固定资产管理系统使用指南.doc

1、固定资产管理系统使用指南为正确使用固定资产管理系统，特编写此使用指南，供各部门资产管理员日常操作查询使用。一、系统登录此固定资产管理系统运行于 windows 98/xp 操作系统，是基于校园网的网络版操作软件，首先必须在电脑终端上安装固定资产管理系统，并且连接到服务器上，才能进行正常的固定资产管理的网上操作。开机后在桌面上会发现固定资产管理系统的快捷方式，用鼠标双击后可进入管理系统，也可由开始菜单进入，进入后会看到登录界面，在用户名对话框中输入用户名或编号，在密码框输入密码，即可进入管理系统操作界面。在日常的固定资产管理中，共有三种固定资产的操作：固定资产的增加、固定资产的变动、固定资产的处

2、置。二、固定资产的增加系统对学校的每一件固定资产，统一编号进行管理。在软件的操作界面上最上方是菜单栏，依次是“资产管理” 、 “审核” 、 “查询” 、 “统计分析” 、 “帐表” 、 “资产清查” 、 “系统设置” 、 “辅助功能” 、 “帮助” ，点击“资产管理”菜单下的“固定资产增加”菜单项，如果当前年份的数据没有进行记账，出现输入录入数据年份的窗口，作为新添加资产流水号的年份。确定后进入固定资产增加管理窗口，窗口的左侧为单位列表和教育部十六大类资产类别列表，右侧为验收单和卡片的信息所显示区域。固定资产增加的操作程序为先在左侧的管理单位列表选择单位，然后点击资产类别列表选择新增加的资产的

3、明细，这时在右侧会出现新增加的资产的验收单，通过双击或点击上方的“切换窗口”快捷按钮，可以转换到填写验收单的详细内容窗口，在这里可以进行新增加资产详细信息的录入。在填写完验收单后，点击上方“建卡”快捷按钮，对资产卡片信息进行补充，再点击“提交”按钮，提交归口管理部门审核。在验收单和资产卡片的填写中主要的信息项有：（一）资产分类：高校固定资产的分类必须按照国家教育部高教司编写的高等学校固定资产分类及编码 （2000 年第三版）进行分类。自制的仪器设备或其它资产，按照资产的自然属性归类，确属无法归类的，可纳入自制资产编码中。不能自行增加新的分类号，若目录中没有，则在二级编码以下填“00”。本项目为

4、 8 位字节，字符型。属于关键信息，向教育部传送，不能为空项。（二）资产名称：固定资产名称一般有三栏，一是系统中与编码对应的资产名称栏，此处自动生成，不能改动，二是可输入汉字名称栏，此栏资产名称可以与编码名称不一致，用户可以根据资产的标准名称或根据仪器设备面板上的出厂标牌所标注的全称填写，如果仪器设备上未标注名称，则按说明书上的全称填写，若两者皆无，可按发票名称或常用名称填写，但不宜用俚语、别名或希奇古怪的名称。汉字字数过多（超过 10 个汉字）的资产名称，可以采用简称。三是外文名称栏，进口的仪器设备或其它资产应将外文名称译成中文名称后填写。本项目为 20 位字节，字符型，即 10 个汉字，系

5、向教育部传送数据，不能为空项。（三）资产编号：是由系统自动分配给某一资产的唯一编号，用于唯一地确定某一资产，不因资产的调转或报废而更改，不能有重复编号出现，但可以出现空号、不连续。本项目属于关键信息项，向教育部传送，不能为空项。本项目为 10 位字节，字符型，前 8 位上报国家教育部，后两位是自定义的标识码。资产编号的前四位为年号，从第五位到第八位为该年度内的流水号，最后两位自定义，或称作标识码，平时为“00” 。（四）型号：是识别和确定资产品种的基本标识。应按照资产自身的厂家标牌或产品说明书上的内容填写，如果两者皆无，应用“*”号代替，但计算机类可以填写微处理器的主频指标。（五）规格：规格是

6、规定资产的大小或主要技术参数的指标，仪器设备类以厂家标牌列示的数据为准，或按说明书填写，确实无法填写的，应用“*”号代替，不能为空项。（六）总价：表示某一批资产（包括所属附件）的总金额（人民币） ，以元为单位，保留 2 位小数，进口固定资产按当日汇率折算成人民币价格。（七）国别与地区码：是指资产的具体生产国，采用国际标准 GB265986 的规定代码。应按资产的厂家标牌或说明书填写，国别码确实不清楚时可以填“000” 。（八）厂家：是指产品的生产厂家，按照厂家标牌或说明书填写，国产产品用汉字填写，进口产品可以填写英文名或译名。确实无法知道生产厂家的可以填“无” 。（九）出厂号：是厂家标注在产品

7、上的唯一编号，即机身号或制造号，可以在机身上查找，查不到出厂号可以用“*”号代替，也可以为空。（十）出厂日期：按厂家标牌或合格证上的日期填写，如果查不到出厂日期则从购置日期向前推，必须早于或等于购置日期。国家教育部规定用 4 位字节，前两位为年份，后两位为月份，月份不清楚的可以填“00” ，不能为空项。（十一）购置日期：是指资产到货验收后的日期，定做的资产按照预付款支付的日期填写，一般情况下，可以按照发票登记的日期填写。购置日期必须大于或者等于出厂日期。本项目 6 位字节，字符型，前 4 位表示年份，后 2 位表示月份。月份不清填“00” ，不能为空项。（十二）调转入日期：系由单位内部调动、或

