2017员工出差管理办法.doc

1、XXXXX科技有限公司员工出差管理办法文件编号：XXXXXXX拟制/日期： 2017 年 7 月 1 日审核/日期：生效日期：2017 年 8 月 1 日员工出差管理办法 文件编号：1/8目录一、目的 .2二、适用范围 .2三、权责 .2四、出差流程 .2五、差旅费管理规定 .3六、差旅费借款与报销规定 .7七、附则： .8员工出差管理办法 文件编号：2/8一、目的为了规范公司员工差旅管理标准，本着合理、节约的原则，根据公司差旅费开支的管理制度，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司各部门因公出差的员工。三、权责3.1 出 差 申 请 人 ： 根 据 出 差 安 排 在 考 勤 系 统 上

2、填 写 出 差 申 请 单 ， 在 携程 网 上 预 订 机 /车 票 及 酒 店 等 并 及 时 跟 进 主 管 审 批 。3.2 出差人员上级主管： 根 据 公 司 业 务 需 要 在 第 一 时 间 审 批 员 工 的 出 差 申请 及 票 务 申 请 。3.3 综合管理部： 根 据 携 程 网 提 供 月 结 清 单 核 对 公 司 相 关 费 用 并 做 根 据 费用 实 际 发 生 部 门 做 费 用 分 摊 ， 安 排 付 款 等 。3.4 财务部： 根 据 公 司 费 用 标 准 对 员 工 借 支 和 发 生 的 差 旅 费 进 行 审 核 及 管控 ， 并 做 好 及 时

3、反 馈 及 处 理 。四、出差流程4.1出差申请： 出 差 人 员 根 据 工 作 安 排 在 考 勤 系 统 上 填 写 出 差 申 请 单 ， 出差 申 请 单 须 经 部 门 负 责 人 及 相 关 领 导 审 批 同 意 。4.2票务/酒店预订申请： 出 差 申 请 经 权 限 领 导 审 批 后 ， 员 工 根 据 出 差 时 间 、出 差 地 点 选 择 最 经 济 、 最 适 合 的 出 行 方 式 （ 火 车 、 高 铁 、 飞 机 等 ） 及 酒店 ， 然 后 通 过 手 机 APP 或 网 站 登 录 携 程 网 做 订 票 申 请 及 住 宿 安 排 。4.3票务/酒店预

4、订审批： 员 工 在 网 上 将 预 订 申 请 提 交 后 ， 系 统 会 自 动 发 送 审 批信 息 至 一 级 审 批 人 ， 审 批 人 可 通 过 手 机 短 信 方 式 、 手 机 APP 客 户 端 、 邮 件等 三 种 任 选 一 种 方 式 审 批 。 其 中 ， 酒 店 预 订 只 能 通 过 邮 件 方 式 审 批 。 一 级 审 批人 审 批 通 过 后 系 统 将 自 动 发 送 审 批 信 息 至 二 级 审 批 人 。 过 程 中员工出差管理办法 文件编号：3/8任意一级审批人审批不通过，申请人均需向审批主管了解原因并重新提交符合要求的申请。4.4出票：全部审批

5、流完成后，携程网会在第一时间出票并发送票务信息给到预订人（预订时请勾选“给乘机人发信息” ） 。4.5差旅费借支及报销：同意出差的人员如需借款，需填写借款申请单交 审 批 主 管 签 批 后 到 财 务 部 门 进 行 借 款 ， 出 差 回 来 后 应 在 7 日 内 向 财 务部 报 销 清 帐 ， 未 经 过 审 批 通 过 的 差 旅 所 发 生 的 相 关 费 用 公 司 不 予 报 销 差 旅费 。 同 时 ， 针 对 借 支 的 款 项 财 务 部 实 行 “前 帐 不 清 、 后 帐 不 借 ”的 原 则 。4.6 出差及订票流程图见附件一 。五、差旅费管理规定5.1 差旅费的

6、构成5.1.1 交通费：指乘坐飞机、轮船、火车、长途汽车等交通工具的费用。5.1.2 住 宿 费 ： 指 在 外 地 住 宿 于 酒 店 、 宾 馆 的 单 纯 住 宿 费 用 （不包括在旅店 发 生 的 通 讯 费 、 餐 费 和 其 他 另 行 收 费 的 其 他 费 用 ， 如 有 此 类 费 用发 生 须 在 发 票 中 单 独 列 示 或 提 供 宾 馆 收 费 清 单 ） ；5.1.3 出 差 补 助 ： 指 在 出 差 期 间 的 市 内 交 通 费 、 伙 食 补 助 、 通 讯 费 等 （不包括在此期间的业务招待等费用） 。5.2 交通费管理规定及报销标准5.2.1 在选择出

