秘书四级历届录像题答案全.doc

1、2003 年 6 月第一部分 案例分析：1、将挡住通道的移开，保持畅通。 （）2、公文标题错误（请示和报告是两个文种） （）3、无保密意识（保密文件放桌面上，随意让他人看） （）4、报销手续错误（零用现金凭单没有领导签字就付现金） （）5、现金保管不符合要求（现金放在无锁的抽屉中） （）6、报销环节错误（零用现金凭单没有附发票就付现金） （）7、泄露会议中信息（）8、忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司（）9、能注意工作时保护眼睛（办公室光线适当） （）10、能主动提示他人室内禁止吸烟（）11、电话边备有笔和留言条，能马上记录（）12、电话记录记得齐全，并能将关键词复述（）13、接电话用语不规

2、范。 （没有问候语、没自报姓名、没有告别语） （）14、办公桌干净、整齐，物品摆放有序（）15、能快速接应电话；二、情景录象参考答案及评分标准：1、请柬格式不规范， “敬请”应格书写；（）2、请柬中没有写明活动地点；（）3、开放参观活动的时间不对，五一假期刚过，此时组织参观活动不合时宜；（）4、没有准备宣传资料（）5、对参观路线不熟悉（）6、在参观路线的一些拐角设有指示性标志（）7、引导来宾参观时，没有提醒来宾注意路上的障碍物（）8、钟苗对参观项目的解说准备不充分，无法回答来宾的提问。 （）9、保密意识不强（如进货渠道属公司机密，不应泄露） （）10、参观路线不安全，准备工作不到位（）11、休

3、息室准备得不充分（茶水、饮料、座位都不够） ；（）12、注意了门口环境的布置（如横幅和彩旗，起到烘托气氛的作用） （）13、钟苗的服饰不规范，应穿办公室职业装，以表示正规和对来宾的尊重（）14、能够在门口迎候来宾（）15、接应电话及时，符合电话礼仪（）答出以下各点，每点计 1 分：16、办公环境不标准（办公桌前电话线与电线缠绕混乱、桌上不应摆放咖啡瓶） ；（）17、钟苗的问话不够礼貌（应说：“请问各位是来参观的嘉宾吧！” ） （）18、引导来宾时，指示方向的手势不对（应用右手） 。 （）2003 年 8 月秘书四级试卷案例分析考题内容考题一 参考答案 1、 办公桌干净，文件夹摆放整齐。 （）

4、2、 职业装规范。 （） 3、 通知的标题错误。 （） 4、 不应开空白介绍信。 （） 5、 介绍信没在撕线处盖骑缝章。 （） 6、 一张介绍信的落款处不应盖 2 个印章。 （） 7、 电话接应不准时。 （） 8、 电话接应不规范。如：第一次没有报上公司名称，第二次不说话。 （） 9、 上班时间因私事长时间战友用电话，影响公务。 （） 10、有保密意识，不应在电话里向外人透露公司有关新研制成功的新产品及产品价格的变动。 （） 11、新印章在启用前，没将印模备案和上报就使用。 （） 12、在文件上盖印章没有作用印登记。 （） 13、盖印位置没有骑年盖月，盖章歪了。 （） 14、用印后未能及时收好

5、印章。 （） 15、电话应对态度生硬。如“你找谁”和“他不在”等语言不礼貌。 （） 16、接电话不能一视同仁，态度不一样。 （） 17、不了解清楚对方就将上司的私人住址告诉陌生人。 （） 考题二 参考答案 1、 会议没准备签名和茶水、饮料等。 （） 2、 主席台背景布置不规范，如会标等。 （） 3、 能够认真做好会议记录。() 4、 会议记录的开头部分没有，不完整。 （） 5、 会议结束时，未请会议主席在会议记录上签字。 （） 6、 钟秘书不应在先于专家和总经理退场。 （） 7、 钟秘书不知道用录音记录来补充和修正记录的疏漏不全之处。 （） 8、 会议简报的报头出现错误：会议简报报头中缺少名称

