信息化背景下的水利工程档案管理解析.doc

1、信息化背景下的水利工程档案管理解析【摘要】: 水利工程档案如实反映水利工程建设管理中的全过程,是水利工程在各项计划、决策中的重要凭证和原始依据,对于水利工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。这是一项系统化的长期工作,在水利工程管理中有着举足轻重的的地位。 【关键词】: 信息化，水利工程，档案管理，对策 中图分类号：TV 文献标识码：A 文章编号： 水利工程的档案涉及整个水利工程的进展记录以及各方面的材料，它具有很强的参考价值，而这种能够全面反映水利工程建设详细情况的文档资料，其管理工作就显得十分的重要。信息化背景下，如何科学地进行档案管理，全方位地向全社会和水利部门提供可利用的资料，是实现水利

2、工程档案自身价值的重要渠道，也是档案工作的根本目的，因此，加强水利工程档案管理就显得尤为重要。 一 、水利工程档案管理信息化 在信息化时代背景下，任何管理方式都离不开信息化管理，这也是目前主要的管理方式。相较于以往古老的管理方式，信息化管理更为方便便利，管理方式也易于掌握，同样对于水利工程的档案管理，也离不开信息化的管理模式，它在方便水利工程工作同时，也为整个水利做出了极大的贡献。因此，信息化时代下的水利工程档案管理必须与时俱进，在吸收先进知识的同时，努力完善自身，提高水利工程档案管理的信息化水平。所有水利档案的管理人员都应该具有敬业的操守，良好的素养和专业的知识，努力做好自己的本职工作，让水

3、利工程的档案管理工作为整个水利事业做出贡献。 二 、水利工程档案管理存在的问题 我国对重点工程项目的档案管理出台了相关的规定和办法，这为档案工作的健康发展提供了保证。近年来，随着社会经济的快速发展，国家对档案管理要求不断出现新政策，水利工程质量管理工作的不断规范、管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理质量也有了很大的提高。但是，在水利工程档案的管理中仍然存在着一些不可忽视的问题。主要表现在以下几个方面： 1.档案管理意识淡薄，投入不足 水利工程档案管理本身应当给予高度的关注和重视，但水利工程档案的重要性在现实中却很容易被有些单位领导忽视，在水利工程的实施阶段，往往将心思放在工程的进度和质量

4、控制上，却很少有人关注工程档案的管理工作。有的不愿配备专业档案工作人员或专职人员来管理档案，认为档案的管理人员就是在看守文件，没有太大的作用，不需要专业或专职人员来管理，谁都能干，只要不会弄错或弄乱就行。由于重视程度不够，导致档案管理人员疏忽大意，平时不注重工程档案资料的整理和归类，直到工程项目建设的后期，工作人员才开始着手进行档案资料的收集、整理工作，致使档案资料复印件多、原件少。由于投入不足，设备落后，特种载体档案严重缺失。这样的管理方法既影响档案工作质量，又不能及时有效的将资料完整无误地归档，给管理上带来重大的影响。 2.缺乏高素质档案管理人员 工程项目上的资料管理人员在一定程度上很多是

5、没有经过专业培训的临时抽调的人员，缺乏档案专业知识，对水利工程档案管理就更加陌生，在收集、整理、分编档案资料时远远不能尽善尽美，不太规范。而且水利工程档案管理人员流动性大、资料交接不规范，还有部分工作人员缺乏爱岗敬业精神，对深入收集和整理工作视而不见，导致档案资料长期堆压、更有甚者，在工程竣工验收的前几天，临时“抱佛脚” ，甚至采取资料作假等极不负责的手段对工程资料突击整理，致使档案管理水平普遍较差，也给日后的工程维护管理带来很大影响。 3.档案管理制度不健全 随着我国市场经济体制的逐步发展，与工程建设有关的各个领域的制度也在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求，工程建设项

6、目档案的内容、形式，以及各种档案载体都发生了相应变化，但是与此密切相关的关于水利工程方面的各种档案管理制度、法规却没有及时地做出调整和修改。有些单位虽然建立了相关的制度，但大数是流行于形式。还有许多施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。在工作中出现随意查阅、把资料借出档案室等现象，造成部分档案不能及时归档，有的甚至出现丢失，致使水利工程档案达不到标准化、制度化、规范化管理的要求。 三、水利工程档案管理的对策 国家水利部 2006 年曾出台了水利工程建设项目档案管理的有关规定，明确要求要加强对工程档案管理工作的组织领导，落实好岗位责任制，加强检查指导与监

