1、信函及公文礼仪一 、业务书信的组成成分 (A) 1.信头：（ Letter head） 包括公司名称、象征、案徽、标识语句、电话号码、 电传号码、传真号码及以经营业务范围等。 2.参考编号：（ Reference Number） 为便于归档， 可按部门、产品或客户加以分类。 3.日期：（ Date） “11 June ,2001”或： “June 11,2001” 。 4.封内地址：（ Inside Address） 应同信封的写法完全一样。 5.称呼：（ salutation） 常用称呼列表： Dear Sirs（ 英式） Gentleman（ 美式） Dear sir or Madam 给
2、公司 Dear sir 给一位不知姓名的男士 Dear Madam 给一位不知姓名的女士 Dear Mr. Smith 给一位男士 Dear Mrs.Smith 给一位女士 Dear Miss Smith 给一位未婚女士 Dear Ms.Smith 给一位不知婚否或要求如此称呼的女士 Dear John 给一位朋友或很熟悉的人业务书信的组成成分 (B) 6.标题（ Subject line） 简要说明信的内容，全部大写或起首字母大写，底部划线引起对方注意， 便于业务处理。 7.信的正文：（ Body of the leter） 开头 说明为什么写此信。 主要内容。 将来的打算和行动。 结束语。
3、 8.结尾礼词：（ Complementary Close） 9.签名：（ Signnature） 10.识别记号：（ Identification mark） 执笔人或打字员姓名的第一个字母组成，以示负责或必要时查考， 执笔人写左侧，打字员写右侧，如 EK/SM。 11.附件：（ Enclosures） 目录册、价格单等。 12.抄送：（ Carbon copy 或 ec） 此符号表明要将此信抄送给另外的人，打在附件下方。 13.附笔：（ post cript） 业务书信中用于强调。 如：附笔：请立刻寄上报价单。（希望很快再见面） 14.第二页：（ continuation Page） 第一
4、页不够，加页。信纸尺寸、颜色与第一页相同，但不带信头。二、如何折叠、插入信纸 折叠信封这样的小事，有时也会影响一个公司的形象。正确的折叠可以使信纸正好放进信封，收信人可以很方便地取出，而且信纸打开后看上去很整齐，通常折叠的方法有两折法和三折法。1.两折法：2.三折法：3.卡片、便条类：若是卡片、便条之类形比较方的东西，把信件的正面朝向信封的背面插入，这样一打开信封就能读到内容。 三、书写业务书信的基本原则 1.清楚（ dear） 句子短 前后连贯 避免商业陈词 2.简洁（ concise） 3.完整（ complete） 4.礼貌（ courteous）业务书信的礼貌（ courteous）
5、礼貌是一种内心的态度，不仅仅停留在使用礼貌的词句上，它还表现在对收信人的理解、体谅上。这种礼貌的品质能使我们拒绝做某事而仍然与对方保持友谊，不扼杀今后继续做生意的希望。礼貌的体现之一是及时回信，这一点很重要。最好收到信当天就回信，如不能马上作答，也应写信解释原因，这样有助于建立起信任和友谊。礼貌的体现之二是信的调子要正确，像说话的语气语调一样，书信也要有正确的语调，忽视这一点，信就有可能显得粗鲁、笨拙、草率、甚至还会冒犯收信人。 任何语法、标点、拼写的错误都会给人带来坏印象，所以，签暑一封信前，最好认真想一下这封信： 是否清楚易懂； 是否自然真诚； 语调是否正确； 信息、内容是否完整； 细节是
6、否精确无误； 是否简洁、有礼貌 ; 是否有语法、标点、拼写错误； 段落布置是否合理； 打印是否整洁、漂亮。 一切核对无误，就可以签名发出了。四、怎样写备忘录 备忘录（ Memorandum/Memo） 是写给公司内部人员的信，有时像一张便条提醒某人注意某件事，有时也比较长。写备忘录有很多形式，有的公司有印好的专门用来写备忘录的纸。通常包括下列内容： 1.To/For the attention of /FAO（ 写给谁） 2.From（ 谁写的） 3.Re/Ref/Subject/Concerning（ 关于什么） 4.Date（ 日期） 5.File No.（ 归档号） 通常用姓名、职务的起
7、首字母代替全称，例如：（ RS代替 Robert Smith,MD代替 Managing Director总经理。也不用（ Dear.,Yours sincerely.等），行文直接了当。）五、怎样写电传、电子邮件 1.电传（ Telet） To:收件人电传机号码、公司电传代码、国际代码 Fm:发件人电传机号码、公司电传代码、国际代码 日期： 2002年 6月 21日 收件人： 事由： 正文： 问候语： 发电人： 2.电子邮件（ Email） From:发件人 To:收件人 正文 谨致问候 署名六、怎样写社交信 (1.感谢信 ) 对于对方送礼，写封致谢信。 提下礼物是什么，告诉送这份礼物的人你
8、也很高兴也很感激 告诉他或她你准备如何使用礼物 解释为什么这份礼物很实用 最后希望送礼人有一开能亲自来看看礼物的用途 被邀请去别人家里，感谢信里可以陈述你愉快的经历 对于派送的小礼物，写封信表示感谢一定会使收信人高兴，觉得你是有心人。 有时候我们不能接受某件礼物，必须归还，措辞应当注意，需要解释清楚为什么不能收，但不能指责送礼人行为不当。 业务交往中，即使是关于商品买卖，也不都是干巴巴的，也能写出感谢、欣赏之情，信可以很短，但必须真诚热情，让读信人感受到这种真切之意，注意不要涉及非常的业务细节，否则别人会觉得你写感谢信的目的只是为了生意。六、怎样写社交信 (2.贺信 ) 要使人产生好感，写封贺信是个好办法。 有很多事情值得庆贺：升职、获得荣誉、开创新事业、考试成功、结婚、生日等。信可以简短，也可以非正式，日常语体，注意不要插入坏消息，破坏整封信的高兴气氛 . 收到祝贺信，有礼貌的做法是；回一封答谢信。
