公文基础知识.ppt

1、公文基础知识2012年 2月 27日一、概念及特点（一）概念公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在 公务活动 中形成的 具有法定效力 和 规范体式 的书面材料。（二）特点1、权威性。 首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。2、规范性。 公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。3、工具性。 公文是各机

2、关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。二、主要作用（一）指导作用。 公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具，上级领导机关通过制发公文来部署工作，对下级的工作进行具体的领导与指导。（二）管理作用。 公文具有管理公务的基本职能。各机关通过制发公文来表达意图，传达组织、协调、指挥、控制等各方面的意向，实现其管理职能。（三）规范作用。 首先，公文是法律规范的体现形式，而法律规范是人们的行为准则。其次，法规文件是我们进行各项工作、开展各项活动的基本依据。（四）沟通作用。 上下级或平行单位利用公文开展工作、交流信息。

3、（五）凭证作用。 公文具有法定效力，可以作为办事的依据、工作的指针，俗话说： “ 按红头文件办事 ” 就是这个意思。同时，公文也是机关工作的记录和保存。三、公文种类（一）根据行文关系划分1、上行文。 下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。2、下行文。 上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。3、平行文。 同级机关或者互不隶属机关之间的行文。函是最典型的平行文。三、公文种类（二）根据 2000年 8月 24日，国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 的规定划分1、命令（令）。 适用于依照有关法律公布行政法规和规章、宣布实行重

4、大的强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。2、决定。 适用于对重大行动或者重要事项作出安排、奖惩有关单位和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项。3、公告。 适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。4、通告。 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。5、通知。 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6、通报。 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。7、议案。 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。三、公文种类（二）根据 2000年 8月 24日，国务

5、院发布的 国家行政机关公文处理办法 的规定划分：8、报告。 适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。9、请示。 适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复 。适用于答复下级机关的请示事项。11、意见。 适用于对重要问题提出见解和处理办法。12、函。 适用于不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。13、会议纪要。 适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文种类（三）根据 1996年 5月 3日中共中央办公厅发布的 中国共产党机关公文处理条例 规定划分：1、决议。 用于经会议讨论通过的重要决策事项。2、决定。 用于对重要事项作出决策和安排。3、指示。 用于对

6、下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 4、意见。 用于对重要问题提出见解和处理办法。5、通知。 用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。6、通报 。 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。三、公文种类（三）根据 1996年 5月 3 日中共中央办公厅发布的 中国共产党机关公文处理条例 规定划分：7、公报。 用于公开发布重要决定或者重大事件。8、报告。 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。9、请示。 用于向上级机关请求指示、批准。1

7、0、批复。 用于答复下级机关的请示。11、条例。 用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 12、规定。 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。13、函 。 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。14、会议纪要。 用于记载会议主要精神和议定事项。四、构成及格式（一）构成要件由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记共 17部分组成。（二）格式要求1、份号。 是同一件公文印制份数的序号，标注于公文首页左上角，用阿拉拍

8、数字表示，有利于公文的分发、清退、查对、借阅和统计。2、密级。 是公文的秘密等级，秘密公文分为绝密、机密、秘密三个等级。标注于份号下方位置，同时在密级后注明保密期限，如 “ 机密 * 年 ” 。3、紧急程度。 紧急文件应标明 “ 特急 ” 、 “ 加急 ” 。县级一般不标注。县级机要部门收到的紧急文件，一般都盖有 “ 特急 ” 、“ 加急 ” 印章。四、构成及格式（二）格式要求4、版头。 用套红大字居中印在公文首页上半部，表示机关的正式行文，故称 “ 红头文件 ” 。如： “ 中共宁陕县委文件 ” （宁发文头）、 “ 中国共产党委员会 ” （宁字文头）， “ 中共宁陕县委办公室文件 ” （宁办

9、发文头）、 “ 中共宁陕县委办公室 ” （宁办字头）。联合行文，可以用主办机关一家文头，也可以联署机关名称。5、发文字号。 由机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。机关代字要准确、无歧义，固定使用。发文年度用全称，用小方括号括起来，不能使用 “ （） ” ，发文顺序号用数字表示，不能写成 “ 01” 号。6、签发人。 发文字号的右侧标注签发人，一般用于上报公文，主要强调领导负责制。签发人只标注姓名，不标注职务。7、标题。 是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。一般由发文机关名称、公文主题和文种三部分组成。公文标题，要有助于大家对公文的制发机关、内容、性质有一个简要的了解，便于进行登记、办理、立卷、查找。因此，公文标题一定要准确、鲜明、简练，既能概括公文的主要内容，点出公文的中心思想，又要选准文种。