档案管理办法.doc

1、- 1 -档案管理办法目 录第一章 总 则第二章 归 档第一节 归档范围与保管期限第二节 归档时间及程序第三章 档案整理第四章 保管利用第一节 保 管第二节 利 用第五章 销 毁第六章 其 他第七章 附 则- 2 -第一章 总 则第一条 为了规范和加强档案管理，有效保护和利用档案，保障企业安全规范高效运行，制定本办法。第二条 本办法所称档案，是指集团公司和下属单位在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存利用价值的各种文件材料。第三条 档案载体形式分为纸质和特殊载体形式。特殊载体形式包括磁带、磁盘、光盘、照片、实物等。第四条 公司档案根据管理职能，结合档案内容及其形成特点，分为生产经营

2、类、技术类、产品类、行政管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、员工档案类、党群类、特殊载体类等。第五条 公司档案实行集中统一管理。（一）秘书处为档案工作管理部门，内设文印档案管理科，负责管理集团公司和下属单位档案（员工档案除外），并对部门、单位档案工作实施督导。（二）人力资源处负责管理员工档案。（三）财务处负责对会计年度终了后形成的会计档案保管 2 年，2 年后移交秘书处文印档案管理科管理；下属单位（包括视同单位管理的部门，下同）负责保管本单位设备仪器类档案及其他常用档案。第六条 秘书处文印档案管理科须配备专职文印档案管理员，其他部门、单位须配备兼职文印档案管理员（财务会计处兼职文印档案

3、管理员不得由出纳人员担任）。（一）专职文印档案管理员负责档案归档、整理、保管利用、及- 3 -销毁统计等工作。（二）兼职文印档案管理员负责本部门、单位档案归档、整理、保管利用及移交工作。（三）兼职文印档案管理员接受所在部门、单位和秘书处双重管理，部门、单位负责行政管理，秘书处负责业务培训与工作督导等。第七条 集团公司总经理和部门、单位负责人为公司和本部门、单位档案工作第一责任人，负责安排督促做好档案管理工作。第八条 员工为档案工作直接责任人，负责按规定及时将工作中形成的档案收集整理后移交有关人员集中管理。第九条 本办法适用于集团公司各部门、单位。第二章 归 档第一节 归档范围与保管期限第十条

4、下列具有保存价值的文件材料均须进行归档：（一）公司内部形成的文件材料；（二）公司引进或参与的项目、外购设备等带来的文件材料；（三）需要公司执行、办理的外来文件材料；（四）其他有保存利用价值的文件材料。第十一条 档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为 10 年和 30 年。（一）凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的、对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管；（二）凡是反映公司一般活动，在较长时间内对公司工作有查- 4 -考利用价值的档案，列为 30 年保管；（三）在较短时间内对公司有参考利用价值的档案，列为 10 年保管。（四）档案的保管期限,从归档之日起计算。第十二条 文件材

5、料具体归档范围及保管期限由秘书处会同部门、单位规定。第二节 归档时间及程序第十三条 文件材料归档时间（一）生产经营类、技术类、行政管理类、党群类管理性文件材料应在办理完毕后的第二年第一季度归档，合同协议、资质证照及员工外出考察学习等获得的重要资料应随时归档。（二）产品类、基本建设类文件材料应在项目鉴定、财务决算后三个月内归档，周期长的项目应分阶段归档。（三）设备仪器类文件材料应在安装调试完毕后归档。（四）会计档案类文件材料应在会计年度终了后由财务会计处归档，管理两年后向秘书处移交。（五）员工档案类文件材料应随时归档。（六）特殊载体类文件材料应随同纸质档案归档或在工作结束后随时归档。（七）下列文

6、件材料应随时归档：1.变更、修改、补充的文件材料。2.公司组织机构调整和员工调动、离职时留在部门或员工个人手中的文件材料。- 5 -3.公司产权变动过程中形成的文件材料。4.其他临时活动中形成的文件材料。第十四条 文件材料归档程序（一）随时归档的文件材料1.经办人对文件材料整理后，报部门（单位）负责人审核后，送交档案管理部门。2.档案管理部门对送交的档案审核，确认后，填写档案交接表，交接双方共同签字确认；档案交接表一式两份，交接双方各持一份。（二）分阶段或定期归档的文件材料1.兼职档案管理员对文件材料整理并编制档案清单，报部门（单位）负责人审核后，送交档案管理部门。2.档案管理部门对送交的档案

7、审核确认后，填写档案交接表（附档案清单），交接双方签字确认；档案交接表一式两份，交接双方各持一份。第十五条 文件材料归档要求（一）归档的文件材料必须完整、准确、系统，载 体 应 利 用 长 久保 存 ，图 文 字 迹 应 清 晰 。1.载 体 一 般 不 得 使 用 复 写 纸 、热 敏 纸 等 ，如 使 用 复 写 纸 、热 敏纸 等 ，应 复 印 后 将 复 印 件 一 并 保 存 。2.文 件 材 料 须 用 碳 素 或 蓝 黑 墨 水 书 写 ，不 得 使 用 圆 珠 笔 、铅 笔 、纯 蓝 墨 水 书 写 。3.已 破 坏 的 文 件 材 料 应 修 整 后 归 档 。（二）归档的文

8、件材料应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档，但须标明原件去向。（三 ）文 件 材 料 一 般 归 档 一份，重要的、利用频繁的和有专门需- 6 -要的可适当增加份数，反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。（四）文件材料归档时，须以件为单位进行整理1.一般以每份文件材料为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。2.排列时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。（五）属于保密的文件材

