ERP系统操作规程及管理办法(DOC).doc

1、ERP 系统操作规程及管理办法第一章 总则第一条 为了加强 ERP 系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促进公司 ERP 系统工作持续健康的发展，实现领导对企业经营活动实时监控、预防风险，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本办法。第二条 本规定适用于公司所属各单位。第二章 FMIS 财务管理操作规程及相关制度第三条 系统用户 : 财务管理系统操作用户分为核算用户和查询用户；财务部外部用户全部为查询用户。（一）总账模块用户：总账管理超级用户、总账查询用户、总账日记账录入用户、总账预算管理用户。（二）应收模块：应收管理超级用户，应收查询用户，应收核算用户。（三）应付模块

2、：应付管理超级用户，应付查询用户，应付发票录入用户，供应商维护用户，应付付款用户。（四）固定资产模块：资产管理超级用户，资产查询用户，资产核算用户。第四条 用户角色定义及职责（一）会计业务负责人是总账四个业务模块的查询用户。在系统中主要负责对总账模块的各项业务进行审批、对公司下一周或月度的现金流进行预测、以及对发生的各项具体业务进行查询。（二）核算会计为各模块的查询、录入用户，处理日常业务、供应商或客户地点层信息的维护。（三）出纳是总账模块的查询用户，应付模块付款录入用户，应付模块查询用户。出纳主要负责手工开具各种付款单据并在系统中查询付款，依据系统中的付款进行实际的付款，编制银行存款余额调节

3、表等。第五条 会计业务的模块分布（一）固定资产的增加、减少，折旧的计提、固定资产的报废等在资产模块处理。（二）提取现金、资金倒户、贷款、还款及付息；无形资产及待摊费用摊销、费用的预提、贷款利息的计提、税金的计提；期末外币账户余额的重估（仅限于外币账户）；工资的计提和发放；费用报销（包括员工费用报销）；其他应收、其他应付中除去与供应商相关的需要分析帐龄及帐龄有可能超过一年的业务、其他业务收入、其他业务支出、营业外收入、营业外支出、其他应交款业务；内部往来、拨付所属；月末结转；13 月会计调整；利润分配、公益金下拨结转；预算管理等在总账模块处理。（三）产品销售的收款业务在应收模块处理。需要进行帐龄

4、分析的其他应收款项及其收款，不需要进行统计、跟踪并且是直接收款的业务，可以使用杂项收款。（四）购入材料（备品等）、各部门领用低值易耗品的结转、结转领用材料等在供应链管理系统完成，相关数据自动传送到总账、项目及应付模块。（五）除上述业务外，凡是需要付款的业务，包括物资采购、燃料结算、合同付款以及其他需要做帐龄分析的付款等在应付模块处理。第六条 编码规则模块名称 编码类别 编码规则手工录入：采用先定义日记帐批应付模块导入：规则为系统默认规则，GL 转帐运行标识+ 应付款+应付用户提交日记帐导入请求的 ID+：+日记帐类型 （A）+应收数据传到总帐的唯一组标识应收模块导入：规则为系统默认规则，AR+

5、应收数据传到总帐的唯一组标识+ 应收款管理系统+应收用户提交日记帐导入请求的ID+：+日记帐类型（A）+应收数据传到总帐的唯一组标识资产传递至总账：规则为系统默认规则，Oracle Assets +业务类型+ 资产帐簿名称+资产期间+资产数据传到总帐的唯一组标识日记账批库存模块传递至总账：规则为系统默认规则，库存模块 GL 批 +库存组织代码+ 库存+应付用户提交日记帐导入请求的 ID +：+库存数据传到总帐的唯一组标识总账日记帐 手工日记帐的名称：操作员名字首写字母+8 位年月日+3 位流水号财务人员姓名拼音头字母+年月日+批类型+流水码。发票批 批类型：手工输入标准应付款发票用“F”，手工

6、输入预付款发票用“Y”若有对外取得的真实的普通发票或增值税发票，要使用真实的发票号预付款发票编号为：Y+年月日（6）+3 位流水码发票编号贷项通知单编号规则：D+ 6 位年月日 + 2 位流水号付款编号 采用系统默认的 5 位顺序编号，从 0 至 99999，可按照银行进行编号段设定应付模块退款编号 5 位编号，手工输入，1 位年+2 位月+2 位流水客户分类 客户类别（1）+公司段（2）+流水号（3）事务处理 操作人员姓名拼音头字母+8 位年月日+2 位流水应收收款 操作人员姓名拼音头字母+8 位年月日+2 位流水固定资产 资产编码 4 位公司编码+2 位资产专业大类+6 位流水码第七条 主

