公司档案分类、归档范围、保管期限表.doc

1、鹏坤公司档案分类方案（附件一）一、公司全宗目录全宗名称 全宗名称 全宗名称 全宗名称全宗号 单位名称代号全宗号 单位名称代号全宗号 单位名称代号全宗号 单位名称代号A鹏坤公司PK F 客服部 K K 技术部 J P 工技部 GJB 总经办 ZB G 工管部 GG L 品管部 Q Q 采购部 GC 行管部 X H 财务部 C M 生管部 S R 仓储部 CCD 企划部 QH I 会计部 K N 制造部 ZE 销售部 XS J 审计部 SJ O 研发部 Y二、公司档案分类架构图一特殊载体档案全 宗 档 案文书档案科技档案 会计档案 资料档案声像档案 实物档案 电子档案党群工作类行政管理类经营管理类

2、生产技术管理类产品生产类科研、技改类设备仪器类会计凭证类会计账簿类财务报告类其 它荣誉证类 印印 类印章类 印印 照片类录像类录音类光盘类图书类具有参考价值的自编资料基本建设类其他类产品样品类资格证类赠品类 印印 其他类人事档案教育训练档案人事管理档案审计类U 盘类硬盘类磁盘类干部职工档案字画类 印印 综合管理档案案 图一特殊载体档案党群工作档案行政管理档案 会计档 案资料档案党务工作类工会工作类宣传工作类纪检工作类声像档凭证账簿报表荣誉证 印印 类印章类照片类录像类光盘类具有参考价值的自编资料其他类资格证类磁盘类人 事档 案教育训练档案人事管理档案审计类U 盘类硬盘类干部职工档案后勤福利类法

3、律事务类行政事务类外事事务类安全保卫类医疗卫生类经营决策类统计工作类生产经营计划划工作类财务管理类董事会监事会工商管理类企业管理类产品销售类信用管理物资管理类合同管理类知识产权管理物业管理类经营管理档案资产管理类生产技术管理生产管理类质量管理类能源管理类环境管理类安全管理类计量标准类科技管理类档案和信息类科技档案科研类技改类产品类设备仪器基本建设实物档电子档录音类赠品类产样品字画类其他类全 宗 档 案图书类在职档离职档其他档三、公司档案类目表保管期限：永久（y） 长期 10 年（c） ； 短期，3 年（d） ；类目及代码一级类目 二级类目档案大类名称 代码 名称 代码文件归档范围 保管期限 保

4、存单位1、上级党组织召开党务工作会议的通知、纪要、报告、决议等会议文件 永久2、公司党支部会会议记录 永久3、公司党员代表大会的通知、报告、换届选举结果、决议、纪要等 永久4、公司党支部召开的工作会议通知、报告、领导讲话等文件材料 10 年5、上级党组织对公司领导任免的通知、决议等文件 永久6、公司党支部关于人事任免的通知、决议、批复等 永久7、上级党组织颁发的属公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知等 永久8、公司党支部重要专项活动报告、党务工作大事记、重大问题的请示、报告及上级党组织的批示、批复等 永久9、公司党支部制定的有关方针政策、法规性的文件 永久10、公司党支

5、部对下属单位党务工作的指示、批示、通知等文件材料11、公司党支部关于表彰先进的通知、决定、公司党支部及个人受上级表彰的通知、申请材料等 永久12、公司党支部年度工作计划和工作总结、调查研究报告 10 年党务工作113、其他材料公司党支部1、工会工作年度计划、总结 长期2、职代会、工代会材料。 长期3、有关女工及文体活动的材料。 短期4、公益事业的记录。 短期5、公司工会工作的规章制度、总结、决定、通知 长期6、职代表大会会议通知、报告、换届、选举结果、决议、通报等 长期7、工会会员名册、工会委员增补、任免通知 长期8、表彰先进的决定及申报材料 短期9、劳动竞赛、民主管理、劳保福利等文件 短期1

