“互联网+”背景下高校学费管理改革研究.docx

1、“ 互联网 +” 背景下高校学费管理改革研究 摘要： 2015 年 “ 互联网 +” 成为了国家战略，全国范围内实务界和理论界都对 “ 互联网 +” 展开了深入的实践和研究，但高校学费管理领域的研究却较为稀少。文章对广东省内高校进行细致调研。描述当前高校学费管理的现状，找出存在的主要问题。为推动高校学费管理的 “ 互联网 +” 改革提供有参考性的对策及建议。 下载 关键词： “ 互联网 +” 学费管理 高校 移动支付 中图分类号： F230 文献标识码： A 文章编号： 1004-4914（ 2016） 07-197-03 一、 “ 互联网 +” 的时代内涵 2014 年 11 月，李克强总理

2、在首届世界互联网大会中指出： “ 互联网是大众创业、万众创新的新工具 ” ； 2015 年 3 月全国两会期间，全国人大代表马化腾提交了关于以 “ 互联网 +” 为驱动，推进我国经济社会创新发展的建议的议案； 3 月 5 日上午十二届全国人大三次会议上，李克强总理在政府工作报告中首次提出 “ 互 联网 +” 行动计划；同年 7 月 4 日，经李克强总理签批，国务院印发了关于积极推进 “ 互联网 +” 行动的指导意见（简称指导意见）； “ 互联网 +” 在 2015 年度十大流行语中排行第二。 从上述资料我们可以看出 “ 互联网 +” 的重要性，互联网 +业已上升为国家战略，它不是简单地把互联网

3、和各行业加在一起，而是利用 “ 互联网 +”思维来重新观察传统行业，是使用新的信息技术和互联网手段，让互联网与传统行业进行深度的融合，进而创造出全新的生态，演变出新的管理模式，大大提高创新力和生产力。 “ 互联网 +” 思维能够有效指导 各项传统事物的新发展，创造出全新的管理生态。互联网 +各种传统行业的融合正在全国范围内进行广泛的推进，但实践中，把 “ 互联网 +” 应用在高校的学费管理层面还是相对罕见，关于高校学费管理领域的互联网 +研究则更为稀少了。笔者在深入研究 “ 互联网+” 战略内涵后，对广东省内高校进行细致调研，把一些新的情况和研究成果呈现出来。 二、高校学费管理的传统情况 自

4、1989年大学开始收取学费，高校便开始了对学费的管理工作，到今天已有 27 年的历史了，但高校的学费管理工作一直停留在比较初级的层面。因为收取的学费是大学 运行资金的主要来源，所以传统高校学费管理的工作重点是收费环节。既然涉及收费，一般情况下学费管理工作则主要落在高校财务部门头上。财务部门是学费管理的主要负责部门。 （一）学费收缴一般情况 目前我国高考考试工作在 6 月份完成，而高校普遍把 9 月定为一学年的开始，所以大学每年 7、 8 月份负责管理学费的科室进入到最繁忙的季节，要在开学前开展新学年学费的收缴工作。高校财务处学费管理科室从学校招生部门获得新生的信息开始，（ 1）学费管理者需要经

5、过繁重的数据加工工作，以便让新生数据符合导入学费管理系统的数据格 式要求，成功导入新生数据后，需按照物价部门规定的学费标准生成各生相应的学费信息，不同学科、专业对应着不同的学费标准，同时由于学费标准是后续扣费等工作的依据，所以必须确保每个学生所对应的学费标准都准确无误，所以学费标准的生成过程是一项艰巨且不容有误的工作（往年学生则省去新生数据导入环节）；（ 2）学费管理者在学费管理系统按照各生学费标准生成相应的学费扣费信息，并按照学费卡银行批量扣费的格式要求做成收费名单，提交银行（新生还涉及银行批量制作新生学费卡及学费卡邮寄激活等环节）；（ 3）学费卡银行按照高校所约定的时间对 收费名单进行银行

6、批量扣费；（ 4）学费管理科室根据学费卡银行反馈的扣费结果，把学费扣缴结果数据按照学费系统导人的格式进行加工整理后导入学费管理系统；（ 5）打印和分发本次扣费成功的学生的学费收据，这环节的工作量非常惊人，现在一所高校本科、硕士、博士各年级在校学生总人数一般超一万人，而总体成功扣费率在 8 成以上，即 8000 张以上的学费收据需要打印并分发到每位缴费学生的手上，所以各高校一般做法是由财务部门统一打印好发票后由各学院领取后分发给该学院学生。 （二）学费收缴的特殊情形 大部分学生（总体上 超 80%）会在新学年开始前缴清该学年学费，但还是有少部分学生由于各种原因未能及时缴纳新学年学费，于是在开学后