6、“会议简报” 。 （） 9、 会议简报的报头出现错误：会议简报报头中缺少期号。 （） 10、会议简报的报头出现错误：会议简报报头中缺少制发单位。 （） 11、会议简报的报头出现错误：会议简报报头号中印发日期应：汉字大写，不可用阿拉伯数字。 （） 12、能够抓紧时间，有时间管理观念。 （） 13、不懂简报应以“简”为中心，不能超过千字。 （） 14、对于涉密会议的记录不注意保密，放在办公桌上随别人任意取看。 （） 15、办公桌不整齐，文件乱放找不到。 （） 16、信息资料管理不到位，找不到交叉参照卡。 （） 17、钟秘书不会使用交叉参照卡，不懂得交叉参照卡的样式和作用。 （） 18、没有做好会议

7、文件的清退工作。 （） 19、 能够运用电话等方式收回提前离会人的保密文件。 （）2005 年 5 月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题（二）答案 情景录像题（二） 第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍排列有序。对； 第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。对； 第三，会议室温度低于 16 度。错； 第四，能在会前检查设备是否正常，温度是否适合。对； 第五，8 点开会，本应提前进会场检查却 8 点 20 分才去检查。错； 第六，能安排初秘书检查录音机和磁带是否齐全。对； 第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。对； 第八，与同事说话口气太硬，不注意密切同事关系。

8、错； 第九，没有及时做好会议文件的退清工作。错； 第十，会后能整理“会议简报 ”。对； 第十一， “第三季度会议时间表” 编制不规范。错； 第十二，在回收文件、编制会议时间表、整理会议简报等诸多工作中，没有安排初秘书一起做而是独自去做，既不利于调动同事积极性，又影响了工作效率。错； 第十三，在进苏经理办公室时未敲门而直接进入。错； 第十四，与领导谈话，不等领导谈完示意“可以走了” 就擅自离去。错； 第十五，把文件清退、编制会议时间表两项工作置于一边，而把发“文件处理流程图 ”这项不很急的工作放在首位，不符合ABCD 法则。错； 第十六，在发传真文件时，能先打电话确认对方。对； 第十七，文件传真

9、后，能打电话问对方是否收到。对； 第十八，对挡住过道的大箱子，不是寻找物主、适当安置，而是大骂人“缺德” ，将箱子推到灭火器前，既损害了同事关系，又留下了安全隐患。错。 2005 年 11 月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题(一) 1.电脑与打印机放置一处,便于电源线连接,对; 2.窗户没有窗帘,使打印机和复印机工作时光线耀眼,错; 3.与复印机连接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳,造成安全隐患,错; 4.钟苗着装不规范,错; 5.能在电话铃响三声内接电话,接电话前先报单位名称,对; 6.在不明电话对方身份的情况下轻易告诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期,错; 7.把本该放在电话

10、机旁的电话记录本放在抽屉里,错; 8.能想到记下对方的电话内容以便告诉领导回话,对; 9.把手机放在电脑旁,违背了“个人物品不能放在办公桌上而应放抽屉里 ”的原则, 错; 10“请柬”两字未居中排布 ,错; 11.请柬正文用“自定于 ”开头,错; 12.请柬正文缺少新产品发布会的地点,错; 13.请柬的时间不具体,且将 2005 年简写为“05 年” 不规范,错; 14“.敬请光临 ”未左端顶格排布 ,错; 15.落款未空两格居右排布,且日期未标“年月日 ”,错; 16.请柬未提前一周发送,错; 17.向总经理提议用摄像设备来记录保存资料,对; 18.能向总经理建议临时租用摄像机,体现了“经济

