秘书学概论期末复习纲要.doc

1、 1 秘书学概论复习提纲 名词解释： 1、秘书学：是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的学科。通俗地说，秘书学就是研究人员如何做好秘书工作的学科。 P14 2、辅助：指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。 P 9 3、三省制：在魏晋开始形成，唐代确定。即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，既相互分工、配合，又互相监督、牵制。 P33 4、一文一制：宋朝规定：朝廷百官 和地方的奏章必须一文一事，非一宗事者不得同为一文，以便行文归口和由主管部门及时

2、批复、处理。 P33 5、文书立卷制：元朝规定：处理完毕的文书经监察官“照刷”（检查）之后予以编号立卷。同一类事立为一卷，年终交案，归档保管。 P33 6、贴黄引黄制：魏晋以后，公文多用黄纸书写。唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄”。此后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是“公文摘要”的由来。 P33 7、条旨制：明朝规定：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文 书上供皇帝参考，又称“票拟”。 P33 8、综理制：是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位

3、。如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理制。P52 9、办公自动化：办公自动化是对秘书机构和秘书工作的要求之一，简称 OA，是研究如何将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动。 P62 10、角色冲突：每个人在人生舞台上都要扮演一定的角色，又往往在不同的场合、背景、不同的角色群中扮演不同的角色（即角色转换）或同时扮演多 种角色。个人承担多种角色，每一种角色的意识和行为规范不可能一样，有可能协调统一，也可能产生矛盾冲突，产生矛盾冲突的即称之为“角色冲突”。 P96 11、公允：要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非

4、或推卸责任。 P98 12、尊重：秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。人都有自尊心，都希2 望得到别人的尊重。尊重别人和受到尊重，是相对相应的。互相尊重就能增进彼此的友情和信任，就能激发 彼此的责任感和工作积极性。 P96 13、督查：是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。 P123 14、印信工作：是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。公章是机关、单位职责权力的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务

5、之用。如果管理使用不当，会给本机关、本单位乃至社会造成危害，秘书人员必须认真对待这项工作。 P129 15、单位印章：代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。 P130 16、领导人签章：是根据机关、单位主管用钢笔字或毛笔字亲自签名制成的印章，为方形或长方形，由秘书保管使用，多用于签发文件、公告之用。 P130 17、电子签名：是指以数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人身份认可其内容的数据。 P132 18、电子印章：是合法的数字化印章与数字证书绑定的，用其私钥进行了数字签名的权威性的电子文件，其中包含了用户身份、印章信息、公开

6、密钥、有效期等许多相关信息。 P132 19、政策法规信息：这主要是领导人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等等，通常以文件形式下达或在报刊上公开发表、刊登。 P142 20、无结构访问：就是调查者根据事先拟就的提纲或问题直截了当地提出，一般适用于比较熟悉或有了一定基础的被访问者，适用于与被访者没有直接利害关系的问题。被访者可以无顾忌地直接、明确回答。 P155 21、公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 22、与会者：就是参加会议的正式人员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在

7、会场上的其他服务人员。具体地说，与会者 应具有必要性、重要性、合法性。 23、信访：是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。 24、记者招待会：是指组织为实现一定宣传目的，邀请报刊、电台、电视台等新闻媒介单位记者召开的会议，也可称为“新闻发布会”。 3 25、双向沟通：即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。除表达己方的意图之外，还要求对方能认可、合作，包含有共同目标。 思考题： 第一章 一、什么是秘 书？现代秘书的确切涵义是怎样的？ （ 1）

8、宫中的秘藏之书。一开始指书而不是指人。东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”。秘书不仅指物，也指机构、人。在清代末年，或者说是在辛亥革命前后，秘书概念的名实相符。辅臣。行政职位。现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分。秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。秘书是广泛的社会职业之一。社会职业秘书以其处理文书，它包括各种智力服务。秘书不仅服务于政府 机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。 （ 2）广义，指领导人的事务

9、与信息助手（包括公务 /私人秘书）。狭义（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。 二、秘书工作主要包括哪些内容？特点是什么？ P8 秘书工作主要包括哪些内容： （ 1）文书拟写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）； （ 2）文书制作（打字、复印、编排、装订等）； （ 3）文书处理（收发、传递、办理、保管 、立卷等） （ 4）档案管理（归档、鉴定、管理、提供等） （ 5）会议组织（准备、记录、文件、善后等） （ 6）调查研究（计划、实施、分析、研究等） （ 7）信息资料工作（收集、整理、提供、储存等） （ 8）

