1、浅析档案管理原理在档案管理现代化中的应用 摘 要：档案，是社会资源信息的一种储存形式，无论是对国家还是对企业而言都具有一定的重要意义。随着社会的不断发展，各行各业的档案数量逐年增长，伴随着档案的增多，其有效的管理方法也就成为了国家、企业以及个人关注的热点。本文将档案管理原理应用到现代化的档案管理中，有效的提高了档案管理的工作效率，减少了不必要的管理错误行为，对社会、对企业发展意义重大。 关键词：档案管理原理；档案管理现代化；应用 传统的档案管理方式都采用手动方式，在现代化的发展大环境下亟需发展现代化的档案管理工作，本文对档 案管理原理进行了理论阐述，并试图通过档案管理原理的应用分析来有效的提高
2、现代化档案管理的工作效率，并结合现代化的管理方式和方法以及设备去开展档案管理工作。以此来积极的适应社会的高速发展需求。 1 档案管理原理应用到档案管理现代化中的必要性分析 档案管理现代化，是指在现代化的管理理念下，运用现代化的管理手段和方法，采用现代化的科学技术以及设备进行档案管理的一种方法。它是档案管理者积极性、主动性和创造性的一种体现，是对原有的档案管理基础之上进行的科学化的调整和改革，是将档案管理逐步引向现代化、 智能化以及系统化方向发展的一种方式和方法。 目前，社会经济飞速发展，各行各业的档案数量逐年增多，传统的档案管理已显落后，难以跟上时代发展和企业发展的步伐，加之信息档案多种形式的
3、出现，更加增加了档案管理工作的难度，面对这种社会问题，社会各界都在不断的进行档案管理的调整。经过档案管理研究者和企业实际应用实践经验发现，将档案管理原理应用到档案现代化的管理中，可以有效的提高档案管理的高效性和科学性，减少了档案管理人员的工作负担，实现了企业档案管理的良性发展，由此可见，为了实现档案管理的现代化，必须充分引入 档案管理原理，充分发挥其管理作用意义深远且重大，值得企业应用实施。 2 档案管理原理在档案管理现代化中的应用探讨 所谓档案管理原理主要包括四大方面，一是整分合原理，二是系统管理理论、三是反馈原理，四是动力原理。下面就从这四大方面在档案管理现代化中的应用进行分析。 1.整分
4、合原理在档案管理现代化中的应用。 所谓整分合原理，也就是指在整体规划下，细分有效资源，再进行综合的一个过程。它可以对一项工作的过程进行细分再整合，最后重新排列和组合成想要的结构，这种原理可以有效的提高 工作效率。应用到档案管理中，就是首先分析档案管理整个过程，初步了解档案管理的基本情况，注意其中的发展规律和各个环节的功能体现，然后将档案管理这个整体拆分成若干个部分，分成档案性质鉴定、档案收藏、归类库存管理、档案数量统计以及编订研究等几个环节，之后由具体单位的实际情况再进行合理的组合排列，确保宏观上能够最大程度的认知档案并管理档案，还能确保档案各个科室和管理部门各自职能的发挥。同时加强部门之间的
5、联动机时制，争分整体的还档案信息资源。 2.系统管理原理在档案管理现代化中的应用。 现代化的档 案管理工作需要系统化原理进行支持，所谓系统原理就是以系统的理论和方式、方法对档案进行管理的一种现代方法。随着科学技术和信息技术的发展，现在的档案基本已形成了一个大的档案系统，不再是传统形式上的分割式形态了。档案的划分多从局域、部门以及单位来进行，现代化的档案管理就是考虑整个整体，把子系统融合在一起的这么一种形式。这是档案管理现代化的必然发展要求。可以从以下几方面进行着手应用：首先，档案管理者要整体的、系统的观念去对档案进行管理；其次，合理利用现代化的电子技术进行电子化的档案管理，对其收集和查询做系统
6、的整合； 最后，提高档案管理工作的重视度，结合国内外先进的经验来系统的认知档案管理工作，并积极完善档案管理的系统化。 3.动力原理在档案管理现代化中的应用。 动力是维持一项工作有序并高效进行的重要保证，动力原理主要是针对管理者而言的。是指档案管理在进行档案管理工作时应该以动力为支撑，充分发挥管理者的主观能动性，从物质方面、精神方面来为管理者带来动力。首先，物质需求是管理者的基本需求之一，只有保证管理者得到了基本物质满足才能吸引管理者为档案管理工作提供工作动力。其次，精神动力是指对管理要进行培训教 育和宣传教育，使其充分认识到档案管理工作的重要性以及自身在其中的价值体现。除此之外，国家也应该设立
7、专门的档案管理机构，不断吸引优秀管理人才。 4.反馈原理在档案管理现代化中的应用。 反馈原理是现代化的档案管理中的基本组成要素之一，是一种发布管理信息，再通过传输渠道回收信息的一个过程。它是档案管理质量的直接体现形式，可以充分的反应管理价值。例如，一份档案的管理能否在社会上发挥其积极的社会效应和经济效益就是可以通过反馈来体现的。反馈的信息好自然就表示社会效益是良好的。所以，现代化的档案管理工 作中反馈原理的应用必不可少。也可以说，反馈过程其实就是一种社会对于档案管理工作的监督和检验过程，根据反馈信息，档案管理者可以发现工作中存在的问题，及时加强自身建设，根据参考依据不断调整管理方法，积极的推进
8、现代化的档案管理工作。 3 总结 档案管理工作是一项复杂的系统工作，耗时较长，只有充分认识案管理原理在档案管理现代化中的实际应用价值才能不断的提高档案管理工作的有序性、科学性、完整性以及安全性。在实际的应用中，应该不断提高档案的保护意识与管理能力，减少外界环境对档案资料的破坏，实现档案管理对于社会的现代化建设和国民经济发展的重要实用意义与价值。 参看文献 张建芳 . 浅析档案管理原理在档案管理现代化中应用 J. 民营科技， 2016（ 2）： 102-102. 徐蕾 . 档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析 J. 决策与信息旬刊， 2014（ 5）： 66-66. 李华 . 刍议档案管理原理在档案管理现代化中的应用 J. 办公室业务， 2014（ 6S）： 49-49. 作者简介 张文艳（ 1972-），女，河南商丘人，本科，讲师，研究方向 ：档案 管理。
