企业档案管理社会化问题研究.docx

1、企业档案管理社会化问题研究 摘要：在我国市场经济不断发展的趋势下，企业档案管理工作的社会化不断深入。作为促进企业运行与发展的重要职能，企业档案管理对于提高企业在市场中的核心竞争力有非常重要的价值。为了更好地发挥企业档案管理的作用，在新形势下需要积极实施档案管理的社会化，实现科学、规范地管理档案。本文主要介绍了企业档案管理工作的内涵，实现企业档案管理社会化的必要性，企业档案管理社会化的目标以及实现社会化的有效方案。 下载 关键词：企业档案管理 社会化 档案资源 有效方案 中图分类号： G271 文献标识码： A 企业档案是记录企业日常运行和发展历史的重要凭证，也是企业在未来发展需要参考和做出各种

2、决策的依据，对于企业未来的发展有着指导作用。然而，企业的档案管理工作由于比较繁琐，需要企业投入大量的资金进行管理，却又不能直接产生效益。在如今激烈的市场竞争中，为了降低在档案管理方面的成本，充分发挥档案的作用，企业档案管理实现社会化已经迫在眉睫。企业要想实现更好的发展，就要有效借助企业档案管理的社会化，使企业档案管理的实效性得到有效提升，科学而规范地管理档案，从而更好地适应未来多变的市场。 1 企业档案管理工作的 内涵 作为企业中比较重要的管理类工作，企业档案管理的内容较为广泛，主要是收集和整理企业涉及的多方信息，比如日常管理、经营过程、运行过程、生产等等，对企业发展的轨迹进行记录，保障企业正

3、常的日常运行。企业档案管理工作机制也要适应社会发展而做出改进，增加企业管理档案的自主性。为了实现企业档案管理工作的现代化，企业档案管理部门要将档案管理的相关法律法规作为管理依据，同时加强行政监督。相关规范性文件比如企业档案工作规范等规章制度的颁布，能够更加有效地监督企业的档案管理工作，从而为企业档案管理构建良好而正 规的法律秩序保障体制。 在深入发展市场经济体制的进程中，企业发展类型趋于多样化。依据企业所有制形式可分为中外合资、外商独资、私人公司、集体所有制公司、全民所有制公司等；依据企业组织机制形式可分为独资公司、股份制公司、国有企业等；依据企业的职能形式可分为农林业企业、交通公司、工业公司

4、、建筑公司、商业公司等。企业档案管理在不同企业类型中有一定的共通性，不过也因不同企业类型之间的具体化差异而存在不同的特性，比如商业公司的档案管理倾向于内部运行和流通等方面，工业公司更加注重生产方面。 2 企业档 案管理工作实现社会化的价值 企业档案管理实现社会化是应时代发展的需求，同时对企业自身也有比较重要的价值。 2.1 企业档案管理成本降低，档案资源利用率提升 企业的档案管理工作本身不能直接为企业创造经济和社会效益，导致很多企业不知道该如何有效管理档案，使其创造有效价值。企业档案管理的社会化指的是把管理企业档案的工作交给专业管理机构，有效降低企业管理档案的成本，采取的方式就是将档案管理工作

5、外包。专业档案管理机构能够科学、规范、专业地高质量管理档案，在降低企业档案管理工作成本的同时，使 档案资源得到有效利用，实现档案资源的双重利用。档案管理的社会化一方面解决了企业在档案管理方面的困扰，另一方面也能促进企业发展，因此积极实施企业档案管理的社会化是十分必要的。 2.2 企 ?I 档案管理现代化统筹社会资源，优化配置资源 企业把档案管理工作交给专业管理机构，能够有效细化社会分工，通过外界技术和人员来为企业发展服务，也是提供了更多的就业岗位，缓解竞争激烈的就业环境，推动社会发展。与此同时，企业档案管理的外包也有效减低企业资金和技术等成本投入，有效提高资源利用率的同时，也完成了对社会资 源

6、的统筹，构建了互利共赢的局面，从而优化配置档案资源。企业档案管理实现社会化一方面满足了企业发展的要求，另一方面也满足了时代发展要求，具有十分重要的价值。 3 企业档案管理工作社会化的目标 在如今的信息网络时代，各个行业都加大了对信息化技术的应用，信息化技术成为企业发展的技术和科学支持。企业档案管理在信息网络时代，也有了更加宽阔的发展前景。 3.1 科学化管理企业档案 不断革新的信息化技术提供了企业档案管理实现社会化的科学支持。在档案管理工作中，社会专业的档案管理单位或 机构能够有效借助科学技术，应用先进的信息化手段，花费更多的时间和精力，科学分类和专业管理信息档案现象。同时社会专业的档案管理单