7、要请求及说明模块名称 提交请求名称 请求说明试算表-汇总 1 试算平衡表试算表-汇总 2 试算平衡表总账试算表-明细 试算平衡表应付款管理系统会计核算流程 从应付模块过账到总账，在总账模块生成相应的会计分录创建成批增加 从应付到资产模块准备成批增加资产应付应付款审批 对所有应付模块的业务进行审批应收 过帐 从应收模块过账到总账 过账成批增加 将准备成批增加的资产过账资产运行资产折旧 对资产计算当期折旧额从应付款管理系统链接供应商发票 用于项目费用的归集提交 PRC：事务处理导入 项目物资消耗成本的更新PRC：更新单个项目的项目汇总额 项目成本的更新项目PRC：将资产链接至 Oracle Ass

8、ets 项目资本化后将资本行传送至资产模块第八条 注意事项（一）总体注意事项1.各业务模块（资产模块除外）的会计期间的打开和关闭，统一由财务部负责。2.在有文件夹的界面，可以到窗口“文件夹” 下拉菜单，找到“ 显示字段 ”信息， 选择所需的字段就会 显示出来，在窗口“ 文件 夹 ”下拉菜单 可以把这种显示存 为自己的个性设置。3.鉴于 ORACLE 财务系统的特点，打印出来的会计凭证“ 出 纳” 和 “会计主管” 的名字要用手工盖章。4.在“应付模 块” 或“总账”模块，凡是涉及分部 门控制的“生 产费 用 ”科目，必 须选择“部门”。5.在月底和月初，在两个月的业务存在并行情况时，一定要辨别

9、清楚，每项业务属于哪一个会计期间。一旦输错，在相同期间进行红冲。6.凡是涉及内部往来单位的必须选择相应的内往段。7.凡是涉及产品的科目必须选择相应的产品段8.凡是涉及项目的必须选择相应的项目段。（二）总账操作注意事项1.冲销日记账时要注意冲销的期间是否正确。进行日记账冲销业务后若将此冲销日记账不小心删除，则日记账的状态变为已冲销，若有需要只能手工做冲销日记账。冲销日记帐不可修改。2.有关汇率，建议可以使用用户汇率，每次输入外币时再输入汇率，不用事先进行定义。3.一个日记账只能使用同一种货币，不能既有外币又有本币。月末进行外币重估时，只能是在外币业务已经过账的情况下才能进行，否则只能手工做重估日

10、记账。4.“总账 ”模 块，在输 入涉及到“现金”以及 “银行存款”科目时，必须要输入“ 现金调度” 项目。5.没有提交审批前和被拒绝审批的人工日记账可以进行修改（如果已保留资金撤销即可），各子模快传过来的日记账不能进行修改，只能通过在子模快进行修改，将修改结果传送到总账。（三）应付操作注意事项1.付款条件的选择，一定要力求准确，否则，现金预测根本不准确，要注意的是，由于有的收付款（如资金借贷）是在总账进行的，所以预测时是不包含在总账处理的业务的。2. 正式系统中录入的发票在验证后，不让修改，此时若没有进行其他任何操作，可以先把分配中的金额改为零（如此时不让改就只好取消发票），再把发票金额改为

11、零，即可删除改发票，存盘后再重新录入新的发票。3.核销预付款时，允许针对发票只需要选中核销就行，不能选中发票的金额，否则会出错。4.若在应付模块，“发 票类型” 选择错误 ，若没有付款，可以直接点击“ 活动” ，取消 发票；若发票已 经过审批，且已经付款，则要在“ 付款” 功能菜 单下，找“活动” ，选择好 GL 日期，再取消付款，不要同时取消发票，然后再到发票录入中找到该发票取消发票。5.要根据具体业务做具体描述填写发票及付款的说明一定要填写。6.在应付模块，录入发票时，可采用“标准” 、“预付款”、“贷项通知 单” 几种方式。7.涉及到用“现金” 以及 “银行存款”科目付款 时，必须要在弹

12、性域中输入“现 金调度现金流量表 ”项目。8.在标准报表中只能看出在“应付模块” 核算的有供应商的应收、应付款项，而不能计算在总账核算的应收、应付款项，在总帐中发生的往来款项需要确定唯一的会计科目。9.代扣代交税金业务、质保金业务都采用的中转银行进行虚拟支付，在做质保金业务操作时，需要注意在做过中转银行的支付后需要同时做质保金标准发票，但暂不进行付款。这些特殊的应付业务处理请参考特殊业务的处理建议。（四）应收操作注意事项1.付款条件的选择和应付一样，要力求准确。2.已被收款核销过的事务处理不可以进行修改。3.根据具体业务描述事务处理和收款的备注要写。（五）固定资产操作注意事项1.由于资产模块的