10、信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等） （ 9）接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等） （ 10）协调工作 (政策、工作、地区、部门、人际关系等 ) （ 11）督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等） （ 12）日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等） 4 （ 13）日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等 ） （ 14）办公室管理（环境、设备、经费等） （ 15）其他临时交办事项。 秘书工作的特点是什么？ （ 1） 辅助性 “辅助”是相对于“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主

11、导而存在的。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。地位再高的秘书也终究是比他更高一级的领导的助手。各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。 （ 2） 综合性 所谓综合，就是指不同类型、不 同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行工作，又有临时性的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又要操作复杂的工作。它们类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。 （ 3） 机密性 秘书，最初是“秘藏图书”和“

12、秘密文书”，是指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者”。到了近代，秘书才有了更为丰富、更为确切的涵义。不管是机关、企业、私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及机要和秘密，或者是个人 的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。 （ 4） 服务性 秘书职业属于第三产业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。除了“服务的直接性”和“服务的稳定性”之外，秘书服务还具有“广泛性”。 1985 年全国秘书长会议上，中央却提出了秘书工作要做到“三个服务”。为本机关领导和上级机关领导服务为本机关其他平级的职能部门服务为下级机关和人民群众服务。通俗地说，秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务。当

13、然首要的是为领导、为上司、为雇主服务，但也不能忽视另外两个服务。 认清秘书工作的四个性质， 或称职业的四个特点，秘书人员才能摆正自己在机关、单位中的位置，摆正自己在社会上的角色地位，才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉地做好各项工作。 5 三、什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？ P14 （ 1）秘书学：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的学科。通俗地说，秘书学就是研究人员如何做好秘书工作的学科。 （ 2）研究内容：研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；研究我国古代秘书工

14、作和外国 秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分；研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。 四、秘书怎样才能适应现代社会的变革？ P19 （ 1） 秘书工作职能的转变 支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案 政府机关、企事业单位的秘书人员，不仅要掌握本单位的行政管理和企业管理业务流程，抓住政务活动和生产过程中的薄弱环节，把在实践中发生的问题随时汇报给领导、上司，还要有自己的独立看法。把自身 思维和行动置于日新月异的国内外市场中，置于复杂多变的社会大环境中，随

15、时参与对政治、经济活动，及时更新思维方式和处事方法，把握社会动向、市场行情。在跟随领导、上司深入实地调查研究时，主动接受鲜活经验，促使思维活跃、观念常新。秘书还应运用逆向思维、发散性思维来补充领导、上司的不足。 辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制 作为领导的助手，秘书辅助管理的重心也必然随之转变。秘书应多了解、研究下情，多跑基层，多协商、沟通、建议、调解、调节，多做为企业、为消费者、为公众、为社会服务的具体工作 。 处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息 一方面，秘书人员应运用和完善双向信息沟通手段，如来信来访、民意测验、基层访问调查等，主动收集反馈信息

16、；另一方面，政府机关应更好地履行政务活动公开原则，提高行政的透明度；建立和完善政府发言人制度、政府新闻发布制度；进一步拓宽社会沟通渠道，吸引公众参政议政。 计划工作，由重在重重传达计划转变为重在独立企划 秘书必须具备独立企划和创造能力。秘书要主动地、广泛地去收集信息，尤其是研究信息，有自己的分析，有自己的独立见解，然后提供给上司，经采纳后写成计划。 （ 2） 秘书工 作方式的转变 6 服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务 秘书服务形式开始出现移动（手机）通讯秘书服务、 BP 机寻呼秘书服务以及电子邮件方式的网络秘书服务。秘书服务业兴起的原因：专业化分工越来越细与

17、日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾；现代生活节奏越来越快；其他专业化公司的增加；秘书职业化的不断加强。 办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公 贯彻上级指示，不断扩大网上办公的范围和深度，逐渐向“电子政府”的方向发展。大力推行政务公开、厂务公开、校务公开的做法，遵循岗位责任 制，尽快熟悉和适应快节奏的工作程序，提高办事能力和效率。此外，秘书人员还要全面掌握电脑操作、网络运作、远程通讯的技巧。秘书独立操作意识和主动服务能力也应大大加强。 会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展 秘书在会展中起着辅助有时甚至是独立的组织、策划作用。秘书在会展中担任联络、协调和组织工作；承担

