员务必要树立起档案数字化管理意识，逐步转变档案管理理念，不断去学习新技能、新知识，对档案管理手段予以创新，及时更新知识体系机构，以便能够将档案数字化管理做

5、好、做扎实。同时，单位应该结合自身实际情况来制定出合理、科学的档案数字化管理体系，确保实现档案安全机制、档案保 密机制、档案使用机制、档案工作制度四者之间的相互联系。 （二）加强涉密档案数字化管理 涉密档案数字化加工应由档案形成单位实施，原则上不外包，确需外包的，必须由具备涉密档案数字化加工资质的中介服务机构承担。在开展涉密档案数字化过程中，必须有专人负责对数字加工过程及后续工作的全程监管。因监管不力，造成档案信息安全事故的，将按照档案管理违法违纪行为处分规定予以处分。为使保密工作落到实处，单位应该与数字化外包机构签订安全保密协议，并对数字化加工人员进行安全保密教育。同时要求数字化外包机构必须

6、 与其工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容。 （三）确保数据安全防线 一是专人管理。单位应该明确专人负责电子档案目录及全文数据的录入、挂接、保管等，确保档案数据安全，定期检查数据录入、转接及存储、利用等情况，注意查漏补缺，特别是对新进馆目录数据质量进行检查、核对，尽量做到规范、完备。二是专机专用。配备专用计算机四台，服务器一台，专门用于档案目录的录入储存及检索使用，无关人员一律不可使用，定期组织专人对所有存储设备进行检查、维护，确保机器运转正常。三是多介质储存 。做到多机、多介质同时储存档案数据等信息，除现有服务器储存外，配有移动硬盘、光盘等存储设备，同时做好档案

7、数据异地备份的准备工作，保证档案数据安全。 （四）加强环境防线 为使数字化外包过程时时刻刻处在可控状态下，单位应该充分考虑档案数字化场所的环境安全，专门为数字化工作提供了一个标准、规范、安全的工作场所，同时，配备高效、实用的档案安全监控设备，使处于数字化状态各个阶段中的档案始终处于安全、可控、有利的环境中，确保 “ 一件不丢、一件不坏、一件不乱 ” 。此外，单位还应该注重数字化档案资源的系统性 和完整性、重视档案的利用，全面梳理现有档案信息资源，整合依托数字技术和网络技术，使档案管理的工作重心由保管职能向服务职能转变，以便能够提供快速、有效的数字信息服务。 （五）提高档案管理人员的业务素质 众

8、所周知，单位档案数字化管理工作是一项具有较强学科性、综合性、专业性的工作，尤其是在知识经济时代，单位档案管理工作人员既要熟练掌握文学、社会科学、情报学、档案学、心理学、教育学等一系列的专业知识，还要不断学习计算机、外语等知识，以便能够不断地提高自身素质，进而有效应对档案信息资源的数字化管理 。与此同时，当今单位档案管理工作呈现出档案资源数字化、电子化发展的明显趋势，为了能够进一步提高服务层次和服务水平，单位档案管理工作人员不仅仅是一名档案资料管理者，而且也应该是档案学科知识的提供者、档案信息领航员。而单位档案管理工作人员要达到这一目的，那么就需要学习新知识、掌握新知识，具有高效的信息交流能力。

9、此外，单位档案管理工作人员还需要有无私奉献、甘为人梯、敬业开拓的良好职业道德，要有较强的责任感和心，要端正服务态度，提高服务质量，严格要求自己，竭诚做好档案服务工作。 3 总结 档案数 字化具有良好的发展前景，人们对知识经济的看中也将铺就其光明的发展道路，谨以此文希望能为档案数字化发展贡献一份力量。信息化的步伐日益渗透到我们生活的每个角落，文献事业的发展也步入了新的阶段，二者的共同作用在于都是为了社会现代化建设服务，都是为了提高资源共享与利用程度，这也决定了我们要在档案数字化的发展方面付出更多的努力。社会面貌的日新月异，档案工作自然不能落后，我们期待档案事业更加美好的明天。 参考文献 仇玲，刘立君 .目前事业单位档案管理存在的问题与对策 J.中国科技信息， 2014， 25（ 16）： 120-124. 杨靖 .新形势下事业单位档案管理的新思路 J.安徽预防医学杂志，2005， 22（ 05）： 145-147. 史群 .档案管理人员应加强修养、提高素质 J.大家健康， 2013， 18（ 19）： 143-146.