13、期间关闭跟其他模块不一样，一旦关闭期间，将无法再打开，所以关闭前一定要确认无误、要谨慎。2.由于资产的金额等信息在保存后没有计提折旧前，可以进行修改且没有任何提示，要小心不要误操作改掉原来的信息还不知道而存盘。（六）项目会计操作注意事项1.在项目/任务资本化过程中，定义资产时注意资产帐簿的正确选择。2.项目名称第一个字不能为符号，如#1 机组大修。应改为 1#机组大修。3.项目会计的报告期需要设置在年末。4.不能直接在项目模块中录入项目支出，所有项目发生成本都来源于 D7i 系统。5.资本化只能在项目决算状态下进行，因此要进行资本化应该先更改项目状态。6.在资本化时资产的实际投入使用日期必须填

14、写。第三章 SCM 供应链管理操作规程第九条 供应链管理系统操作用户分为：操作用户和查询用户。（一）库存模块用户分为：库管员用户、库存期间用户、库存超级用户、库存查询用户。（二） 采购模块用户分为：需求计划用户、采购员用户，计划员用户，采购审批用户、采购超级用户、采购期间用户。（三）销售模块用户分为：销售发运用户、销售订单用户、销售业务审批用户、销售管理超级用户。第十条 用户角色定义及职责（一）供应链管理系统包括关键用户和操作用户，关键用户负责本部门供应链模块的日常维护，操作用户是供应链管理各环节的一般用户，如材料员、计划员、采购员、库管员等相关人员。（二）关键用户应熟练掌握供应链操作手册各环

15、节操作要求，负责本部门日常业务操作的规范管理，针对一般用户的现场培训，以及解决使用过程中的用户操作问题。操作用户应熟练掌握供应链操作手册关于本岗位各环节操作要求，以及相关各项编码标准；具备计算机使用基础知识，懂得如何保养计算机客户端，预防计算机病毒，积极接受用户培训和指导。角色 职责部门领导 审批需求计划、采购订单、领料单填报需求计划物资验收预算查询材料员掌握查找物资库存方法查看各类库存占用资金进行需求变更进行需求平库计划员下达采购申请单创建采购申请创建采购订单进行询价进行报价采购员填写报销单进行领料出库物资接收物资入库查询与对账库管员盘点第十一条 供应链业务的模块分布（一）物资需求计划的申报

16、、变更、审批等、物资到货的检验与验收在需求计划模块中处理。（二）采购申请、物资采购订单、服务采购订单的录入与修改，采购物资与服务的接收入库在采购模块中处理。（三）领料申请、领料处理、物资搬运单、盘点、现有量查询、出库、发运业务，物资编码、物资类别等物资的基础数据定义等在库存模块中处理。（四）销售订单、挑库、销售结算在销售模块中进行处理。第十二条 编码规则模块名称 编码类别 编码规则物料大类编码 1 位数字物资小类编码 5 位数字物料编码 物料类别（4 位数字）+流水号（9 位数字）库存库存组织 库存代码（1 位字母）+流水号（2 位数字）需求计划 年（4 位数字）+月（2 位数字）+日（2 位

17、数字）+流水号（3 位数字）采购采购订单 10 位数字销售 销售订单 7 位数字第十三条 主要请求及说明模块名称 提交请求名称 请求说明库存 处理事务处理接口 产生物料事务处理，系统自动请求员工结构层次 更新采购订单的审批层次打印采购订单 打印采购订单采购打印需求计划单 打印需求计划单销售 连接行程停靠站 销售发运确认第十四条 注意事项（一）总体注意事项1.为了保留历史记录，所有业务的原始单据一旦录入系统保存确认后将不能删除。2.在有文件夹的界面，可以到窗口“文件夹” 下拉菜单，找到“ 显示字段 ”信息， 选择所需的字段就会 显示出来，在窗口“ 文件 夹 ”下拉菜单 可以把这种显示存 为自己的个性设置。3.在需求计划与物料领用业务中，采用预算控制，超过预算的业务不允许发生。4.物料的编码与分类一定要准确，不允许一物多码的现象存在。5.物料的分类和财务结账的科目相关，在定义物料时要准确。6.物资的整体业务流程为：需求计划-平库- 采购订单-检验- 接收入 库- 领 料出库。（二）采购管理操作注意事项1.需求计划和项目进行了集成，所有的需求计划都必须有项目及任务预算。2.需求计划单审批通过后，由计划员进行平库，系统提供建议采购数据，计划员可以修改采购数量，并分配采购申