IT固定资产管理.doc

1、IT 固定资产管理目录第一部分 概述 .11 目地 .12 定义与范围 .13 职能说明 .24 资产编号 .25 固定资产运作 .35.1 资产入库 .35.2 资产发放 .35.3 资产使用 .35.4 资产维修 .35.5 资产报废 .46 低值易耗品清单 .47 备注说明 .4第二部分 业务流程 .41 资产领用申请 .51.1 新员工入职 .51.2 在职员工申请资产 .62 资产借用申请 .63 资产变更申请 .74 资产退还申请 .85 资产丢失 .96 资产报废 .117 资产盘点 .11第三部分 IT 表格 .121第一部分 概述1 目地为保证公司固定资产得到合理的采购，调配

2、与应用，IT 资产调配流程与管理方式，特制订本制度，本制度中的固定资产，特指 IT 类固定资产2 定义与范围本规定适用于与公司有形固定资产，参照财务部固定资产列表，IT固定资产（金额在人民币 5000 元以上）包含台式电脑，笔记本电脑，服务器，打印机，网络设备，电话交换设备，传真机，扫描仪，手机等设备。其中台式机适用于办公室人员；笔记本电脑分为 12 英寸和 14 英寸。适用于经常性出差人员。本固定资产不适用于家具，保险柜等非 IT 类固定资产3 职能说明角色 职责资产使用人 负责对自己领用和借用的资产进行保管。负责对人为造成的损坏进行维修和赔偿部门负责人 负责对部门下属员工的标准配置资产领用

3、申请进行审核资产管理员 负责管理公司有形固定资产与无形信息资产。是公司所有的固定资产的责任人信息部经理 负责对特殊配置需求的固定资产申请进行审核24 资产编号为了统一资产编号，方便管理，特制订资产编号规范如下：第 1、2 位代表类别第 3、4 位代表购买资产年份第 5、6 位代表购买资产月份第 7、8 位代表资产编号类别 描述 类别 描述 类别 描述PC 台式机 NB 笔记本 PR 打印机HD 移动硬盘 FW 防火墙 RT 路由器SW 交换机 MP 手机 UP 不间断电源SC 扫描仪 PJ 投影仪 SR 服务器2011 年 10 月购买的第 1 台笔记本：NB-11-10012012 年 2

4、月购买的第 33 台台式机：PC-12-02335 固定资产运作5.1 资产入库新购资产到货后，由资产管理员检查是否与采购明细一致，核查完毕后，粘贴资产编号，更新管理数据库，并与财务部 SAP List 进行对比确认。35.2 资产发放在完成相应资产申请审批流程后，由资产管理员指定发放给资产复核人，由复核人直接发放给使用人或部门负责人5.3 资产使用员工要爱护公司资产，禁止随意拆卸设备部件或相互调换使用。公司所有固定资产应指定责任人，通常为资产管理员。个人使用的固定资产，责任人即为使用人，对该资产的完好性负责，由于使用不当或不慎而造成的设备损坏，使用人应承担设备 维修费用，无法修复的，按丢失处

5、理，如发现私自更换设备，损坏或拆卸部件等行为，资产管理员有权中止设备的使用权，并追究设备使用人的责任。5.4 资产维修公司资产在使用过程当中发生故障或者损坏时，使用人需要报到资产管理员处，由资产管理员与维修商联系，维修商进行检测，报价，维修。在维修的过程当中，公司会提供备用 机给员工，人为损坏所发生的费用由个人承担。5.5 资产报废对于部分电脑丢失、硬件损坏无法维修的资产，资产管理员每三个月执行一次资产报废，并确认公司数据已经清除完毕46 低值易耗品清单上网本、键盘、鼠标、U 盘、移动硬盘、光盘、光盘簿、外接光驱、电脑锁、其它7 备注说明申请 5000 元以下资产，需提交到 General M

6、anager 审批申请 5000 元以上资产，需提交到 Line VP 审批第二部分 业务流程1 资产领用申请1.1 新员工入职1.1.1 流程图：新 员 工 资 产 申 请信息部经理资产管理员部门负责人直线上级开 始 提 出 资 产 申 请 需 求审 批复 核 申 请 单审 批发 放 资 产通 过通 过通 过签 字 确 认打 回不 通 过打 回 不 通 过更 新 数 据 库不 通 过51.1.2 管理说明：由员工直线上级提前 10 个工作日提出申请，根据资产价值，选择相应级别人员进行审批。资产管理员在得到员工部门负责人及信息部经理确认后，给员工配备资产并更新数据库，由复核人发放资产给使用人或

