档案管理岗位工作手册.doc

1、 久泰能源科技有限公司1行政管理部档案管理岗位工作手册编制：吴洪芹复核：审批：下发日期： 年 月 日执行日期： 年 月 日久泰能源科技有限公司2目 录一、目的 .6二、适用范围 .6三、岗位职责 .6四、公司档案简述 .7（一）职能分工 .7（二）现存档案 .7（三）设备用具 .7五、档案工作 .8（一）收集 .81、归档范围 .82、不归档范围： .93、归档时间 .94、归档要求 .105、档案交接表 .11（二）分类 .121、文书档案 .122、产品档案 .133、基建档案 .134、设备档案 .135、科研档案 .14久泰能源科技有限公司36、会计档案 .147、人事档案 .158、

2、实物档案 .159、声像档案 .1610、资质证书 .1611、流动档案 .1712、电子档案 .17（三）整理 .181、文书档案 .182、科技档案 .233、实物档案 .264、照片档案 .27（四）保管 .281、库房 .282、档案代理卡 .283、定期检查、清点 .29（五）借阅 .301、找什么 .302、怎么找 .303、去哪找 .304、如何借 .31（六）统计 .32久泰能源科技有限公司4（七）保密 .32（八）编研 .33（九）销毁 .34（十）考核 .341、公司考核 .342、集团考核 .353、外部考核 .35（十一）培训 .35六、附则 .35附件 1：.36附件

3、 2：.37附件 3：.54附件 4：.56附件 5：.57附件 6：.58附件 7：.59附件 8：.60附件 9：.61附件 10：.62附件 11：.63附件 12：.64附件 13：.65久泰能源科技有限公司5附件 14：.66附件 15：.77附件 16：.87久泰能源科技有限公司6行政管理部档案管理岗位工作手册一、目的为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性和保密性，有效积累和收集各部门在各项活动中形成的具有查考价值的文件记录，合理有效利用档案资料，现根据企业文件归档基本范围与保管期限参考表 、 久泰能源集团档案管理制度 、 山东公司档案管理实施细则 ，结合公司实际，特制定档案管

4、理岗位工作手册。二、适用范围本手册是对档案工作的进一步梳理和明确，适用于行政管理部档案管理岗位三、岗位职责坚守岗位，热情服务，严守机密，立足做好本职工作；参加工程竣工验收、设备开箱、产品鉴定会及科技成果鉴定会；负责本公司档案的收集、鉴定、整理、分类、组卷、编目及上架入库；负责本公司档案借阅、统计、销毁、总结，做好调研以便更好服务；负责库房管理，保持库房清洁，做好“九防” ，对各类档案及时久泰能源科技有限公司7检查，及时修复破损档案。四、公司档案简述（一）职能分工行政管理部为公司档案管理部门，目前共设三个档案室：综合档案室、人事档案室、财务档案室。人事档案室和财务档案室分别由人力资源部和财务部单

5、独管理，并接受行政管理部的监督和指导。行政管理部负责除财务档案、人事档案以外的公司其他各类档案的统筹管理；负责设立公司专职档案员岗位，组织各部门建立健全公司专职档案员队伍，并开展培训和业务指导；负责贯彻执行集团和公司有关档案管理规章制度，并进行适时修订和补充。（二）现存档案公司根据集团档案提升工程的要求，结合自身实际情况，对现存档案进行合理分类，形成了文书、科技、会计、职工、实物、声像、电子等多种类型的档案。截至 2012 年 1 月 1 日，共形成档案70752 件，其中：文书档案 23959 件，基建档案 30553 件，设备档案 5151 件，会计档案 3820 件，职工档案 1188

6、件，实物档案 159 件，声像档案 168 件，电子档案 5754 件。久泰能源科技有限公司8（三）设备用具档案盒：符合国家标准的文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、声像档案盒；印章：久泰能源科技有限公司全宗章、临沂久新能源公司全宗章、文书归档章、科技归档章、数字印章、10 年章、30 年章、永久章；电子设备：中晶 A3 扫描仪 1 台、台式电脑 3 台（办公室、借阅室、库房） 、HP 打印机 1 台、除湿机 2 台、温湿度计表 2 个；其他工具：打孔机、大小订书机、装订线、钩针、不锈钢钉等。五、档案工作（一）收集档案工作具有系统性和连贯性。档案收集是开展档案整理、分类、编目、保管、借阅、鉴定

7、、统计、销毁等一系列工作的首要环节。俗话说，巧妇难为无米之炊，只有从源头上做好收集工作才能保证档案后续工作的顺利展开。1、归档范围上级机关文件材料：颁发执行文件、上级会议、代上级草拟定稿、上级视察讲话、指示、题词、照片及录音录像材料；本单位文件材料：会议、正式文件（签发稿、印制稿及重要文久泰能源科技有限公司9件修改稿） 、与上下级间的请示批复文件、本单位及部门的工作计划和总结报告、本单位领导出息的重要活动材料、本单位的统计报表、财务、人事、会计、生产经营等规章制度文件及协议；同级单位和非隶属单位的文件：联系协商的文件来往；下级单位的文件材料：下级单位的工作计划及总结、统计报表、财务预算及决算等

8、资料2、不归档范围：上级机关任免、奖惩非本公司工作人员的文件；上级机关下发的仅供参阅而不办理、征求意见未定稿、一般事务性文件；本公司形成的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经领导审阅、签发的未生效文件，一般文件的历次修改稿，打印文件的校对稿，从正式文件、报纸、杂志上摘录下来的供工作参考的非证明性文件，以参考为目的从各方面收集的文件材料，招标未中标文件；集团各单位和非隶属单位的文件材料，不许贯彻执行和无查考价值的文件材料；非隶属单位抄送的不需要办理的文件；各单位报送集团的参阅简报，不应抄送和不必备案的文件，抄送一般而不需办理的文件，抄报备案的一般性文件材料。3、归档时间经营管理工作

9、、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档；久泰能源科技有限公司10科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档；产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档；会计档案和人事档案由相关部门整理归档；电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致；更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。4、归档要求企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等) 标称的质量要求。归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制