数字技术助力图书出版精细化管理.doc

1、数字技术助力图书出版精细化管理传统出版社数字转型绝非只是产品形态的转型，借助数字产品实现数字管理、优化出版流程，提高工作效率，是向数字化全面转型的途径之一。本文从项目管理的角度，以今目标企业工作平台在出版项目进度管理中的探索为例，探讨借助数字技术实现出版流程精细化管理，实现有效的出版项目进度控制目标。 什么是今目标 今目标是一套基于互联网的企业工作平台，企业无需架设服务器，无需专人维护，注册后即可开通本企业专属的工作平台。 今目标整合了工作所需的二十多种信息工具与应用，如：电话、邮件、文档、公告、即时通讯、备忘、审批、日志、计划、讨论、论坛、微博、任务及项目管理、主线等，涵盖了企业内部的人员沟

2、通、观点分享、信息发布、文档管理、知识管理、信息搜索、团队协作、工作主线、企业社交和综合办公等各方面的内容，支持自动记录、分类和保存工作过程的信息和数据，支持工作主线的回溯和工作场景的重现，支持各地分支机构的组织联系和移动办公，同时具有浏览器、桌面客户端和手机客户端三种登录方式。 1.沟通 该平台集成多种沟通工具，员工、客户、分公司、上下游，任何时间、任何地点都可实现沟通。电脑、手机、平板，文字、图片、语音、视频，跨屏交流、统一通信。沟通记录自动保留、永不丢失、授权查询。2.协同 该平台提供近二十种办公协同工具，企业自由组合，可轻松找到最适合自己的工作方式。 3.效率 该平台集成企业最常用的信

3、息工具，注册即可永久免费使用，超低成本。无须比价选择、无须安装维护，甚至无须学习。 4.数据 数据是企业的核心资产，散落在个人手中，很容易丢失或扩散。使用该平台，工作过程中的所有信息，都将自动汇聚到云存储之中。所有数据都有严格的授权保护，以及完整的访问记录。 今目标企业工作平台在图书出版项目进度管理中的应用 图书出版是一项系统工程，每一本图书编辑出版生产任务都可以看作是一个项目。所谓出版项目进度管理就是指在图书出版过程中按进度计划，运用适当的方法定期对项目实际进度进行跟踪、检查，并与计划进行对比，分析两者之间的偏差及组织、指导、协调各环节、各部门工作，及时采取有效措施调整进度计划，以保证项目及

4、时完工或在不增加成本和保证项目质量的前提下完工。 下面从项目管理的角度，探讨该工具在辅助策划编辑进行出版项目进度管理方面的尝试。 1.建立项目，组建高效项目团队 该平台提供项目管理功能。图书选题策划论证后，策划编辑利用项目工具创建项目并默认为根项目负责人。同时，设置项目参与人，组建项目团队成员，包括审稿加工、设计排版、改样校对、信息传递等各阶段项目负责人，项目提交后，系统将会给所有的参与人发送一条系统提醒。 2.建立子项目，实现图书出版流程分解 图书项目进度中各阶段项目还可以进一步分解为：审稿加工、设计排版、改样校对、出片付印、信息传递、印刷装订、入库送货、物流配送。 按照图书出版流程分解的结

5、果，在项目中设置各阶段子项目，子项目下设置下级项目，整体根项目通过层层分解为一个个落地的子项目，每个阶段子项目的责任落实到子项目负责人，子项目的责任落实到每项具体工作的团队成员肩上。制定严格的考核体系，对项目团队成员进行有效的激励，保证进度目标的实现。 3.制订图书项目进度计划 项目进度计划是根据前期工作分解结果和各项工作的估算时间及所需的资源，采用系统分析法，对项目、活动做出的一系列时间计划，即确定项目分解后各项工作的最早开始时间与结束时间，最晚开始时间与结束时间，并确定相应的中间分项环节。 项目进度计划是项目进度控制和管理的依据。在项目进度控制计划中，要确定应该监督哪些工作、何时进行监督、

6、监督负责人是谁、用什么样的方法收集和处理项目进度信息、怎样按时检查工作进展和采取什么样的调整措施。各种报告可以通过“文档”展现出来，并可按项目进行归档。 4.图书出版项目进度计划的控制 图书出版项目进度计划的控制是指使项目按照预定的进度目标进行，避免工期延迟，以保证项目的工期目标。 在今目标企业工作平台上能够清楚地看到每个环节的工作在什么时间展开和完成情况，工作过程及材料在系统上公开，便于编辑和整个流程相关人员随时查阅，实现及时更新工作进展，统筹安排。使执行全程可视化，工作进程全盘掌控，增强工作透明度，加强监管力度，增强时效性。 今目标企业工作平台优化出版进度管理 在项目实施阶段，项目参与人要

7、完成项目计划总确定的各项工作。今目标企业工作平台可分阶段记录项目进程，实现精细化管理。 1.提高沟通效率 图书出版流程涉及企业内外部多部门，传统的纸面办公方式，靠打电话等联系，已经远远不能满足企业运营的需要。很多环节工作到最后不能形成书面文件展现出来，结果不透明，过程不可视，即使发生质量问题和出版严重超时问题，策划编辑仍需要较长时间才能获取反馈，因而很难掌控图书出版进度。这是我国图书出版周期长的直接原因。 今目标企业工作平台集成多种沟通工具，项目参与人可以通过桌面客户端、手机客户端访问平台，任何时间、任何地点都可进行沟通。电脑、手机、平板，文字、图片、语音、视频，跨屏交流、统一通讯，使项目信息

8、能够快速传递及时反馈，提高了沟通效率。 2.提升进度计划手段 图书出版是一项系统工程，涉及多个环节、部门。同时，目前大多数出版社都采用项目管理机制，由策划编辑整体负责协调图书出版工作的整体运作。多名策划编辑并行工作，在没有计划的情况下，编辑发稿的进度是不可预见的。在出版旺季，常会出现多本图书需要在同一时间出版，争用出版资源，导致出版工期延迟的情况。要保证图书按照预订的时间出版，进度计划的制订是非常重要的工作。 通过今目标企业工作平台可轻松实现“年度计划” “季度计划”“月计划” “周计划”提交制度。通过“周计划”与每天记录的“日志”相对应，将计划与执行形成一个有效的监管循环，加强项目“计划”执

9、行力度。 3.提升项目进度的掌控能力 有效的制订项目计划，合理理顺工作流程，配合相应的管理制度，可使项目参与人目标明确，提升执行力，从而提高工作热情和工作效率。通过今目标企业工作平台项目管理工具，对周期长、多部门协同、内容复杂的图书出版项目进行分解管理，使执行全程可视化，工作进程全盘掌控，增强工作透明度，加强监管力度，增强时效性。 4.责任到人实现精细化管理 通过运用今目标企业工作平台把工作过程及时公开展示，相关人员可以及时看到工作情况。系统有时间记录，部分内容和记录永久保存不能删除，只要处理就会留下记录，做到事件处理、发展有据可查。可使责任明确到人，能更好地增加工作情况的透明度，达到时间管理的目标。 （作者单位系北京交通大学出版社）