7、位或机构还能够借助信息化平台实时和委托企业的对接人员进行沟通，协助企业对企业内部档案管理现状进行实时把控。科学的社会化档案管理能够有效降低企业在人力、物力和时间上的浪费，节省了企业的管理与运行成本。企业档案管理社会化要实现的一个重要目标就是科学化，使科学化的档案管理更加高效、便捷地为企业服务。 3.2 规范化管理企业档案 我国为了应对如今的新形势，档案管理部门对企业 档案管理工作做出了明确的规范和界定，出台了相关的政策和法律法规。作为专职机构，社会专业的档案管理单位或机构要在档案管理的相关规定下明确规范自身的义务和权利，保证规范进行企业档案管理工作。社会专职档案管理单位是在经济发展中出现的第三

8、方中介机构，开展逐渐参与到企业的运行和发展进程中。正在趋于科学化和规范化的中介性档案管理机构，能够更加专业地为企业提供档案管理服务，保障企业的安全、可靠和正常运行。 3.3 提升档案管理效率 企业档案管理不仅仅是整理和归档企业档案，还涉及到档案种类的多样化和复杂化 ，比较单调、繁琐。同时，为了跟上时代潮流，要优化传统的档案管理方式，主要采取的方式就是应用信息化新技术，增加了企业的成本投入。由于档案管理工作本身的特殊性，在档案管理中投入的成本短期无法带给企业经济效益，对于追求效益的企业来说是不明智的决策。企业档案管理的社会化利用专业外包机构，辅助企业管理档案，是更为优化的选择。企业实现档案管理工

9、作社会化的目标之一就是提高档案管理的效率，同时降低成本，促进企业的健康发展。 4 企业档案管理实现社会化的有效方案 4.1 优化管理企业档案的中介社会市场 在转变企业档案管理的过程中，最为重要的发展趋势就是企业档案管理的社会化。在目前形势下，现存的企业档案中介化管理机构都存在发展中的不足。产生不足的原因主要是较低的企业档案管理社会化程度和服务水平，现存的企业档案社会化专职管理机构还没有形成行业自律性，加上在一些地区管理档案的协会还比较少。在实现企业档案管理社会化的进程中，一方面是需要对相关社会市场体系加以健全，另一方面是对社会化中介管理市场的相关建设进行规范，比如社会化专职管理机构的评价机制、

10、工作规范、服务手段、服务内容、职能等等多样化内容，从而对管理效果进 行优化。所以相关部门要积极建立档案管理工作运行机制，明确界定中介化档案管理机构的具体职能，与此同时，要有效建立监督机制制约中介化档案管理机构和企业，实现相互之间的约束，保障档案管理工作社会化的正常运行。 4.2 创建档案管理社会化行业协会，创造良好的社会管理氛围 创建档案管理社会化行业协会对于监督和指导市场范围内中介化专职档案管理机构的工作非常有帮助。从国家宏观调控方面来说，档案行政管理部门要积极扶持建立和发展档案管理行业协会，利用自身的管理优势对档案管理行业协会的管理力度和管理职能加以提 升，保障企业档案管理工作安全有序地进

11、行；社会化档案管理行业协会在将相关指导职能和监督职能切实履行的情况下，做好内部管理工作，加强自律，将行业协会的职能切实履行好，确保自身职能的行使是在法律法规范围之内，有效创建更好的档案管理社会化环境，充分发挥档案管理行业协会在保障企业档案方面的保障功能。 4.3 加强档案行政部门对社会化档案管理的宏观调控作用 在飞速发展的社会经济中，我国企业的档案管理工作也发生了较大的变化，有了明显的进步，在未来企业档案管理社会化已经是重要发展方向。在社会机构中，逐渐出 现了专职的档案中介管理机构，促进了我国档案事业的积极发展。从国家职能方面来说，国家的档案行政部门要加强对企业档案管理社会化的宏观调控，实现企

12、业档案管理社会化的合理性、规范性和科学性。由于时代发展过快，企业档案管理社会化又是新兴趋势，因此国家在相关的法律法规和行政政策方面还不完善。为了尽快制定出完善的档案管理政策和法律法 ?，各个地区的档案行政管理部门要依据当地企业档案管理的现状，企业档案管理社会化的进程等情况，制定科学合理，具有可操作性的行政规章制度或相关法规。地方性的档案法规应该明确规定档案管理中介机构的经 营范围，执业人员的专业水平和素质，并自觉接受档案行政机关的监督，加强国家在档案管理社会化方面的宏观调控力度。 如今的现代化社会，各个行业的各个方面都开始做出改革以适应新时代的发展要求。企业的档案管理工作要从社会的发展趋势出发，积极实现现代化，改变传统的管理理念、管理模式，积极引进信息化的技术手段协助管理，将企业的档案管理工作外包给专职的档案中介机构，降低企业在档案管理方面的成本，提高档案管理的高效性和科学性，实现档案管理现代化的健康发展。 参考文献： 王翠萍 .企业档案管理社会化 问题初探 J.企业文化旬刊， 2016（ 12） .