7、行方式时，如有多种方式（汽车、高铁、火车、动车、轮 船 、 飞 机 ） 可 选 择 的 情 况 下 ， 宜 选 择 最 经 济 的 出 行 方 式 ， 高 铁（动车） 能 到 达 的 地 方 ， 出 行 方 式 首 选 高 铁 （ 动车） ， 次 选 飞 机 ， 车 票 金 额 达 1600 元 以 上 的 ， 可 直 接 选 择 飞 机 。5.2.2 为 了 尽 可 能 低 降 低 差 旅 成 本 ， 差 旅 人 员 选 择 机 票 出 行 的 ， 应 在 确定 行 程 后 第 一 时 间 预 订 机 票 ， 以 争 取 最 优 惠 的 折 扣 。 除 临 时 行 程员工出差管理办法 文件编

8、号：4/8外，应避免当天或提前一天出票的情况。另外，在选择航班时， 应 本 着 节 约 精 神 ， 在 差 旅 时 间 允 许 的 范 围 内 ， 选 取 当 期 票 价 最 低 的航 班 ， 不 可 因 个 人 喜 好 （如 航 空 公 司 、 航 班 、 最 佳 出 行 时 段 等 ） 原因选择高票航班。 若 选 择 非 当 期 最 低 票 价 航 班 ， 携 程 会 对 订 票 人做 如 图 一 提 醒 ， 要 求 订 票 人 说 明 未 选 最 低 票 价 航 班 原 因 ， 或 重 新 选择 最 低 票 价 航 班 ； 当 订 票 人 执 意 选 非 当 期 最 低 票 价 航 班

9、时 ， 授 权 主管 会 收 到 如 图 二 短 信 提 示 ， 授 权 主 管 有 权 根 据 实 际 情 况 决 定 是 否 退 回重 审 。图一 图二5.2.3 订票时如果能够确定回程日期，可提前预定返程票务；5.2.4 机 票 预 订 后 ， 无 特 殊 原 因 一 律 不 得 改 签 或 退 票 。 因 特 殊 原 因 不 能按 时 出 行 ， 需 说 明 原 因 并 经 上 级 主 管 同 意 后 方 可 重 新 预 订 ； 因 私造 成 的 改 签 或 退 票 费 用 ， 由 出 差 申 请 人 全 部 承 担 。5.2.5 出 差 人 如 借 出 差 之 便 ， 中 途 非 因

10、 公 绕 道 旅 行 （探 亲 、 访 友 、 旅 游等 ） 期 间 的 路 费 只 报 销 出 发 地 至 目 的 地 之 间 的 直 线 路 费 。 绕 道 部分 不 予 报 销 ， 由 个 人 自 理 。5.2.6 多 人 出 差 必 须 同 行 时 ， 可 随 同 其 中 级 别 最 高 者 乘 坐 交 通 工 具 。 但舱 位 、 铺 位 应 按 相 应 级 别 对 待 。5.2.7 交通费按实际发生数在规定的职别标准以内报销。超过标准的， 按标准报销，超过标准部分不予报销，由个人自理。5.2.8 交通工具乘坐标准交通工具类型类别 飞机 轮船 高铁/动车 火车员工出差管理办法 文件编

11、号：5/8经济仓 二等仓 三等仓 一等座 二等座 软卧 硬卧800 公里以下 800 公里以上 5.3 住宿费管理规定及报销标准5.3.1 住 宿 费 按 实 际 发 生 数 在 规 定 的 职 别 标 准 内 报 销 ， 未 超 过 标 准 的 ， 按实 际 发 生 额 核 准 报 销 ； 超 出 标 准 部 分 ， 由 出 差 人 自 理 。5.3.2 公 司 副 总 以 下 人 员 住 宿 费 不 包 括 酒 店 提 供 的 其 他 服 务 和 收 费 ： 如 洗理 、 洗 衣 、 餐 费 、 通 讯 等 费 用 。5.3.3 出 差 参 观 、 考 察 、 学 习 ， 由 主 办 单

12、位 或 受 访 单 位 统 一 安 排 住 宿 舍 的 ， 如 不 收 取 费 用 ， 则 不 再 补 助 、 报 销 住 宿 费 用 。5.3.4 住宿费在标准内凭票实报，以下情况由公司总裁批准凭票实报。1)因工作需要与客户住同一标准的宾馆；2)对外代表公司参加会议，在会议定点酒店住宿。3) 多人出差必须同行时，由副总裁批准可随同其中级别最高者入住同级宾馆。5.3.5 外 派 人 员 （一个月以上） 如 在 外 地 公 司 有 租 房 屋 、 或 办 事 处 有 空 闲铺 位 的 ， 原 则 上 外 派 人 员 应 本 着 节 省 费 用 的 原 则 ， 入 住 公 司 现 有 的房 屋 。

13、 如 无 上 述 情 况 ， 需 住 旅 店 的 情 况 ， 住 宿 标 准 需 选 择 当 地 价 格较 低 的 旅 店 、 招 待 所 入 住 。5.3.6 报 销 时 必 须 提 供 有 效 、 合 法 住 宿 发 票 。 宿 费 发 票 须 清 楚 写 明 房 间 号 、 起止 时 间 、 天 数 、 人 数 等 详 细 内 容 或 附 结 帐 清 单 。5.3.7 住 宿 费 通 过 旅 行 社 定 房 无 法 取 得 酒 店 住 宿 发 票 的 ， 报 销 时 需 提 供 旅行 社 的 发 票 及 酒 店 消 费 清 单 。5.3.8 出 差 期 间 因 到 他 处 借 宿 而 无

