印章使用管理办法.doc

1、北京远洋基业物业管理有限公司印章使用管理办法第一章 总则一、为加强印章的管理，安全使用印章，使印章确实发挥标志、权威、证明、凭信作用，特制定本办法。二、 适用范围：本规定适用于远洋基业物业管理有限公司的各部门、各项目以及下属分公司。三、本规定所指的印章是指含北京远洋基业物业管理有限公司、各物管中心的公章、财务章、以及一些专用章、法人名称印章、法人名称字样等所有印章（以下简称“印章” ） 。第二章 印章的制作和启用一、各部门、各项目应遵循能签字不盖章的原则，尽量减少印章的使用频次和刻制种类。二、新刻或改制印章须提出书面申请，并绘制印章样式，签报总经理办公室并经公司总经理批准后，由总经理办公室统一

2、刻制，异地项目由项目的综合行政部刻制。三、总经理办公室制作印章应到公安机关办理登记手续，并到公安机关指定的单位刻制。四、印章制作好后，在颁发前，总经理办公室应有详细的交接登记，保管人/责任人在印章印模备案表 （见附件）上签字，并将印模报总经理办公室备案。五、印章启用前，使用单位或部门应将启用时间书面通知办公室。如使用单位或部门撤销或改变名称，印章应缴还总经理办公室处理。第三章 印章的种类与审批根据公司目前的经营业务内容，公司对印章进行统一分类、统一刻制，项目自行刻制的印章无效，印章的种类及审批流程如下：一、公章（一）北京远洋基业物业管理有限公司公章1、使用范围：以公司名义对外发文、便函以及对外

3、联系工作的介绍信、对外的相关证明；劳动合同；财务部门办理财务信托、查帐、加支票密码盒等业务。2、保管人：由总经理办公室专人保管。3、审批流程：使用公章的个人填写印章（证照）使用申请表 （见附件） ，说明盖章的目的、用途、范围等，经项目总经理/部门总经理审批同意后，报公司总经理批准后到保管人处盖章。（二）分公司公章1、使用范围：以分公司名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信；以分公司公司名义对外的相关证明等业务。2、保管人：公章由分公司专人保管，分公司的总经理/常务副总经理为公章的责任人，应签署由律师起草的承诺书 （见附件） 。3、审批流程：使用公章的个人填写印章（证照）使用申请表 ，经部门

4、经理审批同意后，报分公司总经理/常务副总经理批准后到保管人处盖章。（三）物管中心公章1、使用范围：以物管中心名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信、委托函、对外的相关证明等业务。2、保管人：由总经理办公室专人保管。异地物管中心公章由该物管中心的专人保管，由项目总经理签署承诺书。3、审批流程：使用公章的个人填写印章（证照）使用申请表 ，经部门经理、项目总经理审批同意后，报公司经总经理办公室负责人批准后盖章。异地物管中心公章的审批：使用公章的个人填写印章及证照使用申请表 ，经部门经理审批同意后，报项目总经理批准后盖章。二、专用章（一）合同专用章1、使用范围：以公司、分公司名义签订的协议、合同等

5、。2、保管人：公司的合同章由公司的法务助理保管，分公司的合同章由分公司的专人进行保管。3、审批流程：按照公司合同管理的相关规定履行合同审批手续，并按照公司授权体系规定之审批权限由总经理授权的相关人员签署、用印。（二）财务专用章财务类的各种印章（财务专用章、发票专用章、人名章等）的使用范围、保管人以及审批流程按照财务制度执行。（三）人事专用章1、使用范围：办理社保手续以及以公司人力资源部名义开出的证明2、保管人：人力资源部专人保管3、审批流程：按照人力资源部的相关规定执行。（四）车位管理专用章1、使用范围：各物管中心签订车位出租协议；办理停车证；车辆计费单；车险证明等相关业务。2、保管人：物管中

6、心财务部专人保管。3、审批流程：按照物管中心车位租赁管理制度及流程执行。（五）房屋出租专用章1、使用范围：各物管中心签订房屋出租协议等相关业务。2、保管人：物管中心财务部专人保管。3、审批流程：按照物管中心房屋租赁管理制度及流程执行。（六）客服通知专用章1、使用范围：以物管中心名义向住户发放的各类收费通知、催缴收费单以及下发的各类违规通知单、紧急通知等所有通知。2、保管人：物管中心客户服务部专人保管。3、审批流程：用章部门填写印章（证照）使用申请表 ，经客户服务部负责人同意后，报项目总经理批准后盖章。（七）装修管理专用章1、使用范围：业主装修申请时签订的装修协议书、消防协议书；施工许可证；施工