11、适用” 的原则,对; 19.电话通知结束时未说礼貌语,错; 20.传真前把原件的别针(硬物)取下,对; 21.在取下原件别针时将文件弄破(容易造成卡纸),错。 录像题(二) 答案 1.职业培训着装规范,对; 2.提前十分钟到达办公室,主动打扫工作区域卫生,做好上班准备,对; 3.办公桌上办公用品、文件摆放整齐,对; 4.办公室采光充足,环境良好,对; 5.电脑屏幕侧对强光,以致光线反射,看不清显示内容,错; 6.办公室电脑没设置密码,导致“系统界面换了 ”,错; 7.制作工作日志,以合理有效地管理和计划工作时间,对; 8.电话用语礼貌规范,对; 9.上班时间补妆,错; 10.离开办公室没关电脑

12、,错; 11.进王总办 公室先敲门,对; 12.制定的策划方案零乱,没排页码,又没有会议主题与议题等相关内容,错; 13.邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员,错; 14.做事总是马马虎虎,以致不能及时完成领导交办的工作,错; 15.领导布置工作时能做好记录,对; 16.与领导交谈时,能正确倾听和有效提问,适时给领导提出建议,对; 17.马上去落实领导安排的修改策划方案、发布会议通知、安排车辆等事宜,做事能区分轻重缓急,对; 18.会议通知中“参加人员 ”未按职位由高到低排列 ,错; 19.会议时间不具体,且将下午写成了上午,错; 20.会议通知中没说明会议主题,错; 21.用车计划考虑不周全,

13、错; 22.预订车辆,出现矛盾时能主动和相关部门协调,对;2006 年 5 月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题答案录像一1 着装正规 对2 办公桌整齐 对3 窗帘拉好，避免光线直射电脑屏幕 对4 重要信息不能用可擦洗光盘录制 错5 合同书不能用传真 错6 会议通知不应该用投递方式 错7 杂物挡道错电线暴露在外，杂乱8 电脑对着通道，电脑秘密容易泄密 错9 能注意主动提醒他人禁止吸烟 对10 接电话能够及时对接电话应响 2 声再接11 准备好纸笔，做好电话记录 对12 电话用语不规范：喂，你找谁 错13 能够重复电话内容 对14 会议记录乱放没有作好保密工作 错15 将会议秘密泄露给别人

14、错16 报销手续错误 错17 现金保管没有上锁 错18 后来能够注意到杂物挡道，保持道路通畅 对录像二1 领导交办事项的处理 对2 没有填写零用现金账簿 错3 提醒要现金发票 对4 钟苗办公位置 错5 电脑显示屏幕摆放 错6.办公室光线的来源 错7 传真文件没有及时确认 错8 擅自做主报销 错9 回答员工涉及保密事项 错10 刻录时间离开 错录像一1 着装规范 对2 进经理室没有关好门 错3 没有经过经理批准取消值班记录 错4 值班时出现脱岗 错5 不能正确对待上司批评 错6 与同事沟通不好 错7 说同事坏话 错8 将财务部原话直接转告，不够婉转 错9 接听电话及时 对10 电话用语规范 对1

15、1 有准备纸笔记录 对12 电话接待客户语言错误 错13 向经理认错态度良好 对14 能向经理提出几点建议，建立交接班制度 对补充几点，无值班表 错，安排新员工独立值班不符合要求 错 值班出现迟到 错，把自己的失误和怨气转到其他人身上 错31 造成矛盾上交到经理那里 错，对于客户投诉不能正确引导提供服务 错没有先为客户解决急于解决的问题 错把秘书工作理解成侍候人的工作 错2006 年 11 月1、秘书着装正确。 （）2、电源裸露，电线随意缠绕，存在安全隐患。 （）3、放置灭火器，有安全意识。 （）4、办公桌整洁。 （）5、办公室光线充足，有窗帘遮挡阳光。 （）6、接听电话及时。 （）7、电话应

