1、办公室管理案例分析安徽广播电视大学 2011年 5月第一题新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作。在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：来电者： “ 是利达公司吗？ ” 陈小姐： “ 是。 ”来电者： “ 你们经理在吗？ ” 陈小姐： “ 不在。 ”来电者： “ 你们是生产塑胶手套的吗？ ” 陈小姐： “ 是。 ”来电者： “ 你们的塑胶手套多少钱一打？ ”
2、 陈小姐：“ 1.8美元。 ”来电者： “ 1.6美元一打行不行？ ” 陈小姐： “ 对不起，不行的。 ” 说完， “ 啪 ” 挂上了电话。 第一题 上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以 1.4美元一打卖出了 100万打。陈小姐突口而出： “ 啊呀，上星期有人问 1.6美元一打行不行，我知道你的定价是 1.8，就说不行的。 ” 上司当即脸色一变说： “ 你被解雇了 ” 陈小姐哭丧着脸说： “ 为什么？ ” 上司说： “ 你犯了五个错。 ”陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？ 第二题文员小曹向分管营销业
3、务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？第三题 文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在
4、一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着： “亲爱的红： ” ，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。第三题 她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。第四题 文员小胡正在办公室忙着，进来了一位西装革履的男士，自称与李总经理约好的。但小胡一查经理的日程
5、安排，却并没有发现有约会。但既然说与李总经理有约，也可能是经理亲自约定的，接过名片一看，是某家杂志社广告业务部的钱经理。凭直觉小胡觉得对方是个推销员，但仍然很热情地请坐、端茶，然后问道； “您是否和李总约在上午见面 ”对方回答： “如果方便，我希望很快见到李总 ”。小胡明白了，肯定没有约会。即便是李总亲自约定的，也会有具体准确的约见时间。 “您看，很不凑巧，今天上午李总刚好有个临时会谈。我马上设法和他取得联系，告诉他您在这等候。或者另约时间，可以吗？ ”钱经理马上表示同意。小胡接着说： “您看我怎么向李总汇报您的情况？ ”经交谈，小胡很快清楚了，来访者是为杂志社编撰本市最新工商名录做广告，拉客
6、户的。这类事不是第一次遇到，小胡知道接待不可草率生硬，来访者中不乏 “无冕之王 ”，还须 “恭敬送神 ”好。第四题 经与李总联系，从他那里得到的答复是 “ 不见 ” ，小胡当然不能 “ 直言相告 ” 。“ 钱先生，真对不起，李总正在与一家重要客户讨论谈判，我不方便进去打断。您看已近中午，怕要耽误您太多的时间了。您看是这样，我公司虽在本市，但大多数的业务还是在与外省市和外商之间，全国工商名录上，我公司已在册，本市工商名录上再登当然对本公司也有益，具体事项，我一定请示李总，并尽快电话与您联系，您看，我可以打名片上您的联络电话吧！ ”“ 好，好。 ” 嘴上这么说，钱先生已显不悦。“ 另外，刚才看您送
7、来的资料，我想起我的同行马小姐曾和我谈起过她供职的公司正要做公共关系形象广告和业务宣传，您看我是否可以介绍他们公司与您合作 她的联系电话是 67559831，这是我的名片，您可以直接与马小姐联系。 ”“ 好，好！ ” 钱先生的口气变得和缓了。 第四题“ 钱先生，这资料您是否可以多留几份给我：尽管我公司业务范围不太适合，但周末的同行联谊会上，我可以帮您向其他合适的公司宣传，同行介绍，恐怕更方便些，您看是否可以？ ”钱先生告退时的微笑是真诚的谢意，因为他受到的热情的接待弥补了没有完成任务的缺憾。小胡热情地送他到电梯口。问题：1、 小胡回到办公室的第一件事应该是做什么？2、 小胡的做法是否正确？有没
8、有不当之处？3、 小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱经理？是否违背办公室人员的职业道德？4、秘书对来到公司的每一个人都应该视如贵客，都应该有求必应 ,引见给领导吗？ 第五题 波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情况，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是 8月 9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