7、，学费管理部门仍需就欠费学生开展工作。 大部分高校一般会在开学后设定若干次统一扣费，如固定每月特定时间安排一次欠费学生的银行批量扣费。这需要学费管理部门提前通知欠费学生在银行统一扣费时点前足额存入所欠学费，银行按照学校学费部门提供的收费名单进行批量代扣，高校学费管理部门根据银行反馈代扣费结果导入学费管理系统后，打印并分发新一批已缴费学生的收据。 除了若干次的批量扣费的方式外，高校学 费管理部门有时还不得不安排欠费学生到财务处现场缴费，这会挤占本来就非常紧张的财务报账资源，后续还要把这些零星的交费记录逐笔手工录入学费管理系统。 （三）提供各种学费相关证明、审核工作 高校学费管理部门除了负责收缴学

8、费外，还需提供各种学费相关的证明、审核工作。主要有以下几项：（ 1）后续的学籍状态等信息维护，如休学、转专业等；（ 2）部分高校为了提高学生的学费缴费率，需要先缴清学费才能参与评奖学金的评选，所以每次开展评选奖学金工作前，高校学费管理部门除了专门安排学费批量扣费工作还需要及时更新缴 费记录，从学费管理系统通过人工操作方式整理出最终的欠费名单，提供给奖学金的评选部门作为评选奖学金的参考资料；（ 3）个别学生遗失学费收据的查询复印工作，由于学费收据总量较大而委托学院分发收据，加大了收据遗失的风险，需要报销或特定用途的学生则到学费管理部门要求复印存根联；（ 4）毕业生离校前学费是否缴清的审核工作，每

9、位学生需缴清学费方能最终办理毕业离校手续，学费管理部门自然要负责相应的审核工作；（ 5）大量的学费咨询解答工作，学生各种学费相关的问题不断地来咨询学费管理部门。 三、高校学费管理中存在的主要问 题 从上面高校学费管理的情况介绍，我们不难发现高校学费管理中存在问题，笔者将发现的主要问题归纳为： （一）高校学费管理模式陈旧 从高校传统学费管理的流程，我们看到高校对学费管理的模式还停留在过往的管理经验，处于被动式的学费模式，没有积极主动出击，如大量的学生咨询其实都是相同或类似的，但学费管理部门没有主动做一个统一的常见学费问题指引，只是等学生前来咨询时逐一解答。当网上银行、手机银行普遍使用、移动支付随

10、处可见的时代来临，学费管理部门仍采取一直沿用的银行批量代扣的模式，甚至个别学校还 停留在收取现金的模式，没有及时跟上时代的变化和技术的革新采取 “ 互联网 +” 的思维进行改革。 （二）学费管理系统自动化程度低，仍需大量人工操作 我们仔细观察高校传统的学费管理流程，发现学费信息自动化的程度较低，很多环节需要人工进行大量的数据整理工作，不同系统间的数据传递需要人工进行格式转换。首先，过多的人工处理会增加数据出错的可能性；其次，采用人工操作有可能会导致操作人员基于某些情况对数据进行修改的内部控制风险，所以需要引入相应的监管程序，以确保内部控制风险降到可接受水平，但高校财务部门人手 本来就紧张，很多

11、时候会省略了该有的内部控制程序，特别是在业务高峰时；最后，由于系统自动化程度低，所以存在大量的重复性劳动，浪费了学费管理部门的人力资源。 （三）重管理轻服务 学费的收缴工作是高校学费管理部门的主要职责，所以学费管理部门把主要的资源都集中到学费的收缴工作上，由于目前高校传统的学费管理模式相对陈旧，学费管理系统自动化程度低，需要大量人工操作占用了大量的人力资源，导致现有情况下学费的收缴和日常管理工作已经超负荷运转，学费管理部门自然就无暇顾及学生的各种个性化诉求，学费管理部门也 不得不重管理轻服务。 （四）各部门间信息沟通不畅，协调成本高 学费管理其实并不是财务部门一家之事，要做好学费管理需要多个部

12、门的配合、协调。像新生信息的传递，学费收据的分发，奖学金的评选工作等等，都反映出当前高校学费管理存在各部门间信息沟通不畅，协调成本过高的问题，同一个信息在不同部门时需要多次提取和审核，信息缺乏共享机制。 四、高校学费管理的优化对策 （一）采用 “ 互联网 +” 思维变革学费管理模式 采用 “ 互联网 +” 思维对学费管理进行改革，并不是简单地在原有的管理 模式基础上采用互联网技术，而是要求我们采用 “ 互联网 +” 思维对高校的学费管理进行全新的思考，重新设想学费管理的本质，对学费管理进行流程再造。学费管理不仅仅是财务部门的事情，从源头讲，它涉及招生部门；从学生具体管理的角度来看，它离不开各学