6、0、企业文化建设有关材料。 长期工会工作211、其他材料工会办公室1、各类媒体宣传指导本企业的材料。 长期2、各种荣誉材料，上级领导的题词等。 （重要的） 永久3、对外宣传材料、领导的讲话稿等。 （重要的） 长期4、企业内部报刊。 长期5、上级有关来文。 长期6、重大活动方案材料。 短期7、公司宣传、职工理论学习及精神文明建设工作规划、计划、总结、汇报材料 永久8、公司制作的各类宣传图册，公司简介 10 年宣传工作39、公司宣传的各项工作橱窗内容及照片 10 年管理部文书档案aa党群工作类 a110、公司其它各种工作活动的宣传文件资料 10 年2、公司党员、干部、职工违纪情况调查报告。 短期3

7、、公司对党员干部的党纪政纪的处分决定。 短期4、警告（不含）以上。 短期5、警告处分。 短期6、公司廉政建设的文件材。 短期7、向上级的请示、报告、汇报及上级的批复、通知。 长期8、群众来信来访材料及调查处理结。 短期纪检工作49、其他纪检材料。文书档案党群工作类a1协会工作5 各专业学会、协会工作，各群众团体活动的材料 长期公司党支部类目及代码一级类目 二级类目档案大类 名称 代码 名称 代码文件归档范围 保管期限 保存单位1、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、规定、指示、通知等文件材料 10 年2、上级机关、领导来公司检查工作的题词、指示、讲话材料 10 年3、上级机

8、关及相关部门来公司视察的一般性材料 10 年4、公司工作计划、总结 永久5、公司及二级单位关于机构成立、合并、撤消、名称变更、启用印章等文件 永久6、公司颁发的重要的管理制度、条例、规定、办法 永久7、公司颁发的一般性制度、条例、规定及办法等 10 年8、公司大事记、年鉴、简介 永久9、公司党政联席会、总经理办公会的会议材料 永久10、公司专题会议材料 永久11、公司向上级机关报送的请示、报告及上级机关的批复 永久12、公司群众来信来访和处理结果的文件材料13、公司关于机要、保密、档案、文秘等日常工作的文件材料 10 年行政事务114、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、规

9、定、指示、通知等文件材料 10 年行政管理部1、上级机关颁发的属公司应贯彻执行的有关文件 10 年2、公司安全保卫工作计划、总结、报告、报表等材料 10 年3、对公司及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表 永久4、刑事案件的调查、审理和处置文件材料 永久5、人防工作及民事调解工作 10 年安全保卫26、其他相关材料。行政管理部1、赴外考察、培训的邀请函、请示、批复等手段材料和有关参考材料。长期2、外宾接待的日程安排、记录和有关参考材料。 长期3、出国人员的基本情况及出国从事的涉外活动说明 10 年4、公司出国人员涉外保密承诺书 10 年5、外事活动的审批文件 10 年6、出国审批手续、日

10、程安排、考察报告等文件 10 年文书档案a 行政管理类a2外事事务33、其他外事事务材料。各单位1、日常经营管理活动中涉及的法律纠纷和诉讼案件的起诉、调解材料、调查材料、审判结果等。永久法律事务 42、其他法律事务材料管理部1、员工生活福利的请示和批复。 短期2、签订的福利合同或其他合同。 长期3、公司关于后勤福利、信访等管理方面的规章、制度等文件材料 10 年4、福利费使用的计划、报告、报表等材料 10 年5、公司关于福利费提取的标准与相关文件 10 年6、公司职工住房、卫生防疫等方面的文件 10 年7、办公用房及物业后勤管理的相关合同等材料 10 年后勤福利 58、其他材料行政管理部1、上

11、级颁发的公司应贯彻执行的文件 10 年2、职工医疗保险的方针政策 10 年3、各类慢性病病种及名册 永久4、公司医改政策性文件资料 10 年5、医疗事故、纠纷调查处理决定 永久6、计划生育工作的计划、报告、总结等材料 10 年文书档案a行政管理类a2医疗卫生68、其他材料管理部类目及代码一级类目 二级类目档案大类 名称 代码 名称 代码文件归档范围 保管期限 保存单位1、公司改革、改制、重组、并购等重大经营决策 永久2、公司发展规划、经营战略、机构架构等文件 永久3、公司改制工作中实施的各项方案、请示与批复、总结、报告等 永久4、公司股东会、监事会、董事会等会议的通知、议案、决议、报告、纪要等

