基于高校会计电算化内部控制的探讨.docx

1、基于高校会计电算化内部控制的探讨 摘 要：电算化会计系统在高校中的应用，提出了高校内部控制方面的新要求。会计电算化是对传统手工会计的改革和发展，能加快会计工作的效率以及准确性。然而，由于计算机系统的固有问题以及人员的操作等，电算化会计系统也会有一些缺陷。因此，不断地对电算化系统的内部控制体系进行加强，是电算化系统能有效运行的关键。 下载 关键词：会计电算化 内部控制 会计信息系统 中图分类号： F233 文献标识码： A 文章编号： 1004-4914（ 2015） 02-139-032 一、引言 会计电算化其实是现在计算机技术不断发展的产物，将先进的计算机技术应用到高校会计中，有效地解决了传

2、统人工会计效率低、误差等问题。然而，随着计算机技术在会计中的普及，如何提高系统的内部控制体制就成为了一个很重要的问题。在高校中，只有对高校的内部控制制度进行不断地完善，才能将电算化会计的高效率以及高准确性等 特点发挥出来，以保证高校的财产安全。因此，建立一套完整的内部控制制度对电算化的应用是很重要的。 二、会计电算化的应用对内部会计控制的影响 1.交易授权的变化。在会计电算化中，最常见的内部控制有批准、授权控制。对于一项会计业务，各个相应人员在各相应步骤的签名盖章，对于手工会计业务来说是最重要也是最基本的特点。自然也就形成了经济业务结算时的步步把关，避免出错，这也是一种较为严格的复查审核制度。

3、而对于电算化会计信息系统来说，很多复查、审核的机制都不断地被削弱，甚至消失。因为电算化会计大部分都是 由计算机完成的。 2.内部控制的范围变化。对交易处理的控制是传统控制体系的核心，而将计算机技术应用到会计处理中，在将会计工作的内容增加的同时也革新了传统的控制措施。电算化内部控制由于其控制范围的扩大以及新的控制措施使用，使得系统的运行更加复杂。新的控制系统也增加了很多控制内容，如系统权限控制、维修人员岗位制度、网络安全等，这都是传统控制方法里所没有的。 3.存储介质的变化。在传统的手工会计形式下，一般都会把其发生的所有经济业务记录在纸张上，并根据经济业务的不同形式，而将记录经济业务的各类 纸张

4、分别分为原始凭证、会计账簿、记账凭证等等。通常高校内部的会计人员会各有分工，各类经济业务的发生记录都是会计人员所熟悉的。因此，如果记录的数据一旦被更改，会计人员就能察觉到，这也是原始记账方式的一个显著优点。而电算化记录方式则是将数据记录在光盘或者是磁盘上的，如果数据没有做好安全防护措施，很容易被修改或删除，并且不会留下痕迹。因此，保证计算机磁盘或者存储光盘的安全性，保护数据不被盗取以及非法修改是一个很重要的问题。 4.内部控制形式的变化。对于传统的手工会计来说，对其进行内部控制的关键是各工作人 员职务分离，职责明确，互不干涉。不同的工作人员有不同的工作区域，其所负责的业务内容也是不同，在手工会

5、计模式下工作人员之间的相互牵制是实现内部控制的重要途径。但是，在电算化会计模式下，人员之间的牵制作用已经显得无足轻重，其重要性在不断地下降。原先的内部控制制度在电算化会计的基础下，也由制度控制转变为程序软件控制。程序软件控制与人工控制相结合是电算化系统控制的重要特点，也就是说，很多的内部控制功能已经被包含在了电算化会计系统中，应用程序的准确运行成为了这些控制功能有效进行的关键因素，这就降低了由于人为因素造成控 制长期失效等情形的发生，使系统能够准确地运行。 三、会计电算化系统内部会计控制体系的构建设想 1.加强对会计电算化系统研制开发的控制及安全控制。对电算化会计系统进行开发以及研究，涉及到很

6、多有关会计法规以及财务经济制度的政策，此外，还涉及到很多学科。在研制电算化会计系统时，尤其要注意的是对系统内部软件的控制以及强化对会计软件的检查，高校会计人员要严格地履行责任，对系统进行保护，保护系统软件以及数据等不被恶意更改、损毁以及传染病毒。其保护内容主要包括以下几点：第一，对系统数据以及软件的控制， 对数据进行控制主要是为了保证数据的安全，对数据进行备份、恢复、重建等操作，可以防止数据发生一些临时性的危害如数据丢失、损毁、被非法盗取侵入等而造成数据系统问题；第二，控制系统的网络安全，系统的网络安全对系统正常运行起到关键作用，高校可以根据不同的需求设置不同的岗位，赋予各个不同岗位的不同权限