9、料，归档时须注明密级。（六）特殊载体文件材料归档须遵守下列要求：1.载体必须完好、清洁、无划痕、矫变、斑点、霉变等。2.磁带、磁盘、光盘等载体文件材料须至少归档两套（一套封存保管，一套供利用）。3.同一项目、同一类别的文件材料应储存在同种磁性载体上。4.电子文件的存储格式应为通用格式，无法转化为通用格式时，须将相应软件一并归档。5.磁带、磁盘、光盘等载体文件材料需注明文件材料内容、存储格式、运行软硬件环境、版本号等，实物需注明名称、来源、事由、时间等。第十六条 部门、单位负责人必须高度重视档案归档工作，及时安排有关人员按规定向档案管理部门移交档案；如因部门、单位负责人不负责任，致使档案不能按时

10、归档或遗失，严肃追究责任。第十七条 档案管理部门须督促部门、单位及时交回档案，对于拖延或拒绝移交的，报内控部门追究责任。第三章 档案整理- 7 -第十八条 档案管理部门须对归档的文件材料及时进行整理。每年第四季度前完成上一年度文件材料整理工作。第十九条 纸质档案（除员工档案、会计档案）整理方法（一）装订1.文件装订前需对归档文件进行必要的修整（1）修裱破损文件。破损文件采取补缺和托补的方式进行修补；对幅面过小或不规则的文件装订时需采取在其一面或两面用粘合剂托上一张纸的方式进行托裱。（2）复制字迹模糊或易退变的文件。（3）超大纸张按 A4（297mm201mm)型规格折叠，较多时单张折叠。（4）

11、去除易锈蚀的金属物。2.文件的装订（1）件的确定：归档资料须按件进行装订，一般以每份文件为一件。正文与文件处理单为一件；文件正本与定稿(发文稿纸)为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；来文与复文(指请示与批复，报告与批示，函与复函)为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件;会议纪要以一次会议为一件；介绍信存根可以一本为一件；- 8 -调资表以一次为一件;工资表以一月为一件。（2）件内排列：文件处理单在前,正文在后；正文在前,定稿在后；正文在前,发文稿件在后；正文在前,附件在后；原件在前,复制件在后；转发

12、文在前,被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后;不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。（3）根据每件归档资料的特征采用线装、粘接式、穿孔式等方式在左上角或左侧进行装订。采用左上角装订的须将左上侧对齐，采用左侧装订的须将左下侧对齐；具体装订方式依据实际需要选择。一般以件为单位装订，会议记录、会议材料等成套性的可装订在一起。永久、3 0 年 保 存 的 文 件 需 换 不 锈 钢 钉 ,较 厚 的 可 三 孔 一 线 装 订 。文件较薄的，可以用胶水粘好为一件。 成册不易拆封且保管期限 10 年内的文件不需要进行重新装。（二）分类将归档资料按照公司档案分类标准与保管期限表进行分类。

13、（三）排列归档资料在分类方案的最低一级类别内，按事由结合时间、重- 9 -要程度等进行排列。会议文件、统计报表、内部刊物等成套性资料须集中排列。1.同一事由内的归档资料按形成时间的先后顺序进行排列。2.不同事由间的归档资料排列时按下列情况办理：（1）资料 形 成 时 间 明 确 的 按 事 由 办 结 时 间 的 先 后 顺 序 进 行 排 列 。（2）资料形成时间不明确的按事由的重要程度进行排列，即将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。3.当零散文件须排入已整理完毕的归档资料内时，应将零散文件排列在相应类别归档文件的最后，并在备考表内注明，同时补填在归档

14、文件目录中。4.确定资料时间时按下列规定办理。（1）一般文件材料以签署日期（即落款日期）为准。（2）几份 文 件 材 料 为 一 件 时 ，时 间 以 排 在 前 面 的 文 书 日 期 为 准 。（3）无具体日期的文件材料，须考证其所属年度，将其归入可能性最大的相关年度。（4）学校教学过程中形成的文件材料，按教学年度时间为准。（四）编号1.将归档资料按照分类方案和排列顺序逐件编号，在资料首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、类别号、年度、保管期限、件号、页数、密级、互见号。填写归档章内容时须符合下列要求：全宗号：填写公司档案室给立档单位编制的代号。类别号：填写分类方案

15、类别的代号。- 10 -年度：填写 文 件 形 成 的 年 度 ，以 四 位 阿 拉 伯 数 字 标 注 公 元 纪 年 。保管期限：填写归档文件保管期限的简称。件号：填写文件的排列顺序号。页数：填写每一件的总页数。密级：填写归档文件保密级别的代码。互见号：填写同一内容其他载体档案保管的档号。归档章的规格为长 44 毫米，宽 16 毫米，分为均匀的 8 格。示意图如下：2.档号的编制档号由全宗号、类别号、件号和斜线“/”、件内流水号组成， 档号中左边的上位代码与右边的下位代码连写时，之间用间隔符“”相隔。具体编制方法为：（1）全宗号是以“凌”的拼音首字母“L”加数字组合构成立档单位的全宗代码，全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号且不得重复。如“L000” 代表山西凌志能源投资有限公司，其他立档单位的全宗号详见附表。（2）类别号统一用阿拉伯数字标识，不同级位类别之间用斜线“/”分开。（3）件号是在分类方案的最低一级类目内按文件排列次序用阿拉伯数字从“1”开始流水编号，不得有空号。（4）件内流水号是每一件内按文件排列次序从“1”开始逐份流水编号，不得有空号。全宗号 年度 件号 密 级类别号 保管期限 页数 互见号411mm16mm8mm