1、项目一 秘书接待工作 引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标电子教案模版配色（ 1）通过本章学习，你应能够：1做好接待的准备工作2熟悉接待工作的基本程序3了解接待规格的确定4拟定接待计划学习目标项目一 秘书的接待工作 “脑子进水 ”的孙总秘书内容（略）问题：王丽错在哪里？如果是你，如何避免出现类似错误？引入案例项目一 秘书的接待工作 电子教案模版配色（ 1）第一节 接待的准备工作第二节 接待工作的基本程序第三节 接待规格与接待计划 主要内容项目一 秘书的接待工作 第一节 接待的准备工作一、做好接待工作的环境准备二、做好接待工作的物质准备三、做好接待工作的心理准备项目一 秘书的接待工作
2、 一、环境准备办公室、会客室的环境一般可分为硬环境和软环境。1硬环境硬环境包括办公室、会客室的绿化、空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。(1)绿化环境。室内的绿化应适当地摆放一些花卉或绿色植物；室外要绿意盎然，富有生气与活力。(2)空气环境。空气环境包括空气的温度、湿度、流通与味道四个因素。(3)光线环境。 光线亮度适中，太亮或太暗都不妥。(4)声音环境。室内要保持肃静、安宁，这样才能使客人心情舒畅。(5)办公室布置。 办公室设备与布置，要整齐、实用、方便。项目一 秘书的接待工作 第一节 接待的准备工作2软环境软环境是指办公室的工作气氛、接待人员的个人素养等在接待过程中体现
3、出来的人文环境。主要有两个方面：（ 1）组织文化环境。组织文化是存在和发展的灵魂，同时也是接待过程中最能感动客人、能够给客人留下最深刻印象的东西。办公室里良好的工作氛围，让客人感受到这个团队是有凝聚力的团队，从而对单位留下良好的印象。（ 2）接待礼仪环境，包括接待人员接待的态度、礼仪素养、接待过程的安排等。项目一 秘书的接待工作 第一节 接待的准备工作微型案例项目一 秘书的接待工作 第一节 接待的准备工作会客室让总经理皱起了眉头张红是北京致远电子公司总经理王华生的秘书，今天的客人较多，刚送走两个客人。她就赶快准备明天总经理的发言稿，这时前台秘书打电话，请她下楼带总经理约的客人 -海南顺成贸易公
4、司副总经理李强。经向王总经理请示后，她急忙下楼，将客人带到楼上。一进会客室就闻到一股很刺鼻的香烟味道，烟灰缸里也很多烟灰与烟头。王总经理进来后，不仅皱起了眉头。电子教案模版配色（ 1）二、物质准备接待工作所需物品分为必备用品和辅助用品两种。1必备用品的准备必备用品即所有的接待工作都需要的用品，主要有：（ 1）办公设备。会谈时所用的桌椅、沙发、茶几。要求桌椅等要摆放整齐，桌面清洁，没有水渍、污渍。（ 2）茶水与茶具。饮水机、茶具、茶叶、饮料要准备齐全。一般客人可以用一次性纸杯，重要客人可用正规茶具。（ 3）文具用品。如接待中需要记录用的笔和纸等。（ 4）书报架。为了使来访者排解等待的时间，还应放置书报架，摆放一些书报杂志、单位介绍等材料。项目一 秘书的接待工作 第一节 接待的准备工作电子教案模版配色（ 1）2辅助用品的准备辅助用品是指在部分接待工作中使用的物品，主要有：（ 1）接待用车。如迎送客人用的大小轿车。（ 2）接待标志。如接待现场的欢迎标语和指示牌，接待人员统一服装和证件等。（ 3）接待设备，如会见大型代表团使用的扩音器，部分会谈时需要的电脑、复印机、传真机、摄像机等。（ 4）接待礼品。部分接待工作需要赠送礼品，尤其是一些涉外的接待工作。项目一 秘书的接待工作 第一节 接待的准备工作