16、答语正确。 （）8、知道用印程序，要求填写申请单。 （）9、会议时间有变，能够对上司及个人工作日志及时进行修改。 （）10、能够管理上司工作日志。 （）11、能够及时预订会议室。 （）12、能够及时将会议变动信息通知相关人员。 （）13、严格遵守用印程序，知道用印申请表上必须要有负责人签字。 （）14、碰到不明确的情况，能够主动向上司请示核准。 （）15、介绍信的保管不符合规定。应放在加锁的抽屉里，随用随开。 （）16、知道印章必须要加锁保管。 （）17、文末落款章位置正确，骑年盖月。 （）18、文末落款章盖反了，用印不符合规范。 （）19、知道未经批准不能随意开空白介绍信。 （）20、用印后

17、能够进行用印登记。 （）21、介绍信正文填写不完整，只填写了办事人姓名。 （）22、介绍信存根未填。 （）2006 年 11 月1、进经理办公室时没有敲门（）2、随意省略值班记录（）3、清楚值班情况（）4、能通知值班人员值班5、交接班不连续，导致工作失误。6、秘书着装正确（）7、犯错后没有自我反省，说话语气挑衅，引起同事间矛盾（）8、背后议论同事，挑起矛盾（）9、报销时没有与同事沟通，引起矛盾10、电话在三声内接起（）11、电话问候语正确（）12、能及时记录电话内容（）13、公司设备出问题，先将责任推到客户一方（）14、办公桌上有分类文件夹（）15、解决问题的态度不积极（）16、电话结束语正确

18、（）17、能及时反省问题，并改进（）18、能及时建立交接班制度（）2007 年 5 月1、着装正确。 （）2、办公桌摆放整洁有序。 （）3、电脑显示屏不应放在来访者一眼就能看到的地方。 （）4、通知缺乏具体的时间。 （）5、通知没有写清楚会议的地点。 （）6、开机顺序错误，应先开打印机，后开主机。 （）7、不可带电拔插设备。 （）8、应先使用“打印预览”功能查看打印效果。 （）9、处理邮件时能够将重要内容标出。10、能够进行来件登记。11、将信封与信订在一起，可以避免地址丢失而导致无法回复。12、复印机需提前开机预热，不应使用时再打开。 （）13、少量不同型号的纸张复印可以使用旁路供纸，不必非

19、换纸盒供纸。 （）14、能够正确放置原稿。 （）15、能够正确设置复印份数。 （）16、忘记将复印原件取出。 （）17、使用复印机后能够及时洗手。 （）18、有窗帘遮挡阳光。 （）19、文件夹有分类标签。 （）20、使用礼貌用语。 （）21、复印室不通风。 （）2007 年 11 月国家秘书资格考试四级情景录像题(二)解读2007 年 11 月国家秘书资格考试四级试卷情一、情景叙述（场景一）宏远公司销售部办公室宏远公司销售部秘书钟苗身穿职业装正在办公室打字，办公桌上堆放着文件夹等办公用品。办公桌前的茶几上书报、食品包装袋等横七竖八，显然是没有收拾打扫。有人敲门。钟苗不作理会，继续埋头打字。一男

20、士推门进来，钟苗头也不抬：“有什么事吗？”男客：“我找销售部经理。 ”并双手递上名片。钟苗一只手接过名片，没看一眼就置于桌上，继续打字。男客见钟苗不吭声，随手拿起办公桌上一份文件翻阅起来。钟苗：“你这人倒不把自己当外人。说吧什么事？”男客：“对不起。 ”放回文件，说，“我来找张经理。 ”钟苗拿出工作计划本，问：“你跟张经理约过吗？”男客：“没有，但今天有要紧事要谈。 ”钟苗：“你没约好。我不能安排他接待你。 ”男客：“秘书小姐，帮帮忙吧！我今天确实有事要找张经理谈。 ”钟苗：“那你等会吧。我给你联系一下。 ”男客坐在钟苗对面的沙发上，看到旁边茶几上乱七八糟的物品他不禁皱了皱眉头。钟苗拿起客人的

