声像档案归档与保存的数字化管理探究.doc

1、声像档案归档与保存的数字化管理探究摘 要：声像档案的归档和保存，是对其进行有效管理与利用的主要手段。随着计算机技术、网络技术及现代化通信技术的飞速发展，数字化的管理技术有利于实现声像档案应有的价值，已是声像档案的归档与保存形式的大势所趋，同时也是人类社会发展的必然结果。本文通过分析声像档案归档与保存中的现状，介绍了声像档案归档与保存中的数字化管理方法，并就数字化在进行声像档案的归档与保存中的风险问题提出了相应的措施及建议。 关键字：声像档案；归档；保存；数字化管理：硬盘 一、声像档案的概念及对其进行归档与保存的意义 声像档案还可以称为音像档案，是录像带和照片的统称，它是在社会活动中形成的，以影

2、像和声音为主，并输于文字说明的具有保存价值的历史记录，其主要是以照片、影片、唱片及录音等作为载体，将自认为有意义的事情以这种直观的形式记录下来并可以重新播放，让人有身临其境的感觉，具有现实性和不可重复性，可以说发展空间非常广阔。声像档案是档案中不可或缺的一部分，同时也是现代档案物质载体的主要内容。对声像档案进行科学合理的归档与保存，不仅可以丰富档案管理室的内容，使各类档案归档完整，而且达到方便了档案管理人员的管理，同时对于企业的发展过程及未来的发展具有非常重要的现实意义。 二、声像档案的归档与保存的现状分析 随着社会的发展及办公条件的提高，数码相机、摄像机等的使用越来越广泛，随之产生了大量的声

3、像文件，那么如何对这些声像档案进行归档与保存，以便对其进行有效管理与利用也变得越发重要。目前对于声像档案的归档保存方面存在着以下问题： 1、摄录人员的专业素质和对声像档案归档保存的意识较弱 声像摄录人员的工作技能和综合素质具有一定的偏差，直接影响着声像档案的数量和质量。随着摄录人员队伍的壮大，大多数的摄录人员工作年限较短，缺乏相应的专业技能和知识，而且对所拍摄的声像档案的归档与保存管理认知不够，缺乏对声像档案的归档保存概念；同时部分声像档案未及时移交档案部门进行统一管理，因无相应的记录或说明而导致归档困难。另外，档案管理人员变动和机构的调整，也一定程度上造成了声像档案的失控和流失。 2、对声像

4、档案进行归档与保存的管理混乱 （1）对声像档案的归档与保存管理制度不够完善，缺乏统一管理。表现在有些企业或机关单位没有统一的声像档案管理制度，处于自由状态。 （2）对声像档案的管理意识及管理水平具有很大差异。声像档案不仅有很强的时效性，而且对归档要求也很严格，比如照片相对应的底片及相关文字说明必须统一归档，而不能处于分开状态。但是好多档案管理这方面的意识较薄弱，以至于出现了照片与底片及文字丢失的情况。管理水平的差异导致很多声像档案在几个单位出现不统一的现象。 （3）声像档案的归档范围不够明确。很多单位的归档材料较多，但是对于档案范围没有明确规定，从而在很大程度上影响了摄录人员将声像资料归档的自

5、主性及积极性。 三、声像档案的归档与保存中的数字化管理方法 有效地保管好声像档案，使其更加完整与完善，以最大限度地延长档案的使用时间，是档案管理急需解决的大问题。随着计算机、网络技术及现代智能通信技术的飞速发展，通过数字化的方法对声像档案进行归档与保存成为了现代化建设管理的大势所趋，其成功运用有利于实现声像档案的应有价值，也是社会智能化发展的必然结果。 1、对照片进行归档保存的数字化管理方法 对原有已经归档的纸质照片，进行分批扫描，并对每张照片做好详细标注，注明时间、地点、事件背景等；对已经作为档案保存的数码照片，可以不用处理，因为照片上的原始数据，不仅是拍摄时间及光线条件的记录，还能起到原始

6、凭证的作用，仅将照片档案直接数据传输入电脑，存储在硬盘上正确的位置即可。 2、磁带、录像带、光盘等其他声像档案的数字化管理方法 对于原有的录像带、光盘等，可以通过计算机技术，转换成数字化模式，进行数字化处理，存入硬盘相应位置来长久保存。注意，在归档中应该根据所反映的内容等使同一内容或同一类型的照片等归入同一类。通过数字化的管理使声像档案形成了声像电子档案，可以随时进行归档，方便快捷。在接收到电子文档的同时，就可以给每一份文件编制一个唯一的分类号及档案号等进行归档，同时还可以进行电子档案的主题词标引、著录等；甚至可以编制全方位、多角度的检索工具，以便检索查询用。对于电子版的声像档案，可以利用计算

7、机对电子档案信息资源进行信息整合和加工处理，大大缩短了信息加工的时间，提高了档案信息利用的时效性，同时具有传递快捷、方便的 优点。 四、声像档案进行数字化归档与保存中的风险控制 1、数字化格式转换的迁移风险控制 格式的转换对于数字声像档案来说具有非常大的影响，比如将文件由一种格式转换为另一种格式时，需要先由一种格式压缩成另一种格式，即先解压缩再进行压缩。而数字声像档案在这种格式的转换过程中，可能会对档案的完整性及真实性造成损坏，面对这样的风险， 电子文档归档与管理规范（GB/T18894-2002） 中规定：音频电子文件必须以WAV、MP3 为通用格式，视频或多媒体电子文件必须以 MPEG、A

8、VI 为通用格式。 2、数字化硬盘存储中的设备风险 数字化的声像档案一般都存储在硬盘中，一旦硬盘老化就会造成声像档案数据的损失。针对这种风险，有以下两种控制措施：一是对声像档案的硬盘采取“自监测、分析及报告技术” ，来监测磁头、磁盘、马达和电路等，当监测对象发生异常情况时，这种“自监测、分析及报告技术”就会自动发出警报，自动降低硬盘的运行速度，然后把电子数据信息转存到安全扇区，甚至可以把文件备份到其他硬盘或存储设备，以此来提高硬盘的安全性；二是可以采用驱动器健康检测技术，让用户自己检测硬盘的运转状况，通过读取伺服位置错误信号来计算盘片交换、伺服稳定性、重复移动等参数，并出现图形供用户参考，以便

9、对硬盘式的声像档案信息进行及时备份，并在合适的条件下保存，同时定期在独立系统的计算机上检查，以保证档案的安 全性。 五、总结 对声像档案的数字化管理模式，大大简化了传统的档案管理方式的步骤，而且节约了传统档案管理中的人员和办公费用的成本，在很大程度上有利于经济效益的提高。所以说，信息技术的发展带动了声像档案数字化管理技术的发展，而技术的创新则必然会带来工作与管理方式的变革，结合先进的技术，声像档案的归档与保存的数字化管理最终会实现多元化、网络化、多媒体化、智能化以及虚拟化。 参考文献 1杨平，对声像档案保管现状与管理对策的几点思考J，中国科教创新导刊，2012 年第 13 期。 2吴美珍，声像档案归档与保存的数字化管理创新J，经济研究导刊，2012 年第 06 期。 3刘鹏，档案数字化管理的探索J，徜灌林，新浪博客。