7、督，提高工程档案现代化管理水平。根据这些要求，针对存在的问题，应采取以下几点对策。 1. 配置设备要实现水利工程信息化的档案管理，就必须配置相应的设备，比如计算机、电子阅览装置等，只有这样，才能对整个水利工程的档案管理部门实现信息化。设备是实现信息化的基础，一套好的系统设备能够给水利工程的档案管理提供一个强有力的信息化平台。比如，我们完全可以利用计算机的强大功能，制定出一套完善的水利工程档案管理系统，从而可以实现水利工程档案的储存功能、检索功能、工程管理功能以及文档一体化功能等。因此，只有配备先进的器材设备，才能为信息化水利工程的档案管理提供硬件方面的保障。目前水利部门大都是采用计算机的磁盘存

8、储系统和光盘存储设备，特别是计算机的光盘存储设备，可以有效的解决水利档案日益庞大和存储困难的问题。所以，使用先进的档案管理设备，这样不但可以减轻档案管理人员的工作压力，而且还能提高档案管理工作效率。 2.健全制度，要保证水利工程档案的齐全、完整和规范管理，一是要高度重视水利工程档案管理工作，从项目立项开始，就配备专职的档案管理人员，把水利工程的档案管理工作与抓工程进度、质量与成本控制一样抓紧、抓好。二是要在一定基础上健全关于水利工程方面档案管理的各种规章制度，修订目前还不完善的岗位责任制，并制订相应的治理措施，把档案管理工作逐步安排、合理分配，在此基础上并加以落实，从而真正地把岗位责任制贯穿于

9、从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收的全过程，做到职责分明，使档案管理人员明确自己的管理职责。三是要对项目档案的验收要严格把关，归档时应对文件进行全面、认真的检查，保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。四是要充化利用计算机和网络信息、技术，增加信息资源的存储，提高信息的广泛利用，充分做到资源共享，不断提高水利工程档案管理和利用的水平。 3.通过开发利用档案信息，促进档案管理工作更上一层楼。档案的生命在于利用，只有对档案开发利用，才能正真体现它的价值。做好档案资料的收集、整理、积累存贮是为了更好开发档案信息。进一步强化对水利工程档案的管理。想要实现水

10、利工程档案管理信息化，除了要有一套先进的管理设备，还必须建立一套完善的管理机制，只有这样才能在水利工程档案管理信息化建设的过程中不会出现问题。所以，为了使水利工程档案管理人员明确相关制度规范，明确自己的责任，保障设备的安全运行，就必须根据实际情况出发，建立一套完善的档案管理机制。形成水利工程档案需要水利工作者脚踏实地、辛勤劳动、不辞劳苦，通过对材料收集、归纳、整理、归档将它转化为信息资源。对于档案管理人员来说，假如某项新上的工程需要查阅相关资料时，能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者利用，为水利工作者提供很大帮助的同时，使他们从心底里感受到档案信息的价值，从而激发档案管理人员对工作的热情

11、，促使档案管理工作更上一个新的台阶。 4.加大投入，实现档案管理手段现代化。当今社会是知识经济和信息时代，信息已成为重要的战略资源，档案作为信息的重要组成部分，在管理中起着重要的作用。现代化的档案管理也是势在必行。要加大投入，增加新的设施设备，在保管条件、载体材料、翻拍、复印和装订手段等方面实现现代化，做到咨询业务的智能化，实现档案资料在数据方面的规范化管理和网络化报送、传递，可在很大程度上满足水利工程建设者多层次、全方位、多区域对档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的档案服务，充分做到资源共享，不断提高水利档案管理和利用的水平。 四、结 语 随着社会的不断发展，对水利工作也提出了更高的要求，这给传统的水利工程档案管理带来新的挑战。面对新形势，我们应该转变传统的思想观念，本着对国家负责、为人民服务、替未来着想的宗旨，注意档案管理人才的培养，不断总结和完善档案管理的经验，促进水利工程档案管理工作健康发展。 参考文献： 【1】闵祥玲，水利工程档案管理存在的问题及对策研究。河南科技，2013（06） 【2】王英，浅谈信息化时代下的水利工程档案管理。河南科技，2013（01）