探讨物业服务企业内部控制及其风险防范.doc

1、探讨物业服务企业内部控制及其风险防范【摘要】 我国的物业服务行业，伴随着科技的不断快速发展和社会生活水平的不断提高，在近二十年来，取得了很大的进步。但物业服务行业终归是一个保本微利的行业，更由于其独有的行业特性，面临了巨大的经营以及财务风险。本文浅谈了物业服务企业的内部控制，并通过完善其内部控制，有效防范未来经营中可能出现的风险以及当风险出现后的有效控制，已达到企业长远发展的目的。 【关键词】 物业服务企业 内部控制 风险 防范 物业服务业中股东和业主都将关注重点放在了物业服务业的不同方面上，股东追求物业服务业带来的经济效益，而业主则注重物业服务业的社会责任担当和带来社会效益，因此现实要求物业

2、服务企业要做到两者的双赢。然而物业服务业是一个新兴行业，行业工作不成熟，而社会对行业的要求却同样高端，各种不可抗力因素决定了这个行业的经营的高风险。 随着内部控制这一管理方式在企业之间越来越受推崇和认可，建立健全完善的内部控制体系也受到了物业服务企业的重视，认为这是可行的可以合理保证物业服务企业经营合规，保证企业资产安全，促进企业发展的运行机制。而建立健全这样一个以服务业为主要核心，协调企业里外工作，增加运营效益的内部控制机制，是目前所有物业服务企业都要解决的课题。 一、物业服务企业的内部控制 1、内部控制的概念 企业内部控制以专业管理制度为基础，目的是对企业的全体起到监管作用，防范风险的发生

3、和对损失造成后的处理。通过全方位建立过程控制体系，对企业的生产经营进行直观的管理。 物业服务企业分有管理型和生产型两种，物业服务企业的内部控制机制的建立，要根据企业本身属于哪一种类型来具体分析，建立不同的适合自身情况的内控机制。一般来说，企业都是根据自身定下的运营目标来组织企业的日常工作的，然而，要更好的适应多变的市场环境，应该充分考虑企业内外的管理情况，企业自身的经营情况，社会环境等等因素的影响，根据获得的内外部信息调整内部管理结构和方式，以能及时应变由环境变化而带来的各种问题，及时更新和改善企业内部控制机制的不足，通过内部控制来提高企业整体的经营能力，获取更大的利益。内部控制是物业服务企业

4、日常管理中重要的一环，目的是提高财务报告的可靠性，加强企业的盈利能力，以及规范企业的营业活动。目前物业服务企业的内部控制体系是在遵循全面性、制衡性、适应性原则基础上建立的，重点是其存在的重要性以及其带来的成本效益。目前物业服务企业的内部控制机制按照日常治理和业务管理两个方面，分有几个组成部分：部门控制、职务分离控制、授权审批控制、人事控制、财务控制、业务程序控制、内部审核控制。内部控制实际上是围绕风险而建立存在的，根据出现的风险的设定，进行详尽的识别分析，并且内部研究出应对手段，在第一时间控制好企业内部环境，让企业能在安稳的状态下应对风险。因此，物业服务企业的内部控制中应设立专门的风险管理项目

5、，来事前预防风险发生，事中控制好风险的扩散情况，事后及时修复风险带来的损失。 2、企业内部控制中的风险管理 企业内部控制在定义和内涵上，属于全面风险管理系统的子系统，涵盖在全面风险管理的范畴内，隶属于其中的一个重要部分。企业的内部控制中的风险管理主要分成两个阶段，风险造成损失前，损失后。 （1）经济损失产生前。预防。在风险可能来临之前，做好财务核算分析，以最经济的方法制定最实惠的安全保险计划，以及规划好防损技术的费用额度，做好事前的预防准备工作。排忧。对企业内部人员都做好工作前的动员，减轻企业员工工作前对可能会造成企业损失的烦恼和忧虑，要保证企业员工的工作状态稳定良好，避免人为的差错的造成。一

6、切遵照社会、国家的规章制度来进行运营，保证企业进到了社会义务和责任，一切的经营活动都是合法合规进行的。 （2）损失造成后。企业生存。在企业的损失发生后，要能将其它没有受到波及的部分划分开，即便发生了损失后也要正常运营，保证企业的生产经营，企业才能无牵挂地解决已发生的问题。不能让一个损失使整个企业停止运作，保持企业经营的持续性，这对公用事业尤为重要，这些单位有义务提供不间断的服务，收入稳定。由上一点可知，发生损失后也要保证企业能够持续性的运作经营，而不间断地运作经营带来的收入能够支持企业填补损失以及持续发展。社会责任。要尽可能控制损失的扩大，尽量让损失在企业内部解决，减轻损失对社会带来的负面影响

