1、浅谈基层档案工作难于管理的症结及应对策略 【摘要】本文提出了当前基层档案工作存在的问题，分析了基层档案工作难于管理的原因；提出了解决当前基层档案工作存在的问题及应对策略。 下载 【关键词】基层档案；管理；应对策略。 档案管理工作是机关单位管理工作的重要组成部分，是提高机关单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。然而，现实中许多机关单位应归档的重要档案材料，在本单位档案中根本查阅不到，需要的档案材料用时找不到，为平时的正常工作增加了不少的烦恼，有些问题也因此无法得到顺利解决。本文就基层档案工作难于管理的原因进行分析，并提出相应的应对措施。 一、当前基层机关档案管理工作
2、存在的问题 （一）单位领导对档案管理工作重视不够，档案工作人员不容易出成绩。单位的各项工作布置中，档案 工作往往不被领导重视，年初计划、年中部署、工作总结中看不到档案工作情况的身影。档案材料并不是单纯的文书材料，它包括整个机关单位工作的方方面面，如会计档案、人事档案、声像档案、基建档案等等，但是档案工作往往被领导安排给办公室工作人员兼职处理，仅仅局限在办公室处理的文件材料中，没有在整个机关单位中形成一种收集档案材料的机制，导致一些应归档档案材料收集不起来，档案中严重缺少办公室发文材料以外的档案材料。 档案工作是一项细致而繁琐的工作，一卷档案的形成，需要许多道工序才能完成：所有档案材料收集齐全
3、-归档文 件范围的划分 -保管期限的确定 -分类组卷 -案卷题名的拟定 -编制页号 -抄录或打印卷内目录 -装订成卷 -抄写案卷题名及卷内相关信息 -排序 -编制年度小流水号 -装盒 -填写盒脊内容 -排列上架，这样算来，需要 14 道程序才能看到档案橱内那整齐的一排档案。而这些工作是多数领导不知道的。档案工作人员辛辛苦苦整理出来的一摞档案，还不如一份让领导心仪的文字材料让领导赏识，这就造成了这样一种状态：工作能力强的工作人员不想从事档案工作，但是工作能力较差的工作人员又干不了档案工作，这让档案工作陷入了一种尴尬的境地。 （二）档案的 收集工作也是档案管理工作的难点。在档案管理的实践中，我们看
4、到档案的收集工作是最基础和关键的一环，档案的收集与整理的重要程度几乎差不多，但是当处理完毕一个文件后，主动交给档案员的工作人员寥寥无几：有的工作人员为了自己利用方便，材料由自己保管；有的工作人员随意放置；有的材料在工作人员手中，档案员上门去收都收集不上来，因此，给材料收集工作带来了难度。 做好档案收集工作没有单位领导的重视、督促不行；没有制度的保证也不行，与其去找这种那种的原因，归根结底，是平时没有档案收集的意识，档案法制观念不强。而且许多 工作人员不知道什么材料是需要收集归档的，有些材料收集不全，这就是情理之中的了。所以，争取工作人员对档案管理工作的支持和理解是十分必要的，尤其是那部分持无所
5、谓态度的人还是比较多的，要做好这部分人的思想工作。 （三）档案专业人才缺乏，队伍不稳定。配备兼职档案员是多数机关、事业单位普遍存在的现象，这些兼职档案员在单位身兼多职，事务太多，变换频繁，交接不及时、不到位，缺乏系统的业务知识培训，档案业务水平不高，导致资料收集不齐全不完整，划分保管期限混乱，技术不到位，所整理的档案不符合要求，更不要说专门档案归 档了，严重影响了档案管理工作的正常开展。单位许多档案员由办公室年轻的工作人员兼任，在办公室历练一段时间后，领导往往就会将他们调到业务科室任职或者提拔重用，档案工作也就交给新的档案员去管理，档案经过一个个的新手管理，质量以及数量都无法得到保障。 （四）
6、档案经费得不到保障，保管保护条件差。由于受资金的限制，加之领导重视不够，相当一部分单位档案基础设施不完善，保管条件差，特别是有的单位，档案室不仅面积小，而且在空的地方堆放其他物品，不是单独的档案室，根本不具备档案 “ 九防 ” 的要求，不利于档案的管理、利用。 有些单位没有专门的档案橱，档案整理后，随意放置，利用时费时费力，更导致领导对档案工作的无视与排斥。 二、做好档案管理工作的几点对策 就如何进一步加强档案工作，切实解决当前档案工作中存在的问题，使档案事业健康发展，提出以下几点应对策略： （一）提高领导重视程度，健全档案管理制度，明确责任。切实加强档案工作的领导，依法依规把档案事业发展列入
7、地方国民经济和社会发展规划中。纳入目标管理，列入领导工作议事日程，提高档案工作在各单位的地位，与其他工作同部署、同考核、同奖罚，特别是收集工作， 对拒不交出文件材料的人员以及提供不出基本资料的人员给予处罚。 （二）强化服务意识，提高服务水平，改进和完善档案功能。尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理，使其所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务，以期通过便利的档案利用服务为突破口，带动档案事业的良性循环发展。 （三）提高档案工作人员专业技能和素质。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式 ，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。领导要注意加强档案干部队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分调动他们的积极性和创造性。 （四）舍得投入，配备装备，切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题。在思想上引起高度重视，在行动上由被动变为主动，由应付了事变为常规工作，确保档案工作步入正常发展轨道。
