1、办公自动化环境下医院档案管理探讨 【摘要】在医院档案管理过程中，可以利用信息数据化进行分类储存和管理，可以提高档案管理工作效率，加快实际工作的落实，降低由于人为因素产生的失误，办公自动化对于医院档案管理具有非常大的意义，所以医院应该逐渐完善办公自动化管理和实施体系。本文对办公自动化环境下医院档案管理的特点和存在的问题进行分析，并介绍一些相关建议。 下载 【关键词】办公自动化；医院档案管理；探讨 ?t 院的档案管理工作是医院日常工作中的重要组成部分之一，在医疗技术研究、医疗器械配置与医疗人员服务上有很大的帮助，对医院的长远发展有重要的意义。办公自动化作为新时代发展的产物，利用计算机技术和网络等现
2、代化技术针对办公室工作及其涉及的信息进行集中处理，实现数据信息传输与接收，以及数据储存，加快信息的流动速度，从而提高办公的可靠性与准确性。与传统的档案管理工作相比，改变了原始的管理方法，在办公自动化的环境下，利用合理有效的方法进行档案管理，可以极大的提高 医院档案管理工作水平，提升医疗服务水平，促进我国医疗卫生体系更好、更快地发展。 一、办公自动化环境下医院档案管理的基本特点 （一）工作效率提高。医院工作内容多，涉及范围广，从前都是医院管理工作人员对纸质的档案进行分类、整理和归档，工作任务量大，管理水平低。现在实现办公自动化以后，可以利用计算机网络技术对档案资料进行合理有效的处理，同时可以很容
3、易查询和提取材料，也很容易进行储存和传送，可以提高工作过程中的医疗信息检索速度和归档速度。 （二）在特定范围内实现资源共享。以往医院各个部 门分散管理保存档案，档案的完整和有效利用很难实现。在办公自动化环境下，利用科学的管理手段，可以大大提高档案管理和利用工作的质量，针对想要浏览的档案信息，可以达到很快查找速度和保证信息的准确性，其他任意部门的医疗信息也可以通过电脑来查看，距离的限制得以摆脱，在特定范围内实现了资源共享。在办公自动化过程中可以对档案使用管理设置权限，使档案的保密性得以提高。 （三）储存方式安全。医院传统的档案都是纸质的，不仅占据空间，而且很容易受潮或者发生失火，保存时间有限，长
4、时间的保存，档案资料很难保存完整，文字和影 像资料会渐渐模糊，档案管理质量会越来越差。但是办公自动化环境下，则完全避免了这个问题，将所有的纸质材料转化为电子信息，使储存方式更安全，完全节省了档案管理的时间和空间，档案的使用寿命无限化，提高了医院档案管理水平和使用效率。 二、办公自动化环境下医院档案管理存在的问题 （一）档案的保密性存在隐患。世间万物有利有弊，网络科技给人们带来很多好处的同时也存在很多弊端，随着网络的普及，网络病毒和黑客也相拥而出，医院档案的保密性也存在隐患。电子档案不同于纸质档案有特殊的笔记，一旦被外人入侵极易被更 改和泄露，而医院的档案资料会涉及到患者的隐私和医疗安全，所以要
5、加大医院档案资料的保密性。 （二）档案管理工作人员综合能力不强。传统的医院档案管理工作人员往往学历较低，知识范围窄，没有经过系统的档案管理知识的培训，认为档案管理工作十分简单，对工作没有积极性，在管理过程中就会出现各种各样的问题，在自动化环境下，管理工作人员无法适应形势的发展，无法熟练掌握档案信息化管理。 （三）办公自动化系统不完善。办公自动化系统存在以下几个问题：第一，软件投入少；第二，软件技术水平低；第三，管理重，负担大， 导致系统整体水平无法提高。由于每一个系统开发商的开发能力不同，开发模式不合理，缺乏开发经验等原因，软件管理系统与其他信息系统无法融合，导致档案管理出现漏洞。 三、办公自
6、动化环境下医院档案管理的有效方法 （一）加强网络安全和医院档案管理信息化建设。计算机网络系统具有可靠、安全、高效的特点，要想让计算机网络安全不受侵害，让计算机系统正常运行，可以进行信息数据加密、设置防火墙、攻击检测和丢失数据恢复等。医院的档案信息安全关系到医院和患者的双方利益是否受到保护。 （二）提高管理人员综合 素质。随着医院医疗事业的不断发展，出现了很多新的内容，档案信息不断增多，形势变化多端，管理方式也越来越复杂。所以医院应注意提升档案管理工作人员综合素质，其中，可以招聘一些专业的档案管理技术型人才，对已有的管理工作人员进行培训，加强管理人员对档案管理法规和管理工作内容的培训，让每一个管
7、理工作人员详细了解工作职责和工作内容，熟练运用办公软件的同时必须具备档案管理知识，加强档案管理工作意识，创建更完善的档案管理工作体系。 （三）科学地制定档案管理标准。严格按照医院档案管理流程开展工作，结合医院的实际情况 ，符合国家标准的情况下，确定档案管理标准的科学性，对于每一项归档资料必须严格审核，保证档案信息的准确性。并且要定期完善医院档案管理制度，对档案管理工作人员进行严格的责任划分，将档案进行规范化管理。 四、结语 综合来说，在新时代的机遇和挑战下，医院的信息档案管理应顺应时代的发展，通过利用先进科学技术，打破原有的管理模式，建立完善的管理制度，培养专业的管理工作人员，并且要定期提升管理工作人员的整体素质，及时进行升级档案管理系统，创建既科学又规范的档案管理体系。医院档案管理与新时代科学技术相结 合，将会推进医院档案管理工作的现代化进程。 【参考文献】 王燕 .档案管理的办公自动化初探 J.三门峡职业技术学院学报， 2012，11（ 2）： 86-88. 杨巧，张晋川，周丽 .浅谈医院档案的历史发展及构成特点 J.中国管理信息化， 2013， 16（ 13）： 75-77. 胡桂周 .关于医院档案信息化建设的探讨 J.中国病案， 2013（ 3）：43-44.