7、，保证社会、客户、员工等等的利益不会受到冲击。 3、内部控制的风险防范功能 （1）通过企业层面的发展战略控制。在整体上遵循科学精简，高效透明，相互制衡的原则，综合企业的整体进行分析研究，得出有效规避决策风险的措施。项目接管决策阶段，要充分分析项目中存有的风险是否能够承受和项目带来的效益是否值得承接，预先防范风险，提出应对风险策略，有效规避风险带来的重大损失。 （2）通过企业层面的组织架构控制。通过企业层面的组织架构来控制在业务活动进行时可能发生的风险，例如业务的挑选，合同的签订管理，内部信息的传递等等。对业务活动进行严密的控制，防范法律及合同风险。明确企业组织的职责权限，避免职能重叠或缺失，或

8、者权力过于集中，使相互制衡机制无法发挥作用。协调各组织的工作，提高组织者的风险管理意识，对于组织内部的文件或合约的制定和签字要按程序进行，对于重大事项要高层审批通过才能批决。建立重大风险及突发事件的预警系统，防范发生几率小但后果严重的风险事件的发生。 （3）通过业务层面的资金控制。对企业全体资产、预算进行有力的科学的可控制，防范市场风险及经营风险。物业服务业企业是劳动密集型企业，企业管理人员要对企业的上下全力有全面的了解和掌握，员工对于公司决策和计划要能够深入了解并且贯彻落实。 二、物业服务企业面临的危险 1、决策风险 决策风险指的是由决策失误造成了企业的经济损失。管理层人员的决策失误将可能使

9、企业整体陷入困境，而技术人员的决策失误会直接造成经济损失，技术人员所承包的如物业工程的维修或设备的设置等等，一旦出现差错会直接造成经费的损失，技术人员的决策在这些技术型项目中的每一个决策都关系到项目的成败，关系到成本费用是物尽其用还是不必要的多余支出。 2、合同订立风险 企业在签订物业管理工作的承接合同时，常会发生为了增加竞争力而盲目压价，导致实际的管理工作中经费不足；同时有的企业在签订合同时没有明确双方的利益和责任，或是承诺一些公司无法负担的条件，导致公司出现各种损失。 3、经营风险 物业服务企业在经营项目的选择上，应事先作一个深入的市场调查，充分研究要承接的项目所需要的人力物力以及技术性难

10、度，对于承接该项目是否可行，自身的经营条件是否符合对方客户提出的各种要求等等等等，以此来划定企业的经营项目的类型、定位、价格等。一旦事前准备工作没有做足，就会面临经营项目的选择错误，导致企业经营成本增加，经营效益没有达到预期值等风险。 三、防范风险的措施 1、制定风险管理计划 企业根据自身的实际情况制定风险管理计划。对照企业的工作计划，可对应规划出中期、长期两种风险管理计划。中期的风险管理计划可以跟企业的年度计划并行，结合公司年度工作的相关项目和内容分析出在工作中可能会出现的风险，提前做出应对措施，并针对不同工作部门提出不同的应对方针，并将计划和风险防范措施制成册，分派到各个部门，以便部门人员

11、面对风险发生能够第一时间有章可循；长期计划一般以五年或十年为期，建立专门的风险管理机构，专门负责协调内部控制的各项工作，同时根据不时发生的突发状况或计划改变，调整风险防范的计划，并定期对未来可能发生的风险进行定性预测，综合测定企业承受风险的限度。 2、加强法律法规的学习，提高法律意识 要定期在企业内开展法制宣传和法制讲座教育，保证从业人员要对物业服务行业的相关法律法规有一定的熟知度，同时要根据法律法规制定一套企业内实行的针对经营工作、管理工作的工作人员的规章制度，严格要求企业职工按规定办事，知法守法；重视物业服务合同主体的合法性，合同的约定要详细清楚的列明白，合同合约要依法履行；关于房地产开发

12、经营管理等方面的法律程序知识要了解清楚，不能损害公众的财产利益；熟悉房屋完损等级标准和安全管理。 3、加强与业主的联系与沟通，及时处理投诉 对于业主的个性化的服务需求、业务管理过程中产生的各种矛盾纠纷等等问题，都应第一时间给予合适的处理，从而体现企业的管理效率和问题处理的水平，给予客户长期合作的信心。在向业主提供满意服务的同时，还应定期派人上门探访，咨询服务的满意程度和对企业的建议，不时展开业主座谈会，将事关业主们的事情公开探讨解决方法，民主管理，举办居民联谊会等等来促进与业主之间的交流，加深企业与业主之间的联系。对于业主的投诉，企业应该高度重视，专门设立投诉处理部门和机制，及时掌握业主投诉的原因，从中发现物业服务业务的不足，并积极采取措施予以解决。 四、结语 本文在分析了物业服务企业的内部控制以及企业面临的风险的基础上，提出了风险管理的理念，以及防范风险的具体措施，强调了物业服务企业对于风险要提起做好管理计划，要能对风险做出识别和衡量，选择最佳应对方式，通过内部控制来将企业内部工作协调好，将风险的产生可能降到最低。