电子档案管理系统需求V2.3.doc

1、www.ChinaZXT.com 电子档案管理系统需求说明书- 1 -电子档案管理系统需求分析说明书制作单位：北京中兴通科技股份有限公司规格标准的版本号:V2.3文档编号:www.ChinaZXT.com 电子档案管理系统需求说明书- 2 -目录第一章 引言 .- 4 -1.1 目的 .- 4 -1.2 背景 .- 4 -1.3 系统目标 .- 5 -第二章 业务概述 .- 6 -2.1 范围 .- 6 -2.2 总体业务用例 .- 7 -2.3 核心业务 .- 8 -2.4 数据操作 .- 10 -2.5 查询利用 .- 12 -2.6 增值服务 .- 13 -2.7 非功能性要求 .- 1

2、4 -2.7.1 档案的原始性和完整性保障 .- 14 -2.7.2 身份认证 .- 14 -2.7.3 防篡改 .- 15 -2.7.4 加密处理 .- 15 -2.7.5 传输的安全性 .- 15 -2.7.6 存储的安全性 .- 16 -第三章 系统概述 .- 16 -3.1 系统体系结构 .- 16 -3.2 系统运行流程 .- 19 -3.3 工作流 .- 20 -3.4 对外接口 .- 21 -3.5 系统特点 .- 22 -第四章 功能性需求 .- 23 -4.1 功能描述 .- 23 -4.2 功能一览表 .- 23 -4.3 功能结构图 .- 26 -4.4 档案核心操作 .

3、- 28 -4.4.1 建档管理 .- 28 -4.4.2 归档管理 .- 32 -4.4.3 档案变更 .- 35 -4.4.4 档案销毁 .- 39 -4.5 档案数据操作 .- 43 -4.5.1 档案数据存储 .- 43 -4.5.2 档案数据获取 .- 45 -4.5.3 档案数据展示 .- 46 -4.5.4 档案转储 .- 48 -4.6 业务管理 .- 49 -4.6.1 类别管理 .- 49 -www.ChinaZXT.com 电子档案管理系统需求说明书- 3 -4.6.2 关联配置 .- 58 -4.6.3 任务管理 .- 62 -4.7 查询统计 .- 68 -4.7.1

4、 档案数据查询 .- 68 -4.7.2 档案数据统计 .- 71 -4.8 档案增值功能 .- 73 -4.8.1 档案借阅 .- 73 -4.8.2 档案归还 .- 79 -4.8.3 档案催还 .- 84 -4.8.4 档案预约 .- 86 -4.9 工作流管 理 .- 91 -4.9.1 工作流创建配置 .- 91 -4.9.2 工作流发布 .- 92 -4.10 系统管理 .- 94 -4.10.1 组织机构管理 .- 94 -4.10.2 角色管理 .- 98 -4.10.3 用户管理 .- 103 -4.10.4 用户组管理 .- 108 -4.10.5 日志管理 .- 112

5、-www.ChinaZXT.com 电子档案管理系统需求说明书- 4 -第一章 引言1.1 目的此需求规格说明书对档案管理系统软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。1.2 背景在日常生活中，人们对档案的定义各式各样，目前公认的、比较权威的自然是中华人民共和国档案法中对档案定义，表述如下: 即是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、

6、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由定义可见，档案由档案信息和记录档案信息的载体组成。它包括四个方面的涵义，即：档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成www.ChinaZXT.com 电子档案管理系统需求说明书- 5 -的；档案是保存备查的历史文件；档案的形式多种多样；档案是历史的原始记录，只有满足上述四个条件的信息材料才能成为档案。档案具有真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。它能够提供历史资料，为组织、管理、决策、科研等工作服务。而档案管理则是每个政府、企事业单位必不可少的重要管理

7、项目，例如，行政档案、会议文件、技术档案，客户档案等等，都是各个管理者所重视的，各部门，各类别，多样的文件，都是作为重要的历史与决策依据。但由于文件多，产种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，对保护好一些重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力，物力。为了让企事业单位有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，这就需要一套灵活、实用的档案管理系统来辅助进行管理。1.3 系统目标 提高办公效率，共享数据，方便档案的管理和利用。 确保档案数据的长期性，以满足对档案查阅的要求。保证档案数据的真实、长期、数据安全为根本出发点。

