1、企业档案管理社会化问题初探 摘 要 随着企业档案管理社会化趋势的不断加深，企业档案管理因此也逐渐受到人们的关注和重视。本文就企业档案管理社会化的必然性、可行性以及具体应用做出相应分析，以作参考。 下载 关键词 企业；档案管理；社会化；必然性；可行性 doi： 10.3969/j.i 中图分类号 G271； G275.9 文献标识码 A 文章编号 1673-0194（ 2016） 10-0-01 企业档案管理社会化，用通俗的话来说，就是企业档案外包服务，外包模式主要来源于工业企业。而企业档案管理社会化，不但能在短期内减少企业成本支出，进而提升企业的经济效益与收益，同时，企业通过将档案托付给社会上
2、的一些专门机构进行档案管理，也可以省掉企业不少的档案管理时间，进一步提升企业的管理水平。 1 企业档案管理社会化的必然性探析 1.1 降低企业成本，有效提升档案资源利用率 在如今激烈的市场竞争环境下，企业会想方设法合理控制各项成本支出，增加经济效益，然而档案管理并不能给企业带来实质性的经济收益，因此，很多企业便会以外包的形式，将档案管理工作委托给相应的管理机构，这在一定程度上控制了企业成本的增加。并且，专门的档案管理机构在档案管理方面通常比企业更科学、专业、规范，这既有效控制了企业成本的支出，也实现了档案资源的双重利用，提高了档案资源的利用效率。因此，在这种背景下，企业档案管理必然会逐渐变得社
3、会化。 1.2 统筹社会 资源，提升资源配置 企业将档案外包给专业的档案管理机构，降低了企业自身成本，对于档案管理机构来说，也是一件好事，它在满足企业需求的同时，推动了自身经济收益与社会效益的发展，对企业与档案管理机构来说达到了双赢。同时，它也给更多人提供了就业机会，随着档案管理机构档案业务量的增加，其聘入的档案管理与技术人员必然随之增加。企业档案管理的社会化，不仅代表着企业及个人的发展需求，更是社会进步发展的体现。 2 企业档案管理社会化的可行性探析 2.1 现代科学技术手段一定程度上支持了企业档案管 理的社会化 随着科技信息技术日新月异的发展，信息技术给予很多行业强有力的支撑，档案管理不也
4、不例外。在管理档案时，可充分借用科技的力量实行更为有效的档案分类与管理，企业把档案托付给专门的档案管理机构以后，双方还需利用信息技术平台的搭建进行沟通与交流，企业可随时知道档案管理的具体情形，节省双方会面的不必要时间。并且，档案管理机构在对管理档案时，可充分利用先进的科学技术以及信息化的管理方法，从而提供给企业更高效、便捷、科学的管理服务。 2.2 优质的中介服务保障到企业档案管理的社会化进程 国内相关的政策法规有明确规定，档案管理机构这类公司的主要职责帮助所委托的企业进行档案管理，且法律对该类公司的权利与义务也进行了明确规范。随着市场经济的发展，档案管理机构的中介市场也获得了更好的发展，且中
5、介服务也在不断改善、完善中，无论是中介的服务方式还是内容，都更加规范、科学，能够给企业提供更优质的服务。 2.3 企业档案外包业务是实现企业档案管理社会化主要途径 企业档案管理工作并非表面看来的轻松、简单，而是一项比较复杂、繁琐且单调的工作，这就需要企业在这方面投入更多的人财物力，若 是长期这么投入下去，企业很有可能会因成本支出过大而面临亏损。但外包形式可有效缓解这个问题，通过业务外包的形式，企业可将档案管理工作外包给专门的档案管理机构，让他们实施科学、有效的高质量管理。这不仅能节约企业成本，满足企业对档案资料的需求，还能加强企业的整体工作效率及企业在市场中的竞争力。 3 企业档案管理社会化的
6、具体体现 3.1 集中统一管理 相比于传统的管理形式，企业档案社会化管理有着更为明显的管理模式，而集中统一作为企业档案管理中比较明显的一个特征，不但能有效降低企业的成本 支出，还能使管理更加科学与便捷。以往的传统档案管理，其管理依据主要是根据员工的文化程度和工作级别进行划分，这种模式过于单一，相比之下，企业档案管理社会化主要是通过专门的档案管理机构来管理企业员工档案，集中统一管理模式，在一定程度上能避免档案管理工作出现混乱，并使档案管理更加专业、科学、规范。 3.2 使档案管理更加集约化 企业档案代表的不仅是企业员工的身份背景等人身资料，同时也是企业知识、信息资产管理的关键组成部分，良好的档案
7、管理工作能促进企业生产、经营、以及管理工作的顺利开展与进行。可 在保证企业档案安全、完整、准确以及系统的基础上，开展社会化的企业档案管理模式进行科学的统一管理。随着科技的飞速前进，企业档案管理社会化的管理模式逐渐引入更多新科技，把档案管理工作纳入进网络化管理模式中，实现数字化管理，确保档案管理工作的便捷与安全，提升档案管理工作效率。对于企业内部工作人员在工作调动时不可避免的繁琐流程，网络化管理可以合理简化档案管理工作流程，使其变得更加高效、快捷和安全。 4 结 语 企业档案管理社会化是如今档案管理市场的必然发展，它既确保了档案管理的科学、规范化，降低 了企业的管理成本，同时也给社会提供了更多就业机会。 主要参考文献 王丽华 .探讨企业档案管理的社会化问题 J.黑龙江交通科技， 2012（ 5） .