21、名片，当着客人的面打电话：“张经理吗？这里有一个信宇公司的蒋先生要找你.”钟苗对客人说：“那位先生，张经理现在可以接见你。 ”然后她打开文件夹上的来访登记簿说：“你先登个记吧。 ”男客：“小姐，能借支笔用一下吗？”钟苗边递笔边说：“下次来要提前预约啊！”男客：“好的，好的。这次来不及了，很抱歉。 ”（场景二）公司会议室钟苗与初秘书一道检查会议准备工作。钟苗：“今天总经理开会将讨论公司的技术改造问题，请了不少专家来。你检查一下多媒体设备。 ”初秘书：“多媒体的接口有问题，屏幕上还是有黑影。 ”钟苗：“我不是交代过你，让厂家来修吗？”初秘书：“我让厂家看过了，他们说要换零件，需两千多元钱。施助理说

22、凑合着用，等坏了再修。 ”钟苗：“他说的？要是会议上出了什么问题谁负责？你赶快让厂家来修理。我会跟王总请示的。 ”初秘书：“你越过施助理直接请示王总，好 吗？”钟苗：“有问题我担着。你只管把分内的事做好。 ”秘书：“好心当作驴肝肺。 ”钟苗：“初秘书，你不觉得这屋子有点凉吗？”然后走到空调前：“我说怎么这么凉，都 15 以下了。以后设在 20左右就行了。 ”二、结论根据以上分析，我们对钟秘书的工作环境、工作表现和个人行为作出以下判断：第一，办公室没有绿色植物，错。第二，办公桌上凌乱，茶几上乱放私人物品，错。第三，着装规范，对。第四，有人敲门不搭理，客人进来后也不接待，错。第五，一手接过客人名片

23、后，不看一眼就置于桌面上，错。第六，因客人未预约不安排接待，对。第七，问明情况后，打电话请示经理能否接待，对。第八，当着客人的面给领导打电话，错。第九，让客人在来访登记簿上登记，对。第十，会前检查会议准备情况，对。第十一，发现多媒体接口有问题 ，交代下属及时请厂家修理，对。第十二，出现问题，不是纵向沟通，而是越级请示，错。第十三，将空调温度调到 20，对。2008 年 5 月1、着装正确（）2、坐姿端正（）3、办公环境符合要求（）4、数码相机确实不适合拍摄自然风光（）5、使用数码相机拍摄时确实应靠近被摄体（）6、使用数码相机时，物距太近会导致拍出来的图像变形（）7、物品领用申请表必须要有领导签

24、字（）8、具有保密意识（）9、未经签字批准就将数码相机借出（）10、降低扫描速度可以减少噪音（）11、能够催还文件（）12、不清楚读盘是刻录机的一个附带功能（）13、不应把刻录机当作读盘光驱使用，会缩短使用寿命（）2009 年上半年1.参考答案：1. 着装正确。 （）2. 能够提前到会议地点检查会议的准备情况。 （）3. 没有将箱子移至较安全的地方而使其挡在了消防栓前造成了隐患。 （）4. 能够注意通风换气，保持会议室空气新鲜。 （）5. 能够与初萌一起整理会议室。 （）6. 能够事先准备好与会人员的文件和茶水。 （）7. 能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。 （）

25、8. 知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。 （）9. 在对公司情况不熟的前提下，能够为会议记录事先备好座次表。 （）10. 在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧（使用挑衅性的语言） （）11. 能够指导下属将会议室室温控制在适度的范围内。 （）12. 整理会议室时忘了擦拭会议桌，工作不仔细。 （）13. 在进行会议记录时，能够同时运用手工记录和录音机记录以保证记录的准确性。 （）2.参考答案：1. 上班时着装符合职业要求。 （）2. 请柬格式正确。 （）3. 办公桌整洁。 （）4. 注意办公室绿化环境。 （）5. 堆放资料未及时进行整理。 （）6. 办公桌