8、技术上要保证系统的规范性、一致性、完整性、可扩展性和可维护性。 电子档案生成的真实性、合法性，遵循国家的相关标准。www.ChinaZXT.com 电子档案管理系统需求说明书- 6 - 身份认证遵循国家的标准。利用 CA、电子印章等方式，算法符合国家的相关标准。 工作流的审批。审批过程也要档案化，并不可更改。第二章 业务概述2.1 范围电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机系统，为档案资料管理、利用和保护提供了有效的技术保证，可大大节约数据存储空间，无限地延长档案材料保

9、存时间，同时也为查阅、利用档案文献带来了极大的便利。该系统的档案管理符合政府、企事业单位的业务流程，并遵循国家的法律、法规、标准以及相关规定，做到安全、有效的档案管理，实现政府、企事业单位档案的“无纸化” 。但“无纸化”是一个循序渐进的过程，目前政府、企事业单位还需对纸质档案进行管理，所以电子档案管理系统同时也兼容对纸质档案的管理。www.ChinaZXT.com 电子档案管理系统需求说明书- 7 -2.2 总体业务用例业业业业业业 业业业业业业业业业业业业业业业角色用例关系图通过对档案管理业务分析，角色大致分为以下几种：角色名称 描述原始档案提供者 档案采集用的原始档案资料。业务人员 业务的

10、具体操作人员。比如业务人员可以分为采集整理人员、归档审批人员、销毁审批人员等。增值用户 系统目前提供的增值服务有档案的借阅管理。档案的原始提供者提供原始档案资料给业务管理员，业务管理员通过核心业务将这些资料信息化、档案化，各类用户可以对档案进行查询利用操作，增值服务中目前只实现了借阅服务，增值用户www.ChinaZXT.com 电子档案管理系统需求说明书- 8 -（档案借阅用户）可以通过档案借阅服务对档案进行借阅。2.3 核心业务档案的核心业务如下图所示：业业业业业业业业业业业业业业业业 业业业业业业业业业业核心用例图档案的核心功能是档案生成到消亡的过程，档案的原始资料信息由原始档案提供者提

11、供，业务人员对其进行采集整理，整理后申请归档，申请通过后才真正的生成一份档案。变更是指归档后的档案内容有变动，经过审批档案才能进行变更操作，变更流程操作一同记录到档案信息中，并不可更改。业务管理员可以对档案进行销毁，分两种方式销毁，一种方式是直接销毁，没有备份；另一种方式是对销毁的档案进行备份处理。www.ChinaZXT.com 电子档案管理系统需求说明书- 9 -采集整理： 档案数据来源于原始档案提供者，提供的原始档案可能是不同类型的资料，比如纸质资料、电子资料、音频、视频等，对这些资料都要能够进行采集，最终数字化、档案化。 原始资料电子档案化要符合国家相关标准、规定，比如图片的格式有多种

12、多样，我们提供一种或几种符合国家相关规定的图片格式，对要采集的图片要符合此规定，做到归一化处理。 采集的方式提供多样化，比如扫描、照相、上传、网页抓拍等方式。 原始资料信息采集完成以后要等待审批归档。归档： 对执行归档业务的人员或机构要有严格的权限限制。 归档审批的业务流程信息要作为电子档案的属性信息保存，并信息不可更改性。销毁： 档案的保存时间要有一定的期限，所以需要设定其有效期，对于超出有效期的档案可以进行销毁，用户也可以根据需要自行销毁档案。 档案的销毁要有严格的安全保障。www.ChinaZXT.com 电子档案管理系统需求说明书- 10 -2.4 数据操作数据操作包括数据的存储、获取、展示、备份和转存储。业业业业业业业业业业业业 业业业业业业数据操作用例图1. 数据备份。在电子档案归档的同时还必须提供下载固化保存技术（备份） ，也就是可以手动的把归档档案固化在只读光盘上，当档案库发现有被非法修改的档案文件时，光盘上所存储的档案文件将作为原始数据恢复到档案库中去。2. 数据的转存储。有的政府或企事业单位的档案保持时间长、数据量大等特点，还需要将档案按着一定的条件进行转存储，比如将同一年内的档案转存储到其他地方。3. 数据的存储和获取。满足各种格式的存储、获取需求，比如对图