12、材料 永久5、公司年度经营情况分析会等会议材料 10 年6、公司重要的股东大会文件 永久7、监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等 永久经营决策18、其他材料总经办与各总部1、公司中、长期生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料 永久2、生产经营计划任务书 10 年3、各项专业发展的年（季）度计划表 10 年4、生产技术、经济指标完成情况分析 10 年5、各部门的工作计划、总结。 短期生产经营计划26、其他材料生产部1、统计工作制度、规定、办法、通知 10 年2、公司的生产、技术、经济统计报表 永久3、公司综合性统计分析工作报告、报表 永久统计工作4、其他统计材料各部门文书档案a 经

13、营管理类a3财务管理1、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复 永久财务2、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等 10 年3、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等 10 年4、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料 永久5、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料 10 年6、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等 10 年7、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等 10 年财务管理38、其他材料部1、银行借款合同书、借款担保书等。 长期2、企业兼并、重组等资产运作材料。 永久3、上级财务、税务部门对公司财务检查

14、、税务稽查方面的通知、批复 永久4、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等 10 年5、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等 10 年6、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料 永久7、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料 10 年8、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等 10 年9、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等 10 年10、资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等材料 10 年资产管理411、其他资产管理材料。财务部1、年度股东大会材料，议案、决议、纪要、记录等。 永久2、年度历次董事会决议及会议记录等。 永久3、

15、董事会对上级单位重大请示及有关批复。 长期4、董事会公告、通知、决定。 长期5、上市公司季报、年报。 长期董事会 56、其他董事会有关材料。1、监事会决议、报告。 长期2、监事会会议记录、公告。 长期监事会 66、其他监事会有关材料。董事办或总经办1、历次工商登记变更材料。 永久2、每个法人单位的工商执照、各类权证、章程、验资报告、审计报告、机构变更等材料。 永久3、各法人单位历史沿革记录。 永久4、集团公司及其下属企业与其它单位签订的资产合同、协议。 永久5、商标材料、商标注册登记证等。 永久文书档案a经营管理类a3工商管理 76、其他有关工商管理材料。行政部类目及代码一级类目 二级类目档案

16、大类 名称 代码 名称 代码文件归档范围 保管期限 保存单位1、各类经济责任制方案及考核实施办法材料。 长期2、签订的经营承包责任书。 长期3、对控股、参股子公司的管理性文件。 短期4、企业 CI 管理材料。 长期文书档案a 经营管理类a3 企业管理 85、其他应企业管理材料。各单位1、房屋资产的管理材料。 永久2、固定资产卡片。 永久3、公司物资分配计划 长期4、重要物资的采购计划、审批手续、招投标合同、协议等材料 永久5、办公设备及用品的采购计划、审批手续、招投标、采购、调拨、保险、事故等文件 长期6、仓库管理规章制度、台帐、统计报表 长期物资管理97、其他物资管理材料采购与财务部1、产品

17、销售计划、广告宣传、总结、会议记录及纪要等 10 年2、产品销售合同、价格、协议等材料 10 年3、市场分析及用户调查材料 10 年4、售后服务材料 10 年产品销售105、其他管理材料销售部1、各类业务合同，包括商务合同、合同协议、销售合同、购销合同、外贸合同、及相关资质附件材料等。 永久合同管理 112、其他材料。各部门1、公司认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等 永久2、公司形象宣传、展览会文件 10 年3、公司获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励 永久信用管理 124、其他材料。管理部1、公司企业标识和商标标识等方面的材料 永久2、公司专利、其他知识产权方面的申报、证明

18、、审批及管理方面的材料 永久知识产权管理133、其他材料。行政部1、房屋所有权证和财产保险合同。 永久2、办公用房租用合同。 永久3、租用房屋面积汇总表及费用分摊表。 长期4、商房屋物业管理的有关文件。 短期文书档案a 经营管理类a3物业管理145、其它材料。 短期管理部类目及代码一级类目 二级类目档案大类 名称 代码 名称 代码文件归档范围 保管期限 保存单位1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。 短期2、各类统计报表。 长期3、生产调度工作计划、总结、报告 长期4、生产调度会议纪要 长期5、生产调度的职责、制度、规程 长期6、生产活动综合分析材料。 短期生产管理17、其他材料。生部部