7、部门负责人。申请人可在 IT 部提供的资产清单中选择所需资产。注：如该员工非丰田金融正式员工，则由丰田金融负责人签字确认1.2 在职员工申请资产1.2.2 流程图:在 职 员 工 资 产 申 请信息部经理资产管理员部门负责人使用人开 始 提 出 资 产 申 请 需 求审 批复 核 申 请 单审 批发 放 资 产通 过通 过通 过签 字 确 认打 回不 通 过打 回 不 通 过更 新 数 据 库不 通 过1.2.1 管理说明：使用人提出申请，根据价值资产，选择相应级别人员进行审批。资产管理员在得到员工部门负责人及信息部经理确认后，给员工配备6资产并更新数据库。申请人可在 IT 部提供的资产清单中

8、选择所需资产注：如该员工非丰田金融正式员工，则由丰田金融负责人申请并签字确认2 资产借用申请2.1 流程图资 产 借 用 申 请资产管理员使用人开 始 提 出 资 产 借 用 需 求审 核 申 请 单 发 放 资 产 更 新 数 据 库通 过 签 字 确 认不 通 过根 据 数 据 库 信息 定 期 回 收 未归 还 资 产2.2 管理说明:对于使用时间不超过一个月的资产领用需求，公司对员工提供资产借用。办理时，员工需要到资产管理员处，填写 资产借用单 ，经员工签字确认后，完成借用手续。使用完毕后，员工将该资产归还到资产管理员处，由资产管理员检查资产使用状态，并签字确认归还。资产管理员按月检查

9、使用时间超过一个月的资产借用，要求使用人办理资产领用手续注：如使用人非丰田金融正式员工，则由丰田金融负责人申请并签7字确认。3 资产变更申请3.1 流程图资 产 变 更 申 请信息部经理资产管理员部门负责人使用人开 始 提 出 资 产 变 更 需 求审 批复 核 申 请 单审 批发 放 资 产通 过通 过通 过签 字 确 认打 回不 通 过打 回 不 通 过更 新 数 据 库不 通 过三 个 工 作 日 内回 收 旧 资 产3.2 管理说明:使用人提出申请，根据价值资产，选择相应级别人员进行审批。资产管理员在得到员工部门负责人及信息部经理确认后，给员工配备资产并更新数据库。申请人可在 IT 部

10、提供的资产清单中选择所需资产注：如该员工非丰田金融正式员工，则由丰田金融负责人申请并签字确认；旧资产于新资产发放后三个工作日内收回。84 资产退还申请4.1 流程图资 产 退 还 申 请外地办公区负责人资产管理员使用人开 始 提 出 资 产 退 还 需 求审 核 资 产 单 签 字 确 认 更 新 数 据 库通 过审 核 资 产 单 签 字 确 认通 过 资 产 回 收资 产 回 收不 通 过不 通 过资 产 寄 回 资 产 管 理 员4.2 管理说明:员工归还借用资产或离职时，将资产退还给资产管理员，资产管理员审核资产信息并确认签收。如员工为非北京地区员工，由当地办公区负责人初审后签字确认，再将资产寄给资产管理员进行最终确认并更新数据库。5 资产丢失5.1 流程图9财务部资产管理员部门负责人使用人开 始 资 产 丢 失 公 安 机 关 证 明签 字 确 认核 对 资 产 表 资 产 清 理财 务 部 确 认5.2 管理方法对于属于公司资产的设备，如果在员工持有期间发生丢失，资产使用人添写丢失资产汇报表 ，由相应部门负责人签字并在提供公安机关出具的报案证明后按照资产的净值以及使用时间进行折旧赔偿，赔偿金额参照风险部相关规定。如设备使用人拒绝赔偿，则自资产管理员书面通知使用人后 30 个自然日起，资产管理员通知人事部门从该资产使用人工资中扣除相应赔款。6 资产报废6.1 流程图