18、会展的会议组织工作；承担会展的文书工作。 操作方式，由手工操作转变为电子操作 秘书人员必须跟上日新月异的电脑和网络技术，不断提高自己的操作和应用能力，学会修理电脑软、硬件和维护系统的本领。秘书行业越来越向 着专业化、职业化和社会化方向迈进，秘书人员应不断更新知识、完善自身，与时俱进。 第二章 一、 20 世纪 80 年代以后，我国秘书工作的新局面表现在哪几个方面？ P40 （ 1）秘书工作的正常化、制度化。党的十一届三中全会以后，各级党政机关迅速地重新组织或调整了秘书工作和人员班子，学习了有关文件指示，制定了岗位责任制，保证了秘书工作的正常化和制度化。 （ 2）文书工作、档案工作的加强。各级秘

19、书部门普遍加强了文书的撰拟、审核、制作、传递、处理和立卷工作。县级以上政府机关普遍设立了档案馆、党史资料征集室和地方志编纂室，加强了 收集、整理和保管工作。企事业单位不仅健全了历史档案、人事档案，也开始重视与建立科技档案、经济档案、教学档案等。 （ 3）大众情况调查、注重政策研究。各级各类秘书部门普遍、经常进行情况调查，收集信息资料，进行分析研究。县以上机关普遍设置政策研究室，配置得力人员，为领导部门提供 决策依据和方案，充当参谋与助手。 （ 4）信访工作发挥重大作用。各级机关普遍将信访不蒙独立建制，人员得到加强。信访工作还收集各种信息和反馈信息，推动着四化建设。 7 （ 5）科学、系统地培养

20、秘书人才，开展秘书学理论研究。从中央到各省市普遍重视秘 书人才的培养，改变了传统的传、帮、带的手工业方式，而由高等院校和中等专业学校科学地、 系统地培养秘书人才，也推动了秘书学理论研究的蓬勃开展。 （ 6）走向办公自动化和秘书工作的科学管理。随着经济和科技的发展，越来越多的秘书部门和秘书人员使用录音、录像、静电复印等先进办公设备，逐步实现办公自动化，同时也逐步引入信息论、系统论等原理对秘书工作进行科学管理。总之，秘书工作已踏上了一个新的高度。 二、外国秘书工作的特点和趋势是怎样的？ P43 （ 1）特点：就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化和女性化。秘 书工作不仅存在于政府机关

21、和企事业单位，而且遍布于社会各个角落。私人秘书人数更多。秘书人员年龄平均不到 30 岁，而且女生占 90%以上。由于秘书工作辅助功能很强，工作适应面广，因而它具有普遍化，可以起到全面辅助或部分代替上司工作的作用。秘书已成为现代社会高效管理不可或缺的重要因素。 （ 2）趋势：国外秘书工作的一个发展趋势是由事务型转为智能型。变现为办公自动化程度的提高，许多事务性工作如记录、誊写、校对等处理已普遍由手工操作转为使用电脑；另一方面，越来越多的秘书人员进入高级秘书阶层，成为“外脑”型和“智囊型”人员 。 秘书工作日益专业化。变现为秘书工作分工日细，技术要求越来越高。 秘书人员的高学历、秘书工作的永业化。

22、近年来，越来越多的青年人由高等院校或职业培训机构直接跨入中高级秘书阶层。秘书的专业性终于得到了社会公认，其地位日益提高与巩固，以秘书为终身职业者日益增多。 第三章 P64 一、秘书工作机构设置有哪几项原则？ P50 一、精简原则。人员精简是为了提高工作效率，避免人浮于事。 二、纵向层次尽量少。纵向层次是为了上下沟通工作方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义。 三、横向幅度可适度加大。横向幅度大事因为秘书工作涉 及面广、头绪多，事务繁杂。 二、秘书工作机构有哪些职能？ P54 一、助手职能：例如帮助或代替领导部门处理日程文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的经历与时间等。 二、参谋职能：例如调查与

23、提供领导决策所需要的信息材料，支持领导决策。 8 三、枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽功能。 四、协调职能：秘书部门还负有在上下之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。 五、保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密回忆、安 排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。 六、公关职能：在不设公关部门并无专职人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。秘书部门还应本着“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种关系。 三、秘书人员怎样进行自我管理？ P62 一、工作方面： 首