19、1、质量管理工作，质量检测工作形成的材料。 短期2、ISO9000 系列质量认证材料。文书档案a生产技术管理类a4质量管理3、质量体系认证及质量控制形成的材料。 长期行政与品管部4、公司质量管理工作计划、措施、总结 长期 5、质量管理制度、办法、规定 长期6、产品质量检测、化验、试验报告、记录材料 长期7、产品质量达标、创优证书 长期8、质量事故分析、处理材料 长期29、其他材料。1、能源管理的规划、计划、请示、批复 长期2、节能工作检查、汇报、统计表、表彰材料。 短期3、能源管理规章制度。 10 年4、能源消耗定额管理材料 10 年能源管理 35、节能降耗工作方案、措施、总结 10 年各部门

20、1、环境保护工作的规划、制度、总结、环保责任书、统计、表彰、处罚材料。 长期2、ISO1400 系列环境认证材料。 长期3、三废排放、治理情况、措施及监测数据。 短期4、环保工作计划、规划、总结 长期5、环保制度及管理办法 长期6、环保检测、调查、分析材料 长期7、环境污染防、治及节能减排措施 长期环境管理48、其他材料。各部门1、安全生产的制度、计划、总结、统计报表、安全责任书等材料。 长期2、ISO18000 系列职业健康安全管理认证材料。3、公司安全工作管理规定、技术安全规范、总结、会议记录等材料 长期4、工伤事故报告、调查分析及处理材料 永久5、公司安全生产检查通知、简报、情况说明、整

21、改措施等材料 长期6、公司职工安全教育活动的材料 短期7、公司消防安全、交通安全管理等方面的文件材料 短期安全管理 58、其他材料。各部门1、计量工作计划、总结 10 年2、计量工作管理规定 10 年3、计量设备、仪器等相关资料及检测、检查记录 10 年4、公司标准化管理制度、规划、办法、规定 10 年5、生产技术规范、企业技术标准、企业工作标准、企业管理标准 永久6、标准化管理工作计划、总结 10 年计量与标准67、其他计量与标准材料各部门1、科技发展规划、计划及管理规定等 长期2、新产品开发、科技成果管理、技术引进 长期3、技术革新、引进新技术、技术改造等材料 长期4、学术论文、专题报告

22、长期5、技术革新评奖材料。 长期6、专利工作文件。 永久7、企业现代化和信息化建设、规划、计划、总结。 长期8、档案、图书、情报工作有关材料。 短期科技管理79、其他材料。研发技术 部文书档案a 生产技术管理类a4a41、公司档案工作计划、总结 10 年 各部2、档案工作规划及规定等材料 10 年3、公司档案管理规章制度 10 年4、档案移交清单、销毁清册 永久5、档案利用成果材料 10 年6、信息化建设发展规划 10 年7、信息化管理的规章制度 10 年8、信息化工作计划、总结 10 年文书档案a 生产技术管理类档案 和信 息管 理89、其他档案与信息材料门类目及代码一级类目 二级类目档案大

23、类 名称 代码 名称 代码文件归档范围 保管期限 保存单位一、计划阶段 长期长期短期短期短期锚栓 m长期长期长期长期10 年永久10 年背栓b10 年永久10 年10 年永久10 年龙骨 l10 年永久永久永久永久永久10 年挂件 g10 年永久永久永久永久科技档案b产品生产类bc锁扣 s1、市场调查、技术调查、考察等活动形成的报告等文件材料2、可行性研究报告、市场需要分析报告、收益预测分析报告3、技术建议书、协议书、委托书、合同4、专题分析报告、会议纪要5、其他材料二、试制阶段1、产品试验报告2、试制计划、方案、报告3、试制工艺的文件和工艺装备文件4、工艺评审报告5、试制过程的记录、化验记录

24、及产生的其它文件6、试制质量分析报告7、试验计划、方案、规程8、试验仪器与设备9、试验原始数据与材料、试验总结报告10、试验分析报告、试验项目记录11、试验鉴定等材料（申请、批复、评价材料、会议记录）12、标准化审查报告13、鉴定验收书14、其他材料三、生产阶段1、产品研制完成报告2、产品生产许可证、合格证3、产品生产鉴定书4、投产报告、批复、通知5、生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范6、公司技术标准7、生产定型设计结构或配方8、工艺文件、说明书9、重大质量事故分析、处理结果10、各流程操作记录、产品检验报告14、其他材料四、评优1、产品的鉴定、评优文件材料。 永久生产部与相关各部门