XJ公司内部控制中存在的问题及对策.doc

1、XJ 公司内部控制中存在的问题及对策【摘 要】中小企业由于企业内部控制制度在一定程度上存在缺失，严重影响了企业的经济效益，导致在激烈的市场竞争中，面临巨大的困难，发展速度相对缓慢且很难做大做强。本文通过对 XJ 公司内部控制中存在问题的剖析，来提高公司经营管理水平和风险防范能力，实现公司组织管理和经营活动高效化、专业化、规范化，从而增强竞争力。 【关键词】内部控制；经济效益 一、内部控制的定义及作用 内部控制（internal control system）是指一个单位的各级管理层，为了保护其经济资源的安全、完整，确保经济和会计信息的正确可靠，协调经济行为，控制经济活动，利用单位内部分工而产生

2、的相互制约，相互联系的关系，形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序，并予以规范化，系统化，使之成为一个严密的、较为完整的体系。 通过内部控制的有效实施，促使企业健康、有序的发展，其作用体现如下：首先，一套完善、健全的内部控制制度能够保障企业能够切实执行国家法规，实现企业的合法、合规、健康发展，从而保障了企业会计信息的真实性与可靠性。其次，通过内部控制可以实现对采购、保管、核算等环节的有效监督，从而提升企业物资的使用效率，避免贪污与浪费现象的发生，有效防范了物资破损，从而保障了企业财产的完整性与安全性。最后，完善的内部控制制度可以实现企业内部的合理分工与合作，它将众多独立的部门与单位有机地结合

3、起来，使大家在各司其职的基础上还能积极配合其它部门的工作，努力做到信息最大化共享，从而不断提升了中小企业的管理经营效率。 二、XJ 公司的基本概况 XJ 公司，现有员工 300 余人，1998 年并入某集团，属某集团全资子公司。2010 年以来，公司优化产品结构，重点实施以酱香高端品牌推广，坚持打造金质系列全国知名、区域强势的中低档酱香品牌战略。但在并入某集团后，XJ 较依赖茅台集团影响力，导致自身主观能动性不足，生产决策方面过度依赖某集团的大环境政策。特别是近两年来 XJ 销售量连续下降，区域品牌影响度下滑，经济效益逐年降低。 三、XJ 公司内部控制中存在的问题 1.内部控制环境不健全 内部

4、环境是其他内部控制要素的基础，单位负责人及权利机构在塑造良好的内部控制环境中发挥关键作用。XJ 在内部控制环境中存在的问题主要体现在以下三个方面：一是内部审计机制不健全。内部审计机构设置、人员配备和工作的独立性得不到保证。二是单位的人力资源政策的制定和实施没有很好的为内控管理提供支持。三是内部控制组织机构设置不完善。单位没有独立的内部控制管理部门，而是直接挂靠在了财务部门。 2.缺乏有效的监督活动 要保证内部控制的有效性，监督是必不可少的。监督包括内部监督和外部监督，内部监督一般通过内部审计来实现，但是 XJ 的内部审计的监督效果却不尽人意。公司没有进行周期性的内部调查，对企业内部的职务分离、

5、业务程序、授权批准等没有进行有效的监督。据资料显示，XJ 的管理者经常干预会计工作，会计人员受到管理者干预或利益的驱使，往往按管理者的意图办事，使会计的监督职能无法履行。 3.部门之间的配合不协调 内部控制着眼于过程，其成功实施来源于企业治理层、管理层和全体员工的共同努力。由于公司采取的是部门负责制的管理形式，在人员招聘中不免存在任人唯亲的选人用人方式，这样导致具体事务处理时明显存在各部门自行其是，各自为政的情况，部门与部门的信息缺乏沟通，员工对单位信息的了解往往局限于自身所处的部门。 四、XJ 公司内部控制中存在问题的原因分析 1.管理层观念方面的原因 XJ 管理层对内控认识不足，对内部控制

6、缺乏重视，造成内部控制制度失效。制度执行的范围和执行力度往往受管理者的级别影响着，管理者本身不以身作则地遵守有关控制规定，逾越控制，甚至滥用职权，造成了内部控制制度的威慑力和信任度下降，控制制度失效。由于执行过程中监督不力，前紧后松、缺乏跟进，大大削弱了内控的执行力。会计信息失真、内部控制失效的症结点主要在于管理层。 2.建立健全内部控制制度体系难度大 内部控制制度的内容涉及企业经营管理的所有方面和所有环节。因此，它应是一套科学规范的控制制度。但是在 XJ，相关部门是不愿意花费大量经费制定这些繁多的规范要求的。公司把内部控制仅仅当成财务部门的事情，把财务控制制度与管理控制制度搞混淆，在制定相关