7、，使各个岗位相互联系又相互牵制，设置用户名和密码，保护系统安全；第三，计算机实体的安全控制，这是对计算机实体的保护，关系到数据存储体的安全；第四，预防病毒，加强防护，病毒对计算机系统有极其严重的影响，计算机一旦中毒，会引 发系统瘫痪、数据泄漏等危机。因此，加强安全教育，健全病毒防护体制是很有必要的。 2.建立和完善会计信息化的管理制度。会计信息化管理制度包括很多方面。第一，是对于机器的操作，操作机器时应该由专业的人员进行，要按照相关的操作规范，保证操作的安全；第二，人员的岗位分配以及职责，应该根据不同的岗位需求，分配不同技能的人员，保证人员合理分配的同时也减少了风险；第三，系统的维护以及管理，

8、维护人员应该对系统进行定期的专业的维护以及管理，减少机器的故障，保护数据安全以及企业的财产安全；第四，安全管理各类会计档案， 对各类电算化档案的管理是会计工作有序进行的前提，应该由专人根据财政部门的有关规定要求对档案进行管理。高校应提前根据不同档案的不同特点，收集好各类档案，然后设计专门的机构进行管理。并且，高校应做好各类档案的备份，以备不时之需。 3.加强会计电算化系统的核算控制。在电算化的内部系统控制中，核算控制是其重要的内容。进行会计预算、分析、决策等行为，都要以会计核算为基础。因此，会计核算的良好控制，可以保证所处理账务的准确以及规范。对于审核中不正确或者不完整的经济业务应该对其进行规

9、范完整之后再录入，并且应该按 照规定严格的解决会计业务中的错误，解决之后要进行复查，保证数据在录入前不存在错误。对于审核来说，不管是静态还是动态，都要严格核对输入的数据与记账凭证以及实际发生业务的数额，保证三方面都能达成一致。数据输出之后，再通过审核后应签章，并且做好数据的备份，以备日后查看。对于会计核算环节，应对其进行全面的防范，以免造成不必要的会计风险。 四、对会计电算化条件下内部控制的完善 1.管理控制。管理控制包括三个方面的内容：第一，组织结构的控制。在手工会计方式下从主要的组织程序以及形式上实行控制，是财务部门 实现岗位控制的主要方式。其中，组织形式控制的实行是根据高校对财务部门按照

10、不同的经济业务类型进行分类，然后通过不同的业务类型分配于不同的岗位，以此来达到组织形式控制的目的，实现岗位之间的相互监督以及相互牵制。第二，职责划分。不同职务的分离是内部控制形式实现的关键因素，在这点上，电算化会计与手工会计十分一致，对于重大的经济业务、或者容易引起欺诈等大型经济业务，不能交由一个部分或者个人负责，应该交由几个部门共同承担。这样可以在各个部门之间形成牵制，保证经济业务的安全。第三，监督管理控制。该制度实现的前提是对各个部 门的工作职业加以明确，将有关部门的权利职责等划分清楚之后，对其工作建立一个监督与考核的体系，以保证各个部门能将其工作按质按量的完成。 2.日常控制。日常控制是

11、电算化会计系统的重要方面，包含以下几个部分：首先，是业务发生的控制。通过运行相应的程序，将不完整的、无效的、不合理等的经济业务拒收。这个方面的控制，可以在业务发生时就保证该项经济业务符合法律法规并且完整合理，避免了违法行为的发生。其次，是对数据输入进行控制。数据输入控制的前提是所输入的数据必须要经过一定的授权，在有关控制部门检查了要输入的数据 之后，利用一定的技术手段检查数据的正确性，这样就可以保证每一笔经济业务都准确无误；最后，是对输出数据的控制。对输出的数据的控制主要体现在对数据的准确性进行检查，看是否与输入数据相吻合、看输出的数据是否完整、是否存在不足等，这是高校为了保证数据的准确性而进

12、行的控制措施。 3.数据资源控制。对数据资源的控制体现在完整性控制以及加密数据上，完整性控制主要是利用数据库的完整性进行的。完整的数据库，可以对其中所包含的各类数据都有语义的参照关系，这种关系可以对相关的数据进行检验，以保证数据库有关系统的完整。加 密数据是对数据安全性的保证，这个功能利用的也是数据库管理系统，根据系统的数据存储以及加密可以保证系统数据的安全性。并且，对数据的操作只能通过系统规定的方式，这无疑是给数据的安全加上了两重保障。 五、结论与建议 总而言之，电算化会计系统是对传统手工会计方式的改革。并且，其发展趋势是相当可观的，对电算化会计系统的健全和完善，保证其内部控制制度的合理运行，是确保高校电算化会计工作有序进行的基础和前提。 参考文献： 赵冠华 .传统会计电算化会计中若干问题比较 I.中国会计电算 化，2011（ 8） 何丽 .关于电算化内部控制 J.会计之友， 2012（ 6） 朱荣恩 .内部控制评价 M.北京：中国时代经济出版社， 2012 （作者单位：黄淮学院财务处 河南驻马店 463000；作者简介：王颖，经济师，大学本科，目前主要从事于高校会计工作。） （责编：若佳）