13、院的支持和配合；从日常管理工作看，教务处、研究生处等部门审核的学籍信息变动都需要在学费管理中进行相应操作；从学费数据使用者来分析，奖学金的评选部门、毕业审核部门都与学费管理工作息息相关。所以学费管理不能简单地从财务部门角度出发进行构建，我们需要看到各部门间的业务联系，看到他们之间的关联，因此学费管理需要统筹各相关部门的业务诉求，考虑好信息如何在相关部门间流通传递。我们可以参考学费的流程来进行设置，引入学费管理的相关方在责权利明确的前提下参与共同管理和数据使用的 “ 互联网 +” 管理新模式。 （二）构建 “ 互联网 +” 的学费管理系统 我们在理顺高校学费管理的思路，明确新模式后，需要着手构建

14、基于“ 互联网 +” 思维的 “ 互联网 +” 的学费管理系统。这一系统应充分体现“ 互联网 +” 的分享与信息公开及自动化等特点。 1.“ 互联网 +” 模式的收费流程。对应高校传统的学费收缴流程，在 采用 “ 互联网 +” 思维重塑流程后的 “ 互联网 +” 收费流程：（ 1）招生部门在系统新增新生的数据信息；（ 2）财务部门填入物价部门核定的学费标准；（ 3）系统自动生成每位学生相应的需缴纳学费信息，并生成相应的收费名单至各收费端（如传统的银行批量代扣、学院内的自助缴费机、移动端 app、网上银行转账等）；（ 4）系统根据各收费端反馈的信息把成功缴费的信息相应更新系统数据；（ 5）学费管

15、理系统根据成功缴费的信息填制对应的电子发票（收据），电子发票在我国是于 2012 年的开始试行的新事物，国家计划在三年内推广至全国，高校的学费收据其 实也可以创新地引入电子发票（收据），它能有效解决高校大量学费收据分发及学生遗失学费收据的难题，学费管理系统可以把电子发票（收据）推送到学生缴费是选定的邮箱等，学生自行下载。 2.“ 互联网 +” 学费管理系统的构建。根据上面所示的高校 “ 互联网 +”收费流程及其相应功能构建适用的学费管理系统，一般而言系统开发主要有两种方式：一种是购买现有较成熟的系统，做一定的个性化的修改；另一种是委托软件开发公司根据系统使用者的要求定制开发一个完整的系统。两种

16、方式各有利弊，笔者根据实践经验，更为建议使用前者。 （ 三） “ 互联网 +” 学费管理有效实现供给侧改革 1.“ 互联网 +” 学费管理的日常维护。高校传统的学费管理的日常维护是：学生学籍主管部门填制纸质的审核单，其后学生将其送至财务部门，财务部门根据学籍主管部门审核意见人工修改相应学籍信息。 “ 互联网 +”的学费日常管理则直接由学籍的主管业务部门进行修改；财务部门则负责学费标准、学费交费记录、学费收据的维护，奖学金评选部门、毕业审核部门在需要查看学生缴费信息时可以登录学费管理系统查取所需数据，各业务部门在职责范围内各施其职，减少了不必要的流程，节省的人力资源为学生提 供更多优质服务创造了

17、可能。 2.“ 互联网 +” 学费管理模式下，学费缴纳畅通无阻。高校传统的学费管理模式，欠费学生需等待固定每月一次的统一扣费。而采用 “ 互联网 +”学费管理模式后，其实已经不存在特殊情形了，因为学生可以自主选择交学费的时间、地点、方式，甚至金额也可以选择。 “ 互联网 +” 学费管理模式下，由于学校采用了 “ 互联网 +” 学费管理系统，学校可以为学生提供更为灵活多样的交费方式：（ 1）学生可以通过校园内的学费自助设备进行学费查询、学费缴纳等业务；（ 2）学生也可以采用登陆学费系统通过网上银行进行转账交费； （ 3）学生也可以使用移动设备登陆学费管理系统 app，通过微信支付或支付宝支付等主

18、流的移动支付方式完成学费缴纳。采用 “ 互联网 +” 学费管理模式，给学生提供了全天候无障碍的缴费渠道，有利于提高缴费率和学生的满意度。 3.学费管理线上线下齐抓共建，相辅相成。 “ 互联网 +” 学费管理模式，要求我们采用更多互联网的方式推进学费管理工作，如把官方网站建设好，以更友好的方式呈现学费管理的相关资讯；及早建立微博公众号、微信公众号，鼓励学生订阅公众号，通过公众号及时向订阅的学生推送学费管理的最新资讯，学生可以在线上寻找已 发布的信息和指引，必要时还可以与学费管理者进行互动交流。 “ 互联网 +” 学费管理模式虽然强调互联网应用的重要性但并不意味着放弃线下的基础性作用，我们应该清楚了解线上线下各自的优势与劣势，努力发挥好线上线下的各自优势，形成合力推动高校学费管理水平的提升。