1、试论电子档案的存储及维护 【摘要】随着档案信息化的发展， 社会各行业的档案资料从原有单一的纸质档案发展为包括纸张、电子文件、声、像、视频等各种类型的多媒体档案，档案数字化已成为趋势。电子档案与传统的纸质档案相比，在存储、查询、利用等方面有着非常明显的优势。大量具有保存价值的电子文件需要做好保存工作以备不时之需，这就要求将这些电子文件转化为电子档案进行保存。 【关键词】档案；信息化；电子；保管 随着互联网技术的发展和计算机的广泛使用、电子政务、电子商务等工作的开展，产生了许多电子文件。具体地说，就是将传统的纸质档案、照片档案、声像档案里的内容转化成以二进制数字代码形式记录，成为计算机网络所能识别
2、的数字信息。因此，对档案资料进行数字化综合处理、电子文件网络化归档、存储和查询是档案管理发展的必然趋势。 一、电子档案的存储分析 （一）电子档案存储特性。电子档案是存储在某种载体上的电子文件，它将纸质档案中直观的文字图形，甚至包括一定的 语音视频信息全部存储在光盘、磁盘等存储设备上。形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。电子档案的特性不同于纸质挡案，决定其在保存与维护方面的复杂性。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。 （
3、二）存储应保证其物理载体的质量符合国家标准。电子档案一般存储在磁、光介质载体上，如磁带、磁盘和光盘等，这些介质对于磁和光的影响非常敏感。磁性 物质容易受到外界磁场的影响而导致消磁、退磁，因此对于磁盘磁带的保存要远离磁场和强热源。对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保管，或采用其他方法和技术加以转换，以确保今后利用时能够及时、准确地还原成直接阅读的格式，真正发挥电子档案的保管、利用价值。电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立 个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放、并满足避光、防尘、防变形要求，远离强磁
4、场和有害气体等。 （三）数据必须要备份。电子 档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖干电子计算机软硬件平台将电子档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。备份就是我们在现时使用的数据之外，实现或设置另外一份不同物理体现的、内容相同的有效数据拷贝，把数据复制一份保存在另一个位置，这个位置可以是本地计算机的磁盘，也可以是其它计算机磁盘，还可以是其它的媒体，如磁带，光盘等，一旦正在使用的磁盘发生故障，或者数据丢失时，备份数据可以通过相应得工具软件最大限度地恢复原有系统或数据。要对计算 机的硬、软、光盘进行及时收集整理、更新变
5、换，以便适应新一代电子设备对已保存档案的利用。 二、电子档案的维护新途径 （一）对所保存的电子档案载体，必须进行定期有效的检测与维护。电子档案是把企业或个人有价值的资料作为电子文档，在任何需要的时候都能快速查看。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立 个适合于磁，光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放、并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。随着科学 技术的发展，对电子档案的维护也有了更高的要求，以确保电子档案信息的可靠性、完整性。电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性
6、和完整性。定期检测，应每年一次，可采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量以不少于 20%为宜。 （二）对电子档案进行规范、科学的维护。使之安全、可靠，并永久处于准确提供利用的状态，是档案工作者亟需解决的问题。加强对电子文件制作和管理人员的管理，避免人为原因更改电子档案原始信息；建立电子文件全过程管理的制度，建立电子文件管理的记录系统，对利用的全过程进行 有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。还要对各类载体进行有效的检测与维护。必须建立健全相应的保管维护电子档案规章制度，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的错误操作或不必要的重复劳动。执行好每
7、一步程序，从档案的生成、使用到保管都要严格遵守相应的规定。在实践中总结经验和教训，不断完善电子档案的管理制度，促进档案管理事业的快速发展。 （三）提高档案工作人员综合素质。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发 挥有着不可替代的作用。作为档案人员除了要掌握归档的专业基本知识和操作规程，还要知晓文秘学、历史学、目录学、计算机等相关知识，并贯穿至档案管理的各个环节中去。从事档案管理人员要具备良好的职业道德修养。档案工作是一项专业性较强，劳动强度大，但又很容易被人忽视的工作，这就要求我们的档案人员要具有默默无闻的奉献精神。同时，必须加强对电子文件的
8、电子档案管理知识的培训 .提高档案工作人员的业务素质。只有这样，才能较好地解决我院多个网络系统无法链接 .不能兼容 .多数职能科室只是使用计算机单机办公 .时形成的电子文件未能进行统一 管理等问题。 三、结束语 总之，电子档案是一种具有归档保存、备查和凭证作用的电子文件，凭借其方便、快捷和高效的特点取得了突飞猛进的发展，大有取代传统纸质档案的趋势。因此，对电子档案的有效保存与维护，是 项极其重要而复杂的工作。如何采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，这对于档案工作者来说是一个巨大的挑战。 参考文献 李应珍 .档案数字化管理系统工作要点解析 J.中国科教创新导刊，2009 年 15 期 . 赵芳 .电子文档长期保存 格式分析 J.档案管理， 2009 年 04 期 .
