1、对铁路企业文书档案利用工作高效性的探讨【摘要】本文通过分析铁路企业文书档案利用工作的意义，提出文书档案利用工作现状及问题，探讨提高利用效率的有效措施，以促进档案管理工作，更好在服务于企业的建设。 下载 【关键词】探讨；铁路企业；文书档案；利用工作；高效性 档案利用工作是档案工作的根本目的，也是衡量档案部门成绩大小的主要指标。随着高铁的发展，在铁路企业传统档案管理模式下，文书档案利用工作作为档案工作的不可缺少的环节，不断出现新问题，本文针对文书档案利用效率较低的问题，提出解决问题的有效措施，以提高文书档案利用效率，促进档案整体工作的提升。 一、铁路企业文书档案利用工作的意义 铁路企业文书档案是铁
2、路企业在行政管理事物活动中产生的历史记录，包含了许多法令、规章与会议记录等，当前文书档案越来越多地利用在铁路企业处理日常业务、解决民事纠纷、维护职工权益等一系列社会活动方面；并且文书档案作为各项历史活动记录，真实地记载了铁路发展的曲折历程和铁路人自强不息的奋斗足迹，为企业的编史修志、学术研究提供坚强的后盾；再者通过档案利用，能让人了解档案工作，关注档案事业，有利于档案管理工作良好发展。因此铁路企业文书档案已成为企业发展中不可缺少的组成部分，对于企业建设有着重要的意义。 二、文书档案利用工作现状及问题 （一）文书档案质量有待优化。铁路企业档案部门属于相对独立的部门，平时与其他业务处室工作联系较少
3、，各处室工作人员对档案工作认识不高，档案意识不强，再加上各处室领导认为档案工作不属于安全重点类工作，档案工作自然被忽视，导致文件资料收集缓慢、归档不及时、内容不齐全、漏归形成漏档等现象，严重影响文书档案质量，影响利用效果。 （二）档案利用模式有待改善。铁路企业档案管理大多仍延续传统纸质档案的管理模式，调阅文书档案仍是机械提供利用方式，文件调阅首先要查阅案卷目录及卷内目录（或归档目录），对于年代久远的文件，案卷（归档）目录不够完整，卷内目录缺失，档案员只能在档案库房里逐卷逐件翻阅，耗费大量的时间和精力。近年来铁路企业文书档案的利用次数日渐增多，随着信息技术的广泛应用，利用方式的落后降低了档案利用
4、效率，制约了档案管理工作。 （三）档案管理人员素质有待提高。档案利用和档案管理人员的素质密切相关。铁路企业档案管理人员大多从兼职档案工作做起，不具备专业的档案知识，档案利用过程往往存在些不规范。比如利用档案时安全意识不强，没有严格区分文件的保密性和限制性；不遵循档案文件的有机联系，利用后案卷摆放杂乱无章；利用服务意识不高，文件查找不力，找不到也无所谓；这些问题的存在进一步影响档案利用效率。 三、提高文书档案利用工作效率的有效措施 （一）完善档案管理制度。文书档案利用工作的物质基础是文件资料，只有掌握丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能提供优质的利用服务。因此铁路企业重视档案工
5、作，必须建立完善的档案管理制度，加强档案目标管理和档案工作部署，落实档案管理经费，使文件资料收集制度化，整理规范化，移交有序化，确保文件资料归档及时、齐全完整，为文书档案利用工作提供物质基础保障。 （二）加强档案宣传工作。文书档案管理员要积极主动做好档案工作的宣传。第一通过多种方式宣传档案政策，宣传档案工作的重要作用，档案集中统一管理的必要性，提高单位职工对档案工作的认识，使大家认识到档案收集的重要性，变被动为主动归档；第二加强档案利用意识的宣传，转变利用者对档案利用工作的看法，鼓励利用者乐于、善于利用档案。 （三）?化档案的收集工作。档案管理人员要采取灵活方式收集文件资料。第一，将收集工作落
6、实到人，明确文件收集的负责人，收集专门文件。第二，及时了解和掌握单位的工作动向，随时收集各种会议、个人收到的文件资料等“账外”文件材料。第三，年终时同保密检查工作结合进行，边检查边收集，收集零散的属于归档范围的文件，力争归档文件的内容丰富、结构完整、质量优化和数量齐全。 （四）改进档案利用工作模式。提高文书档案利用效率，最有效的方法是对文书档案信息进行数字化，实现现代化的档案利用模式。档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息，转化成电子文件。通过档案信息数字化网络系统，档案管理人员利用档案信息时检索快捷方便，复制利用文件速度快，有利于保护档案原件，更
7、加规范地管理档案利用过程，大大提高文书档案利用效率。 （五）提高文书档案管理人员素质。档案工作的最终目的就是要便于社会各方面的利用，文书档案管理人员必须摆脱传统档案意识观念，不但要提高档案专业知识，还要加强政治素质和档案文化知识素养，具有档案综合素质。第一，档案管理人员要树立档案利用服务意识，端正服务态度，热爱档案工作，尊重档案严守机密，提高政治素质。第二，积极接受档案继续教育，参加各类档案专业知识培训，提高档案专业知识。第三，熟悉库藏档案，掌握系统的档案相关学科知识，储存一定的文化素养。这样文书档案管理人员由单纯的业务素质向综合专业素质转变，能有效提高利用工作效率，提高企业档案工作标准化、现代化的管理水平。 四、结语 文书档案在企业各项管理活动中的利用能充分发挥档案的凭证参考作用，取得较好的社会效益，是企业档案管理工作的重要组成部分。科学规范地利用文书档案可以不断提升企业各项工作的管理水平，实现档案管理工作的自身价值，为铁路企业发展作出应有的贡献。 【参考文献】 李娟.对于办公室档案规范化管理的思考J.办公室业务，2014（02）：50. 秦永梅.浅谈如何搞好企业档案利用服务工作J.办公室业务，2016（11）：127.
