合同审核和合同管理在企业中的具体应用.doc

1、合同审核和合同管理在企业中的具体应用摘要加强企业合同的审核与管理是规范经济市场、优化资源配置的重要环节。企业合同的管理在企业管理中占据了非常重要的作用，如何才能防止合同漏洞，最好的办法就是运用法律手段来杜绝这种现象，才能更好地管理企业。本文就合同审核与管理的一系列问题进行探讨。 关键词合同审核；合同管理；企业 中图分类号F275文献标识码A文章编号1005-6432（2013）1-0021-02 目前，企业与企业之间的经济联系主要是通过合同的形式来建立的，因此，在现代企业法律顾问制度中，合同管理就成为了一个重点内容。现代企业经营管理是否成功在一定程度上取决于是否能管理好企业合同。在一项合同签订

2、之前，一定要经过合同审核的程序。我们严格按照法律程序来审核合同，就一定会发现一些问题，这样就能防止在合同履行期间出现合同纠纷，保障双方的经济利益。 1 合同审核在企业中的应用 1.1 合同审核的内容 合同审核主要包括四方面的内容：第一，看合同的主体是不是合法的；第二，观察合同的形式是不是合法的；第三，研究合同内容是不是合法的；第四，判断合同的订立程序是不是合法的。 （1）看合同的主体是不是合法的。所谓合同主体主要指的是签订合同双方当事人，根据合同他们都要承担相应的义务和责任。判断当事人是不是具有民事权利与民事行为的能力。审查当事人的法人资格。我们看一个经济组织是不是具有法人的资格主要是根据国家

3、工商管理机关有没有为其颁发企业法人营业执照来判定，如果有企业法人营业执照，那么就属于合法的法人。审查非法人当事人（其他组织当事人）的资格。对于这种组织的审查主要是看是否是有自己名称和营业执照不具备法人资格的分公司，是否是独立经营、有经营场所及营业执照的个体工商户。审查自然人的资格。对自然人的资格审查主要是对其自然状况做进一步了解。看他是不是具有民事行为的能力。假设自然人是一种代理的身份，主要审查的就是代理人是不是具有代理的资格，看他有没有被代理人给予的代理证书，如果有，就是合法的自然人。审查特殊行业的当事人资格。有一些当事人主要生产和销售一些特殊的商品，看他是不是具有资格主要是判断他是不是具有

4、合法的生产经营许可证。例如，炸药和雷管等，看他是不是具有相关部门颁发的生产执照，如果有，就符合资格。有些设备修理合同需要国家有关部门颁发的修理资质，工程承包合同需建设部门颁发的相关工程资质必须符合，没有相关资质，就不符合合同主体要求。资信审查。资信审查是合同能确实得到履行的第一道防线，在市场竞争中，资信审查重点要看合同相对人资金信誉情况、企业实力、是否有履约能力、有无违约记录、业界口碑等，必要时应要求对方提供资信证明。 （2）观察合同的形式是不是合法的。签订合同的时候，既要有书面形式，还要有口头形式或者是其他的形式，不管是哪一种形式都要与法律相符。不需要任何特定形式的合同。当事人双方在签订合同

5、的时候在法律允许的条件下不需要使用任何一种特定的形式，这种签订方法不拘于形式，签订合同的当事人可以采用口头协议，也可以采用书面文本的形式。在这种情况下签订的合同一样具有法律效力，很多合同的签订都可以采用这种方法，例如承包合同、买卖合同、代理合同以及居间合同等。需要特定形式的合同。这里主要指的是根据法律的相关规定，一定要采用书面文本的形式签订的合同，根据国家颁布的合同法 ，很多合同必须以书面文本形式签订，例如租赁合同、技术开发和转让合同、抵押合同、借款合同、建设合同、劳务合同等。如果当事人的双方约定以书面形式签订合同，那么，也一定要签订书面文本的合同。 对于企业来讲，签订合同是一件大事，并且程序

6、比较复杂，不容易理清，为了杜绝合同纠纷发生，建议除能即时结清或在特殊情况下不能及时签订书面合同的，应当签订书面合同或者事后补签合同。 （3）研究合同内容是不是合法的。企业签订合同主要还是想要达到某种经济目的。但是，只有按照法律规定签订的合同才会得到法律的保护，最后才能达到自己的经济目的。如果签订的合同是不合法的，那就属于违法合同，不仅不会受到法律的保护，还会受到经济损失。因此，研究合同内容是不是合法是每一个企业应该重点关注的内容。那么，我们主要从哪些方面来研究呢？第一，看合同内容有没有损害国家的利益、损害他人的利益；第二，看合同内容是不是想要掩盖一些犯罪证据；第三，看内容有没有不利于社会公益的

7、发展；第四，如果是通过招标确定合同一方，与中标单位签订合同的，合同的条款必须与中标通知书实质性内容一致。第五，看内容是不是符合法律的相关规定。如果这几种条件都能达到的话，根据合同法就可以判定为合法的合同，如果违反了这几条规定，签订的合同就属于无效，不受法律保护。 （4）判断合同的订立程序是不是合法的。对合同进行严格审查，看其是否经过主管部门的领导审批，是否需要报上级部门备案后才能生效。涉及企业的大型采购项目或是企业的基本建设是不是经过招标的形式获得。有没有违反企业的相关制度规定。看签订合同的当事人双方是不是都在合同上签了字或是盖了章。判定盖章的名称是否与合同主体一致，是否加盖的是合同专用章。再