26、下有拖拽的电线。 （）7. 能使用分类信息进行信息查询。 （）8. 接听电话不及时，接电话语言不规范。 （）9. 会前注意发布会议信息。 （）10. 了解回执的使用方式。 （）11. 能注意统计与会人员的返程票务需求。 （）12. 能事先了解与会人员的付款方式用多种方式发送会议通知。 （）13. 会前能检查、落实所借用的会议场所。 （）14. 能及时向领导汇报工作进程。 （）15. 忽略了为领导准备名片。 （）16. 能集中打电话。 （）17. 对电子邮件能立即回复并进行登记工作。 （）18. 能对文字表格内容进行校对。 （）19. 能为会议信息收集做准备。 （）20. 签到处、会议标识标志明

27、显，签到物品准备齐全。 （）21. 没提前到会场。 （）22. 签到时能注意登记与会人员的返程票需求。 （）23. 握手姿势正确。 （）24. 接待中接电话能向对方致歉。 （）25. 引领行为不正确。 （）2009 下半年1.保险柜用后未将钥匙拔下。 （）2.钟苗不应选择可擦洗光盘储存重要录像内容。 （）3.合同不应用传真方式传递，应用快递。 （）4.会议通知不应用快递的形式。应用平信。 （）5.CI 方案（图像，图片）厚厚一摞不应用普通的包裹邮寄。 （）6.能将挡住通道的物品移开，保持畅通（）7.无保密意识（保密文件放桌面上，随意让他人看） （）8.报销手续错误（零用现金凭单没有领导签字就付

28、现金） （）9.现金保管不符合要求（现金放在无锁的抽屉中） （）10.报销环节错误（零用现金凭单没有附发票就付现金） （）11.泄露会议中信息。 （）12.忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司。 （）13.能主动提示他人室内禁止吸烟。 （）14.电话边备有笔和留言条，能马上记录。 （）15.电话记录记得齐全，并能将关键词复述。 （）16.接电话用语不规范。 （没有问候语、没自报姓名、没有告别语） （）17.能快速接应电话。 （）2 题参考答案：1. 着装正确。 （）2. 接待规格正确，对等接待。 （）3. 能够提前做出日程安排。 （）4. 能够记录领导指示。 （）5. 能适当安排来访者的参观活

29、动。 （）6. 住宿地点安排合适。 （）7. 能够亲自到酒店考察环境，工作细致。 （）8. 接站的迎接人员安排合适。 （）9. 接站使用鲜花正确。 （）10. 能够安排摄影、摄像，知道有些设备可以外租。 （）11. 没有将摄像设备的准备落到实处。 （）12. 能够主动提醒领导重要事项。 （）13. 话别安排合适。 （）14. 送礼物时间合适。 （）15. 话别时间以半小时为宜。 （）16. 电话用语正确。 （）17. 能够使用刻录机刻光盘。 （）18. 能够及时对活动进行总结。 （）2010 下半年一、案例分析参考答案：1.接听电话接应语规范。 （）2.没有听完领导授意，就匆忙挂断电话，无法正

30、确领会领导意图，沟通不到位。 （）3.对有关来访资料缺少归类和记录。 （找不到翻译的名片） （）4.桌上文件摆放杂乱，缺乏对办公环境的管理。 （）5.能做好电话记录，纸笔到位。 （）6.对外请的工作人员不够尊重，没有用协商的语气与人沟通。 （）7.背后对领导评论，不能自觉维护领导的威信和领导之间的团结。 （）8.知道秘书只有建议权，没有决定权。 （）9.能够正确处理来访接待和电话的矛盾，能及时接听电话。 （）10.让客人等候时间较长时，能向客人致歉，符合接待礼仪。 （）11.伸出右手，引领客人，姿势正确。 （）12.先进电梯，不符合礼仪规范。 （）13.引领客人时，催促客人，不够礼貌。 （）14.不敲门就进，不礼貌。 （）15.利用工作之便替自己的朋友求情，影响领导决策。 （）16.忘记给客人上茶，将客人冷落在一边。 （）17.能够及时落实领导交待的事项。催办领导的名片制作工作。 （）