7、出入证；动火证等相关业务。2、保管人：物管中心工程部专人保管。3、审批流程：装修协议书、消防协议书经项目总经理审核批准后方可使用，此章只对装修文件专用。按照物管中心的装修管理规定 中的相关要求办理盖章手续。第四章 印章的使用一、各类印章经审批后方可用印，严禁在空白信件、奖状盖印，确有需要用印的，要严格履行用章手续，用后及时存档。凡对外文件使用印章，经批准加盖公章后，需扫描或复印备份加章文件副本，存档备案。二、使用带存根的公函或介绍信，证明信等要盖两处印章，一处盖在公函连接线上，一处盖在法人名章落款处，凡是在落款处加盖的印章都要“骑年盖月”三、原则上不得将印章私自携带外出。若确因工作需要携带公章

8、外出，应审批流程进行审批，经批准后方可带出,并在印章借出登记表 （见附件）进行登记。四、合同专用章的印章保管人须审核：1、该合同所涉相关各部门已经在合同审批单相应位置审批并签署意见；2、合同已经相应的公司领导签署。以上 1.2 项必须同事具备方可使用印章，同时加盖骑缝章。五、盖章后的印章使用登记表应与盖章文件的复印件一并存档，并按照印章（证照）使用情况登记表的要求做好登记工作。第五章 印章的保管责任一、各部门、各项目需指定专人保管印章，并使用保险柜加锁保管。应由专人做好印章的登记、审批、存档等日常管理工作。二、印章保管人要坚持原则，按规定办事，提高警惕、严防私用、盗用公章，以免造成损失。对不符

9、合规定手续的用印，有权拒绝，并应及时向总经理办公室报告。三、对印章保管人疏忽或故意等原因用印，而造成的损失，公司将追究相关法律责任，并给予行政和经济处罚。四、项目的印章应指定专人进行管理，并将其管理人员报总办备案。五、分公司及项目管理的印章如有销毁、更换、新增印章要及时上报总经理办公室。第五章 附则一、本办法自下发之日起执行。二、原印章及证照使用管理规定即日起作废。三、本办法由总经理办公室负责解释。附件 1：印章（证照）使用申请表附件 2：印章（证照）使用情况登记表附件 3：印章（证照）借出登记表附件 4：印章印模备案表附件 5：印章保管承诺书、北京远洋基业物业管理有限公司印章（证照）使用申请

10、表编号：YYJYWY-XZ-02-F2 版本：A/1 表格生效期： 序号：申请日期 印章/证照类别使用部门 数 量原因:申请人: 项目经理 /部门经理：批准人:年 月 日北京远洋基业物业管理有限公司印章（证照）使用申请表编号：YYJYWY-XZ-02-F2 版本：A/1 表格生效期： 序号：申请日期 印章/证照类别使用部门 数 量原因:申请人: 项目经理 /部门经理： 批准人:年 月 日北京远洋基业物业管理有限公司印章借出登记表编号：YYJYWY-XZ-02-F3 版本：A/1 表格生效期： 序号：日期 使用部门 印章类别 借出原因 数量 归还日期 使用人签字北京远洋基业物业管理有限公司印章（

11、证照）使用情况登记表编号：YYJYWY-XZ-02-F3 版本：A/1 表格生效期： 序号：日期 使用部门 数量 使用人 批准人 印章、证照类别北京远洋基业物业管理有限公司印章印模备案表印章名称： 印章名称：（盖章） （盖章）保管部门： 保管人： 保管部门： 保管人：印章名称： 印章名称：（盖章） （盖章）保管部门： 保管人： 保管部门： 保管人：印章名称： 印章名称：（盖章） （盖章）保管部门： 保管人： 保管部门： 保管人：承诺书本人系北京远洋基业物业管理有限公司 分公司公章、合同专用章的被授权保管者。本人确认：分公司公章使用应当严格遵守印章使用管理办法 ，本人已经仔细阅读了上述条款，并保证将严格遵循此规定。分公司合同章的使用，还应按照公司合同审批流程，得到公司董事长或总经理的授权。本人承诺：分公司任何人员在使用公章、合同专用章时，应当得到北京远洋基业物业管理有限公司本部或本人的授权或同意；分公司使用公章、合同专用章的行为，全部由本人负责；分公司内无权、越权使用公章和合同专用章的行为，给北京远洋基业物业管理有限公司带来的损失（包括直接损失和间接损失） ，全部由本人承担。