8、者，看签字的人是不是企业的法定代表人或代理人。 1.2 合同审核的管控措施 在合同文本拟好以后，企业一定要进行严格的审查。在合同审核的环节中还存在一定的风险，例如，由于合同审核人员的疏忽没有发觉合同条款中对自己不利的因素；或是即使发现存在问题也没有及时提出修改意见；再者是，合同的起草者没有听从合同审核人员给的意见进行修改等。因此，我们在进行合同审核的时候主要应该注意几点内容：合同审核人员要重点审核合同文本是否合法、是否经济、是否可行、是否严密，不管是从合同的主体，还是从合同的内容和形式，都要进行严格的审核，保障当事人的利益，使合同能够顺利履行，尽量避免发生违约现象。建立会审制度，针对一些重大的

9、或者关系比较复杂的合同文本，企业应该把财务部门、法律顾问部门、审计部门等都结合在一起共同对合同进行审核，每一个相关部门都要严格按照合同履行自己的责任。重视审核人员提出的意见，对审核人员提出的相关修改意见若没有违反法律规定或损害其他人利益的应予以采纳。 合同审核人员由一定法律专业知识的人员担任，并进行定期培训，学习相关法律知识、好的审核办法和经验，根据各企业实际形成自己一套有特色的合同审核方法。2 合同管理在企业中应用 合同具有一些与其他事物不同的特点，它与企业的经营管理或者是财务工作是不一样的，它不仅仅是企业内部的一项重要管理内容，还是国家法律法规中的关键环节，对于社会关系的调节具有重要作用，

10、其中还包含了很多专业的法律知识。 2.1 建立专门的法律顾问机构，统一管理合同 在企业中建立专门的法律顾问机构是非常必要的。随着市场经济的发展，企业为了获得某种经济利益，与当事人另一方签订的合同属于民事合同，这种合同规定了双方都需要履行的权利和义务。企业双方签订合同以后， ，就确立了一种民事关系，而这种关系是受到法律保护的。而通过签订合同来确定民事关系的这种行为就属于民事法律行为。从这一点我们就看出，合同与企业的其他事物是不一样的，它具有自己的特点，已经处于企业界限的外部，对于社会关系的调整具有重要作用。其中很多的法律知识也是企业应该掌握的。因此，合同的管理应该交给企业的法律顾问机构，将合同正

11、本及签订和履行合同过程中双方的电传、信函、会议记录、对方提供的资质及其他书面凭证分类登记和归档保存。 2.2 完善和改进规章制度 怎样才能使企业的合同管理更加规范、合理、科学呢？第一，完善和改进管理制度。企业应该制定符合自身的合同管理制度，这样在签订合同的时候我们就有充足的依据。企业合同的管理主要涉及几方面的内容：合同的资信调查、归口管理、审批、签订、备案、登记等，除此以外，还有文本示范管理、专用印章管理、合同的履行情况、统计、考核以及管理人员的培训问题等。采取统一的管理方法，制定合理的管理制度，才能使企业的合同管理更加层次化，进一步明确了双方的责任，而签订合同的程序也更加规范。这样一来，企业

12、合同从签订到执行就能减少不必要的纠纷，即使发生纠纷也很容易得到控制。 2.3 加强合同管理人员的培训工作 如果合同管理的人员素质太低，势必会导致整个企业合同管理出现问题。因此，加强合同管理人员素质的培训是非常有必要的，通过培训，管理人员就要弄清相应的法律知识以及签订合同的技巧，一定要凭证上岗，并且也要与企业其他员工一样接受年度考核。这样做的主要目的一方面使管理人员的责任感增强，另一方面也提高了企业签订合同的法律意识。 2.4 加强对重大合同的监管 企业应该把合同分为不同的类型。要严格对重大合同进行审查和监管。一般情况下，企业的重大合同主要涉及购并合同、担保合同、合作协议、买卖合同等，这些合同的

13、签订是非常重要的，与企业的生死存亡具有直接联系。因此，企业在签订合同的时候，要对这些重大合同进行挑选，把合同的内容进行反复审阅，对于合同中单位资信、项目论证、合同文本的起草、修改、签订以及执行，企业的法律顾问部门都要参与其中，全程监控合同的签订过程，防止出现重大的合同纠纷给企业带来重大的经济损失，保证企业的经济利益不受损失。 2.5 加强合同监督管理 之所以要签订合同，主要是为了使合同的执行及时有效，避免出现当事人任一方出现违约的现象。因此，企业的法律顾问要运用好自己的监督职能，严格监督合同的执行情况，避免各种影响合同顺利履行的因素，及时向有关部门反馈，减少违约现象的发生。除此以外，在双方履行合同的时候，合同结算是其中一个非常关键的环节，因此，这就需要企业的法律顾问部门与财务部门一起合作，共同把合同结算做到准确无误。这样一方面可以严格把关合同签订的情况，另一方面可以监督合同的执行情况。 因此，在企业的法律顾问事宜中，合同的审核与管理是极其重要的，它与一般的约定、承诺不一样，是一个具有法律效力的程序，也是一个合理、全面的管理过程，企业只有实施有效的合同管理，才能使自己的经济利益得到保障。 参考文献： 1董雪峰.合同审核和管理的关键J.经济师，2012（1）. 2全国企业法律顾问执业资格考试用书编委会.企业法律顾问实务分册M.