试论如何有效提高项目档案管理成效.docx

1、试论如何有效提高项目档案管理成效 摘 要：项目档案作为企事业单位在建设和发展过程中形成的一系列文件和材料的综合，对于企事业单位的科学、可持续发展具有重要的意义。项目档案资料从项目的立项到项目完成，是记录和反应整个项目过程的材料内容，能够让企事业单位在未来的项目建设和发展过程中提供更多的经验和科学指导。所以，如何充分的利用项目档案资料，如何有效的进行项目档案的管理，成为了摆在每一个项目档案管理人员面前的一个重要课题。本文笔者就项目档案管理的重要性及其存在的问题，结合自身的工作经验，谈谈如何有效的提高项目档案管理成效。 关键词： 项目；档案管理；发展；经验；成效 1 什么是档案管理？ 档案管理亦称

2、档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管 理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。 2 项目档案管理的重要性及其意义 对于

3、项目建设档案管理来说，其对于项目本身至关重要。项目档案管理，从一个项目开始立项到后期所有事项的完成，是记录整个项目进行的重要文件资料。项目档案管理能给帮助企事业单位及时的了解和梳理在整个项目建设和发展过程中所面临的问题，以及后期在下一个类似或者相似的项目建设过程中需要去规避或者改变的内容。在整个项目建设管理过程中形成 的档案资料，能给帮助企业的管理人员、技术部门、领导班子等对整个项目进行多个角度、多个层次、多个方面、多个维度的考察和分析，这对于项目本身，乃至企事业单位的发展都具有重要的意义和作用。对于项目工程来说，一般涉及几个方面，一是人员复杂，现场施工尤其是建设的过程中对于项目档案资料的记录

4、相对困难；时间跨度长，很多项目历经了多年几次的反复论证和讨论，使得整个项目从最初的设计规划到后期的验收，消耗了大量的时间，这无形中给项目档案管理带来了巨大的工作压力。此外，项目建设中，还要面临这人员的流动、管理的复杂等一系列情况，所有充分的提高项目档案管理的成效至关重要。 3 提高项目档案管理成效的几点思考 3.1 化被动为主动，充分激发项目档案管理人员的积极性和主动性 想要提高项目档案管理的成效，最重要的就是从每一个项目档案管理工作人员做起。很多项目档案管理人员，尤其是在项目管理现象的一线档案管理人员，其在项目建设一手档案资料的采集过程中，往往会出现拖拉的现象。比如原定于今天要采集的档案资料

5、，可能会拖到明天才会去做，严重降低了档案资料采集的真实性目标。所以说，档案资料成效的提高，最主要的还是要从每一个档 案管理人员入手，化被动为主动，切实的提高每一个档案管理人员的工作积极性和主动性。比如，可以定期联合企业、单位的党建部门，专门的开展档案管理的专题思想教育会，从思想上明确档案管理的重要性、从行为上落实具体的档案管理行为，全面的提高档案管理工作成效。 3.2 加强教育与培训，重视档案管理队伍的可持续发展 教育与培训工作，是现代化档案管理事业发展的基础内容。作为项目档案管理的负责人，应该切实的重视对每一个档案管理人员进行良好的再教育和培训过程，帮助每一个档案管理人员进行科学化、信息化、

6、专业化的技能培训，从而不断的提高每一个档案管理人员自身的综合素养，拓展档案管理人员自身的工作视野和能力。此外，企事业单位还应该重视专业档案管理队伍的建设和发展，立足企事业单位项目档案管理的实际，因地制宜的发展符合企业自身的档案管理人才队伍，推动档案管理队伍的可持续发展与健康发展，为企业档案管理工作成效的提高打下坚实的基础。 3.3 科学的考核与评价，推动档案管理事业的稳定发展 科学的考核与评价过程，是衡量一项工作与否的重要标准。在过去，对于档案管理工作人员的考核与评价，往往过于简单和粗暴，无法充 分有效的反应出一个档案管理人在工作岗位上的实际工作状态和思维，也没有充分的把档案管理与岗位考核相联

7、系在一起。随着信息时代的不断发展，现代档案管理事业也对档案管理的考核与评价提出了更高的要求。在对每一个档案管理人员进行考核与评价的过程中，不仅仅是要从档案管理人员自身的工作状态入手，还应该充分的记录和反应每一个档案管理人员的工作认识、工作思维、工作创新、信息化能力、项目档案完成情况、组织能力考核、档案管理负责人的印象、企业档案管理的贡献度、实际的出勤考核等等，形成一个科学、公正、客观的考核与评价生态圈，并且要把 考核与评价的结果与每一个档案管理人员自身的福利待遇相挂钩，切实的提高每一个档案管理人员自身的工作积极性和主动性，从而全面的推动项目档案管理的稳定发展。 3.4 加强基础设施投入，重视现

8、代化档案管理的发展 加强基础设施的投入，是从档案管理的基本出发，重视现代化档案管理发展的应用，从而为当前项目档案管理的传统化赋予更多的空间和成长的机遇。现代化的档案管理模式，能给帮助项目档案管理人员转变自身的工作模式，以积极主动的工作思维参与到项目档案管理过程中去。 3.5 从制度入手，坚持以规范 与制度来约束和发展 首先要加强对建设项目档案工作的组织领导。根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次是加强建设项目档案管理制度建设，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂

9、钩。俗话说 “ 没有规矩，难成方圆 ” ，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根 本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障，坚持用制度与规范推动档案管理工作的成效性开展与发展。 4 结语 总之，全面的提高项目档案管理成效至关重要。当前，随着国家经济的进一步提高，企事业单位项目的数量也在不 ?嗟脑龀 ?如何有效的对每一个项目档案管理进行有效的监控，实现档案内容与资料的真实性、客观性、

10、可持续发展成为了摆在每一个档案管理人员面前的一个重要课题。 参考文献 浅析铁路工程项目 档案管理工作中存在的问题及其对策 J.梁爱珍 .铁道建筑技术 .2009（ 06） 浅谈重点工程建设项目档案管理工作的存在问题及其对策 J.周卫文 .广州建筑 .2008（ 02） 重点工程项目档案收集要超前介入全程跟踪 J.贾卓，王海峰 .黑龙江档案 .2003（ 01） 济南市完成 2009 年度重点建设项目档案管理登记工作 N.李立新 .中国档案报 .2009-12-31（ 002） 浙江海宁： “ 三个抓 ” 推进重点建设项目档案管理工作 N.陈洁 .中国档案报 .2017-09-25（ 003） 成都市政府出台办法规范重点项目档案管理 N.姚敏华 .中国档案报 .2014-12-22（ 002）