1、会议管理制度第一条 为了使公司的会议管理规范有序，提高会议效率，改善会议效果，特制定本制度。第二条 召开董事会、总裁/ 总经理办公会、每周例会、跨部门沟通会、部门工作会、专题会议、员工大会和工作汇报会等应当按照本制度规定执行。大型活动类会议不在此列，以会议策划方案执行。第三条 总裁 /总经理负责本制度的批准、指导和评审；行政部负责本制度的起草、执行、监督、修订和完善；会议主持人负责会议过程的全面管理；相关部门和员工负责本制度的执行、提出改善意见或建议。第四条 会议一般规定如下:名称 时间 地点 会务 主持人 参列会人员 通知方式董事会 依章程会议室或指定地点行政或指定人员 董事长或受委托人 董
2、事、监事及指定人员列席 公函、电话短信、网络总裁/总经理办公会定期或不定期 同上行政人员 总经理、副总经理各部负责人及指定人员电话、短信、网络例行周会 每周一早上 9：30 同上行政人员 总经理或副总经理及指定人员各部负责人（前期为全体员工）无需通知跨部门沟通会 不定期 同上发起部门负责人就部门间协作问题进行跨部门沟通相关部门人员 电话、短信、网络部门工作会 视部门情况 同上 部门领导指定人员 部门领导 部门内定 电话、短信、网络专题会议 不定期 同上 涉题部门指定人员 涉题部门负责人 涉题人员 电话、短信、网络全体员工会年度、半年或不定期同上行政人员或指定人员 总经理或副总经理 全体员工 电
3、话、短信、网络工作汇报会 上级要求 同上 根据要求执行 上级主管 上下级及相关人员 电 话、短信、网络第五条 会议的主要议题（一）董事会议。研究审查批准发展战略、经营计划、预算、方案和报告等；听取工作报告和汇报等；研究解决经营中面临的重大问题；应当列入议题的其它议题。（二）总裁/总经理办公会。通报董事会决议；讨论、审查、批准年度经营计划、管理（制度）、业务流程（规程）等；解决经营中重大问题；应当列入议题的其它议题。（三）例行周会。总结工作和安排工作；宣传贯彻决议决定、管理和组织培训；听取各参会人员的工作汇报、需要解决的问题及建议；会议主持人现场协调解决（或者答复）各参会人员提出的问题；应当列入
4、议题的其它议题。（四）跨部门沟通会。须要部门间协调、配合的事务；流程优化、责任重构及资源整合进行沟通；解决部门间工作衔接中存在的问题；应当列入议题的其它议题。（五）部门工作会。部门总结工作和安排工作；宣传贯彻决议决定、管理和组织培训；听取各参会人员的工作汇报、需要解决的内部问题及建议；部门负责人现场协调解决（或者答复）各部门提出的问题；应当列入议题的其它议题。（六）专题工作会。听取部门负责人的工作汇报；听取涉题部门负责人对专题内容的说明；听取涉题部门负责人接受参会人员的指导和质询；审查批准或者审查不批准涉题方案；应当列入议题的其它议题。（七）员工大会。报告工作；宣传贯彻决议决定、管理和组织培训
5、；干部和员工代表发言；表彰奖励先进集体和先进个人；应当列入议题的其它议题。（八）工作汇报会。向上级汇报工作成果、工作中存在的问题；报告下一步工作计划安排；听取上级的工作指示、要求；应当列入议题的其它议题。第六条 会议承办部门应当做好会前准备，具体如下：（一）应提前会同主持人确定会议的主题、目的、议程、时间、地点、参会人员名单、方式、预算、会务资料、会议记录人、会场布置、设备提供、交通、用餐等事项，并形成会议通知。（二）应将经确认后的会议通知以适当方式提前告知全体参会人员，提供时需要说明准备过程中的有关注意事项。（三）应在会议开始前适时确认有关部门和人员的参会准备情况，并向主持者报告相关实际情况
6、。（四）应在会议开始前做好桌椅摆放、设备安装、茶水提供等现场准备工作，需要时确认电源、网络的正常。投影机等专用设备原则上由专人负责操作管理。（五）参会人员需提前 5 分钟到达会场，需要履行签到手续的请自觉签到。会议开始前 2 分钟须将手机调为静音或振动状态，在指定位置坐定，熟悉会务资料。（六）会议考勤管理由承办部门指定人员负责，参会人员不得迟到、早退，确因工作需要或特殊原因不能参会或需要提前退会的，需经主持人批准。第七条 会间要求（一）全体参会人员应该集中注意力，遵守会场纪律，保持安静和端正的坐姿，不交头接耳、读书看报、随意走动，不做与会议无关的事。如有需要可以便条形式沟通。（二）与会人员要重
7、视会议的记录和传达工作。参加会议必须携带记录本，对会议内容、会议精神和会议要求作好记录，有效地组织落实。（三）需要发言的同志应提前做好相关准备。（四）会议记录人员应采用速记方式，清楚的记录下会议的决议决定、重要指示和重要讲话内容，必要时可录音、录像，记录力争简明扼要、抓住重点、真实准确。第八条 会后事项（一）对会议记录进行规范整理，需要回收的有关会议资料进行回收处理，保存一套完整档案。（二）会议备案。召开所有会议的会议通知、会务资料均需在行政部备案，经备案的会议通知将作为评估相关部门内部沟通绩效水平的主要依据之一。（三）会议结束，全体参会人员应将各自的会务资料按要求处理，清理干净桌面,桌椅归位
8、, 保持地面整洁。（四）各部门主管必须对会议的决议决定执行情况和结果进行跟踪、检查及执行。会议主持人或指定人员督导各项会议决议事项的落实（五）全体参会人员应严守会议中的保密事项，不得泄漏涉密的会议内容。第九条 违反责任（一）与会人员违反第六条（六）款、第七条（一）款规定的，及时给予批评教育，并责令改正，拒不改正下次重犯的给予通报批评并按岗位处以负激励 20-50 元/次用于活动经费。（二）违反第八条（三）款规定的，给予及时批评教育，拒不改正的扣减当月绩效考核得分 2 分。（三）违反第八条（五）款规定的，视情节轻重给予警告、记过处分，造成重大经济或技术损失的追究赔偿等民事责任，并予以开除处理。第十条 集团各分子公司、项目参照本制定相应的会议管理后交集团公司行政部备案。第十一条 本制度自 2018 年 7 月 1 日起实施，行政部负责解释。注：第五条（五）款部门工作会议包含经营实体组织的晨会、午会、夕会、班前/后等会议。