24、先要有明确的工作计划。其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条理地去进行。但无论做什么都要高标准、严要求。 二、行为管理： 秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工会对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。秘书要做事干净利落，动作准确到位。秘书 还应做到任何场合都不能背后议论上司的长短，不谈论或泄露别人的隐私。 三、时间管理：秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。 四、办公环境管理秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些管理对提高秘书工作效率，树立良好组织形象大有好处。 第四章 一、秘书应具有怎样的知识结构？ P65 秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘

25、书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合，其结构可以用罗马字母“”来表示。 一、基础知识：一方面是社会 科学基础知识。另一方面是自然科学知识。 二、专业知识： 三、行业知识： 四、相关知识 ; 二、秘书应具有哪些能力？ P66 一、写作能力：具体是指公文和事务应用文的写作能力。 二、口头表达能力：秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流9 利的普通话，要口吃清晰、不紧不慢。 三、听知能力：秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要听从别人的冗长、反复的发言中概括出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己

26、清晰简明的语言加以复述。 四、阅读概括能力：秘书要善于阅读，既善于精度又要善于快 读和泛读。 五、社交活动能力：秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。 六、协调能力：秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导哦啊、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通协调。 七、观察分析能力：秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补缺工作。 八、应变能力：秘书人员要有遇急不慌、临 危不

27、惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。 九、使用先进办公器械的能力：凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。 十、预测能力：有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。 三、秘书应具有那些职业道德？ P70 一、忠于职守：这是秘书职业道德的核心。秘书应忠于职守，大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。忠于职守的另一 个含义是对工作负责、一丝不苟。 二、严守秘密：秘书人员要严守党和国家机密，也不得泄露或出

28、卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。 三、恪守信用：秘书工作严谨缜密，而又责任重大。秘书人员为忠于职守必须在工作中、人际交往中恪守信用。 四、文明礼貌：秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。 五、廉洁奉公：秘书应该做到奉公守法、廉洁清白，不以私谋权，不接受贿赂。 四、你基本上属于哪种气质？你认为完美的性格是怎样的？应如何塑造？ P 完美性格： 10 1、开朗。具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰 巨的工作任务并无抱怨之心和牢骚之言。开朗还表现为对同志的热情、关心、乐于助人。遇到困难不是垂头丧气，而是有勇气去战胜它。开朗，还能给人以欢乐，给人以勇气，能团结同志共同奋

29、斗。 2、敏捷。思维敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析；动作敏捷，做事干净利落，不拖泥带水，不拖拉，不推诿；笔头敏捷，深思熟虑之后，腹稿打就，下笔千言，立马可待，再字斟句酌，反复修改，使文章字字珠玑，无懈可击。 3、稳健。遇事细心，观察细致，考虑周详；办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事；待人稳重，温和文雅。 4、坚毅。做事要有百折不回、坚 持到底的勇气和毅力；坚毅要求多工作能任劳任怨，工作不为人理解时仍能认真去做，甚至受到委屈时能忍辱负重；坚毅还包括要努力克服自身的缺点，做到自信、自重、自爱。 、幽默。幽默是智慧、机敏、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作

30、弄或嘲讽。 、自制。秘书人员要培养和提高自制力；在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式；不因情绪激动而手舞足蹈，饶舌不止；也不因情绪低沉而紧缩双眉，沉默寡言；任何时候都要防止自己情绪的忽冷忽热。 如何塑造： 、 博览群书，开 阔胸襟。秘书人员不能满足于只读专业书，或者说，只为了应付工作而读书，还应该为了提高自己的素养而读书。 、 培养广泛兴趣，丰富业余生活。业余生活对丰富个人生活，调节心理兴趣是必不可少的，秘书人员应该培养广泛的兴趣，文艺、音乐、体育、旅游、交友等等，凡是有益于身心健康的活动都可以进行。业余爱好不仅可以陶冶性情，培养乐观情绪，还能促进人际交往，广交朋友，丰富感情生活。 、 善于反省，自我调适。秘书人员遇到困难、挫折，甚至打击，要善于反省，即冷静地、客观地从自身寻找原因和教训，而不应总是无谓地怨天尤人，应具有“归根到底靠自 己”的思想。还应善于自己进行心理调试，即俗话说的“想得开”。想得开，就是自己能开导自己，说服自己，安慰自己，能从自身寻找到有利因素去克服不利因素，从自身获取力量和信心。 、 倾诉、宣泄、调节情绪。如果自我调试难以奏效，就只能寻找外援了。秘书人员可以向至爱挚友倾诉、发泄自己的烦恼或痛苦，可以得到对方的安慰和劝解。 五、 女性秘书怎样才能保护自己？ P82