14、 住 宿 发 票 的 ， 可 按 标 准 补 贴 的 50%给个人。5.3.9 住 宿 费 在 如 下 标 准 内 的 实 报 实 销 ， 节 约 部 分 按 50%作为补助奖励个人，超出标准内由个人自负。员工出差管理办法 文件编号：6/8职别 北京、上海、广州、深圳 其他城市副总（监）及以上 450 元以内/天 350 元以内/天其他人员 300 元以内/天 250 元以内/天5.3.10 为 了 节 约 住 宿 成 本 ， 两 名 同 性 员 工 共 同 出 差 的 ， 原 则 上 要 求 选 择 两人 间 ， 总 费 用 可 由 其 中 一 人 按 较 高 职 别 费 用 标 准 报 销

15、 ， 在 该 标 准 内凭 住 宿 费 发 票 直 接 报 销 ； 员 工 单 人 出 差 或 双 人 异 性 出 差 ， 按 以 上 对 应住 宿 标 准 控 制 开 支 。5.4 出差补助管理规定及报销标准5.4.1 出差补助是指出差期间发生的市内交通费、伙食补助、通讯费等， 该 费 用 实 行 定 额 包 干 制 ， 不 另 报 销 以 上 项 目 的 费 用 。 具 体 标 准 如 下 ：职别 北京、上海、广州、深圳、 西藏、青海、新疆 其他地区副总（监）及以上 130 100其他人员 110 905.4.2 针对外派人员（一个月以上人员）出差补助则参照以下标准执行：职别 北京、上海、

16、广州、深圳、 西藏、青海、新疆 其他地区副总（监）及以上 100 90其他人员 90 805.4.3 对 于 出 差 人 员 当 天 去 当 天 回 来 的 情 况 ， 不 执 行 上 面 的 包 干 补 助 ， 可按 50 元 申 请 补 助 。5.4.4 费用包干后，不再报销相关票据。5.4.5 职 别 为 副 总 裁 以 上 的 公 司 领 导 的 出 差 费 用 采 用 实 报 实 销 的 原 则 ， 凭有 效 票 据 报 销 ， 但 不 再 计 算 出 差 补 助 ， 公 司 领 导 应 自 觉 控 制 相 关 费用 。员工出差管理办法 文件编号：7/85.4.6 在 出 差 期 间

17、 如 工 作 关 系 有 关 的 其 他 费 用 支 出 需 求 ， 需 上 报 部 门 负 责人 ， 由 部 门 负 责 人 上 报 公 司 主 管 领 导 同 意 方 可 ， 按 事 前 请 示 、 事 后审 批 的 原 则 处 理 。六、差旅费借款与报销规定6.1 差旅费借支规定6.1.1 因工作需要到外地出差的员工，应提前根据预算填写借款申请表， 经本部门负责人签字后交主管领导审批后，到财务部门借支差旅费。6.1.2 出差人借款的标准是：借款总额=公出天数*出差补助+预计住宿费6.2 差旅费报销规定6.2.1 出 差 人 完 成 任 务 返 回 后 ， 应 于 7 日 内 到 财 务

18、清 帐 ， 填 制 差 旅 费 报销 单 ， 将 所 有 票 据 整 理 粘 贴 于 后 ， 要 求 票 据 合 法 合 规 、 粘 贴 整 齐 规范 。 财 务 部 按 出 差 标 准 审 核 后 报 帐 。6.2.2 出 差 回 来 需 及 时 报 账 ， 对 逾 期 未 报 帐 的 ， 将 在 其 当 月 工 资 中 扣 回 借款 。6.2.3 在 出 差 期 间 ， 因 工 作 需 要 超 出 原 计 划 出 差 天 数 ， 致 使 报 销 金 额 与 差旅 费 申 请 借 款 金 额 不 符 ， 出 差 人 员 在 外 地 要 事 前 向 本 部 门 负 责 人 申 请 ，主 管 领

19、 导 同 意 批 准 ， 返 回 后 在 报 销 单 备 注 栏 说 明 追 加 金 额 及 原 因 ， 经本 部 门 负 责 人 签 字 ， 主 管 领 导 同 意 批 准 后 报 销 。 凡 未 经 批 准 超 预 算部 分 一 律 由 当 事 人 自 理 。6.2.4 丢失飞机、车船票的，由当事人出具书面说明，同行人签字证明， 经 单 位 负 责 人 审 批 ， 按 同 行 人 员 飞 机 、 车 船 票 票 价 报 销 （无同行人员证明，按无票处理） 。员工出差管理办法 文件编号：8/8出差人 出差申请直接领导审核 NY部门领导审批 NY携程网机票、酒店预定申请部门负责人审批 NY分管领导 /总裁审批NY携程确认出票预定成功结束七、附则：本办法自发布之日起执行，解释权归综合管理部。附件一：出差、订票流程