第三章公文格式与稿本.ppt

1、第三章 公文格式与稿本 文书处理与档案管理 *学习目标知识目的：1.了解公文格式及其标准化的含义。2.掌握公文的格式和要求，掌握党政机关公文格式中各要 素的概念和编排规则。3.了解公文稿本，掌握不同的文稿和文本的含义。能力目标：1.能按照 党政机关公文格式 中各要素的编排规则和式 样制发公文。2.能运用公文格式与稿本的有关知识分析案例。 文书处理与档案管理 主要章节第一节 公文格式 第二节 文书稿本 文书处理与档案管理 案例导读 几年前，某市人民政府办公厅的文秘人员曾经联名给市政府领导同志写过一封公开信，信中希望各位领导支持和理解他们的工作，恳请领导按照公文处理的有关规定，在某些办文程序中不要

2、 “ 这样 ” 而要 “ 那样 ” ，在行文规则的执行中应该 “ 如此 ” 而不应该 “ 如彼” 文秘人员人微言轻，为了自己的工作居然向顶头上司集体 “ 上书 ” ，其用心何其良苦，其作为何其无奈。在实践中，各级各类社会组织的文秘部门和文秘人员类似公开信中这样的反映和呼声非常普遍，这就是，恳请领导群体能够了解和掌握公文处理的一些基本知识，这些基本知识中，包括党和国家有关领导部门关于公文处理的有关规定，也包括公文处理的原则和技术方法的一些基本常识。近年来，大批的中青年干部走上领导岗位，他们当中相当一部分人并没有接受过公文处理专门知识的普及教育，不了解机关文书、秘书和档案工作中一些特殊的规律和要求

3、，甚至对其中一些属于 ABC 的常识性问题也是似是而非，因此在他们每天大量批阅、处理和撰写公文时就或多或少有一些 “ 先天不足 ” 。当前主要表现在以下几个方面：其一，不了解文种使用规范。最常见的问题是，久禁不绝的 “ 请示 ” 与 “ 报告 ” 的混用，从某种角度说症结在于有的领导对 “ 请示 ” 与 “ 报告 ” 长期混用，在向有关主管部门请求批准时要求文秘人员一律 “ 打报告 ” ；有的领导授意将内部使用的文种 “ 汇报 ” 、 “ 措施 ”、 “ 方案 ” 等直接用于对外行文；有的领导对于乱用法规文种置若罔闻，甚至出现县政府和县人大常委会联合制发 “ 条例 ” 等所谓地方性法规的咄咄怪

4、事。 文书处理与档案管理 其二，不了解公文格式规范。一些机关单位领导对于现行公文格式规范一知半解，又耻于向下级文秘部门（人员）请教，以致在工作中造成失误。如某中央企业的领导指示，本企业所有正式发文文头上全部要加印 “ 签发人 ” 标志，但后来在行文中出现了问题，企业领导又匆匆作出决定，在所有发文上一律取消 “ 签发人 ” 标志；至于违反规定在公文文面包括装订线外随处批字，签发公文像在私人物件上随意划个符号标个姓，漏签日期让文印人员随意添加以及对格式不规范不完整的文稿也签发放行等等做法并不鲜见。其三，不了解行文规则。当前行文中最常见的 “ 犯规 ” 动作，如一文多事，多头主送，越级行文，滥抄滥发

5、，公文直接送给领导人个人，不相隶属的机关单位之间滥行 “ 请示 ” 与“ 报告 ” ，对涉及其他部门、机关职权范围的公文未经协商一致径自上报下发，难以执行实施，多是经各级领导审批签发过关的，甚至有的还是个别单位的领导出于某种目的授意做的，比如办文中有的领导交代经办人： “ 这个事情重要，多印几份多送几个部门（送某某领导） ” 等等。资料来源：杨戎主编： 公文处理案例精选 【 案例 5-9】 ，四川人民出版社， 2010年版，有删改。互动问题： 1.公文格式有没有规范呢？怎样才能做到公文格式规范？2.案例中某些机关单位领导在公文格式规范方面有哪些不妥之处？应该怎样改进？ 文书处理与档案管理 第一

6、节 公文格式一、公文格式及其标准化 1.公文格式公文格式，简言之，就是公文的表现形式，即各种公文文体的表现样式和形式。党政机关正式使用的公文，专门由党政机关以法规的形式确定其规范的样式，以保证其规范性、权威性、普遍通行性和有效性。 文书处理与档案管理 知识拓展 “ 格式 ” 的来历“格 ”和 “式 ”本来属于古代公文的两种文体，后逐步演化为规格、式样。格，最初的含义是长木条，后来有限制、阻止、尺度、法式、标准、制度等含义。式，即法式。 说文 ： “式，法也，从工，弋声。 ”后有规格、样式等意。 新唐书 刑法志序 ： “唐之刑书有四，曰律、令、格、式。令者，尊卑贵贱之等数，国家之制度也。格者，百

7、官有司所常行之事也。式者，其所常守之法也。 ” 唐六典 ： “律以正刑定罪 ”， “令以设范立制 ”， “格以禁违正邪 ”， “式以轨物程事 ”。由此可知，格和式原都是需要遵守的一些行政规范制度，而这些规范制度相对比较具体，人们的行为不能出 “格 ”，不能犯 “式 ”，后来用于文章写作的规范就称为格式，而这种格式主要是指文章应遵循的规格样式。资料来源： 赵映诚主编： 文书工作与档案管理 ，高等教育出版社， 2007年版，第 79页。2.公文格式标准化公文格式标准化具有广义和狭义两个方面的含义：广义是指按照一定的公文格式规范标准，制作和印发公文。狭义是指党政机关的公文采取法定性的规范格式标准并严

8、格贯彻执行 。 文书处理与档案管理 资讯浏览 党政机关公文格式 国家标准发布实施为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，近日国家质检总局和国家标准委发布了 GB/T97042012 党政机关公文格式 国家标准，于 2012年 7月1日起正式实施。 党政机关公文格式 国家标准按照 党政机关公文处理工作条例 的有关规定，结合这些年来党政机关公文格式的实际应用，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准 A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则 ,使党政机关公文的表现形式更加规范。该标准的实施 ,有利于进一步提高各级党政机关公文制作水平和质量，有力推动党政机关公文处理工作实现科学化、规范化。资料来源： 中国标准导报 ， 2012年第 07期 文书处理与档案管理 二、公文格式各要素编排规则 党政机关公文格式 国家标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分，以使公文页面美观、醒目。在公文中，首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。（一）版头（见图 31 ）公文版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人与分隔线等部分。 文书处理与档案管理 文书处理与档案管理