7、制度时并没有强调两种制度的特殊性。此外，由于缺乏专业的管理人员，管理层对企业外部环境和经济业务的变化缺乏合理的预见性，更不能及时制定出相应的内部控制制度，导致企业在内外环境的变革时期无章可循。3.唯意志与人治色彩浓厚 在当今经济发展浪潮中，XJ 能够生存发展到今天，这和企业领导者本身个人特质是分不开的，如抗风险能力比较强、擅于抓住市场机会、易于驾驭市场。企业领导者的这些特质，使他们充满了无往而不胜的自信，又抱着侥幸心理。而这种情况延续到企业发展的一定阶段后，会造成公司领导者独断专行，不理会他人的合理建议，严重挫伤企业员工参与企业管理的积极性。 五、提升 XJ 公司内部控制的具体措施 1.建立健

8、全内部控制制度 XJ 应建立一套符合自身实际情况的内部管理控制制度，把管理制度和财务制度细则化，这样有助于企业发展，使总经理更好地进行决策，高层管理人员更有效地对公司实施管理。建立一套完善的、适合 XJ 自身特点的、具有可操作性的内部控制制度，并能够随外部环境的变化、单位业务职能的调整和管理要求的提高及时进行信息反馈与调整，不断修订完善控制制度，逐步形成一套完善的、动态的内部控制体系。就目前XJ 内部控制的主要问题来看，要严格贯彻内控制度是否规范了各项经济活动，覆盖了对人、财、物的全方位管理，是否存在空白和漏洞。在兼顾全面的基础上，针对重要业务与事项，高风险领域或环节采取更为严格的控制措施，确

9、保不存在重大缺陷。企业各部门、岗位之间权责分明，相互制约，相互监管。对制定的内控制度，定期检查其执行情况，对出现的问题及时进行处理，对发现的薄弱环节及时进行改进，保证内部控制能够为内部控制目标的实现提供合理保证。 2.进行有效的管理控制活动 着重解决企业内不相容职务分离的问题，XJ 公司因其公司性质的特殊性，容易产生职能交叉，所以加强不相容职务分离控制，增加岗位设置的牵制性就显得尤为重要。企业通过内部审计制度对各级管理层的财务活动和管理活动进行评价，包括企业经营方针的贯彻执行情况，企业财务会计信息的真实性和可靠性、各级管理人员的绩效、内控环节的协调情况等。对于严格执行内部控制制度的，给予精神鼓

10、励和物质奖励；对于违规违章的，坚决给予行政处分和经济处罚，并与职务升降挂钩，只有做到压力与动力相结合，才能最终达到内部控制的目的。 3.加强公司各部门人员之间的配合 由于公司是部门负责制，所以重点放在企业管理者和普通员工管理上。首先，在人员的选择上，要摆脱原来公司采用的任人唯亲的选人用人方式。要根据岗位选择合格的人才，并不断培养适合自身的人才。对于企业内部缺少的关键岗位人才，要依靠外聘手段挑选能力突出、经验丰富的人才为己所用，充分发挥其才智，这对企业经营效率效果的提高和发展战略的实现有极大的促进作用。其次，企业要使内部控制变成一个全员参与的大项目，要定期对员工进行内控知识的教育，使每一个员工都有企业再小都应在内部控制制度的约束下开展经营活动的观念，都有内部控制制度的概念和意识，知道自己的一举一动都要受到内部控制制度的牵制和制约。 参考文献： 1郑晨.浅议成长型中小企业内部控制的关键控制点J.商业会计，2011（10）. 2毛金妹，黄旭.风险管理视角下中小企业内部控制构建J.商业会计，2011（15）. 3刘玉明.浅析如何完善中小企业的内部控制J.中小企业管理与科技（上旬刊） ，2011（1）. 作者简介：张爱辉（1975-） ，女，甘肃兰州人，西安外事学院商学院讲师，主要从事财务管理、审计方面的教学与研究。