8、由外部调入资产的日期。应按照办理资产交接手续的日期填写。（十三）现状：表示该项资产当前的现状，国家教育部规定该项目有 9 种选项，即：1.在用；2.多余；3.待修；4.待报废；5.丢失；6.报废；7.调出；8.降档；9.其它。其中：“降档”是指经学校批准办理财务手续允许降档使用的精密贵重仪器设备；“其它”是指现状不详的资产。（十四）经费来源：是指购置某一资产所需资金的主要来源。系统设定 7种选项，即:1.教育事业费(教学设备费)；2.科研专项及基金；3.基建设备费；4.自筹经费；5.世界银行贷款；6.捐赠；9.其它。我校自定义 10 种选项，即：B.教学设备机动费；C.行政设备费；D.行政设备

9、机动费；E.部门基金；F.行政经费；G.重点学科经费；H.重点实验室经费；I.医疗设备专项经费；J.教学改革经费；K.中央与地方共建专项经费。当资产的购置有多项经费来源时，应以主要来源填写，如果某两项经费来源各占 50时，建议以政府投入为主并参考该资产的使用方向填写。（十五）资产来源：是指某一资产的取得方式。该项目是本系统创建的管理信息项，供用户统计分析用，系统提供了 6 种资产来源情况供选择：1.外购；2.自制自建；3.调转入；4.捐赠；5.盘盈；9.其它。（十六）使用方向：是指某一资产的使用性质，即主要用途。教育部规定了 8 种选项，即：1.教学；2.科研；3.行政；4.生活与后勤；5.生

10、产；6.技术开发；7.社会服务；8.其它。其中“科研”是指主要用于科学研究方面的资产，如果某一资产用于科研工作的时间或数量达到 50以上，即可填入该项；教学单位可以填写“使用方向”中的“1.教学” 、 “2.科研” ，非教学单位不能填入这两项，只能在“3.行政”至“8.其它”选择。(十七)使用单位：是指对资产具有使用、管理权的基层单位，表示资产目前所在或被管辖的单位。例如某院（系）某教研室（所、实验室） 、某处某科等基层单位，可在下拉框中选择确认，也可以填写系统中该基层单位的代码。该项目为关键信息项，不能为空项。（十八）使（领）用人：是指目前使用或管理资产的某位责任人，可在下拉下拉框中选择确认

11、，也可以填写系统中该人员的代码。该项目为关键信息项，是落实责任到人的关键，不能为空项。（十九）存放地点：是指资产所在的具体位置，分室内和室外二类，室内要具体到基层单位办公室或建筑物房间，室外要具体到校区、院落、建筑物周边。存放地点编码规范：一级编码：所在校区，1 位；二级编码：所在建筑物，2 位；三级编码：必须落实到建筑物中具体的房间或室外具体的位置，可按 XX办公室、XX 教研室、XX 实验室、XX 档案库、XX 机房等编码，3 位。教学楼、学生公寓、食堂等以楼号作为二级编码，房间号作为三级编码。该项目为关键信息项，是落实资产安全完整和清产核资的关键，不能为空项。（二十）关于房屋构筑物的管理

12、信息项。1、 坐落位置：是指房屋或构筑物的具体所在，通常填写校区名、院落等。2、 楼幢号：是指单位拥有两个建筑物以上需要统计排序的序列号，如 1#学生公寓、5#职工住宅等。3、 单价：以每座建筑物、每条道路等单位计价。4、 结构：指房屋或建筑物的构成性质，如砖混结构、钢混结构、砖木结构等。5、 方向：是指房屋或建筑物的朝向，如朝东或朝南等。6、 层次：是指楼房或构筑物的层次。7、 承建单位：是指某承担该资产建设施工任务的单位。8、 建筑面积：一般指房屋建筑面积。房屋建筑面积系房屋外墙（柱）边角以上各层的外围水平投影面积，包括阳台、走廊、地下室、室外楼梯等，备有上盖，结构牢固，层高 2.20 米

13、以上（含 2.20 米）的永久性建筑。9、 占地面积：是指房屋或构筑所占用的土地面积。10、 产权来源：是指资产的取得方式，如国家调拨、购建、划转、捐赠等等。（二十一）关于土地类的管理信息项。1、四至：是指某一建筑基地或地块四周跟别的基地或地块分界的地方。2、四邻：是指前后左右的邻居。（二十二）关于植物类的管理信息项。纲、科、属：是根据植物之间的差异程度进行分类的单位。由大到小依次为：门、纲、科、属、种。（二十三）关于文物及陈列品的管理信息项。1、质料：是指该资产的主要构成材料。2、文物级别：根据国家文物藏品定级标准由专家为文物鉴定的级别。3、所由来地：是指文物从何处发掘或发现并取得到地点名称

14、。（二十四） 关于牲畜的管理信息项。纲、科、属：是根据动物的形态和解剖构造的相似程度进行分类的方法，设立了界、门、纲、目、科、属、种七个从大到小，由高到低的从属等级。（二十五）关于附件的管理信息项。如果资产还有附件，可以点击上方“附件”快捷按钮，进入附件信息的录入窗口，相关的信息项有：附件一般是指与主机配套使用，离开主机就不再是一个完整的机器，而只是一个部件的资产。1、 件编号：11 位字节，字符型。必须满 11 位，前八位为仪器编号（主机校内唯一号） ，后三位为附件序号。可以出现编号不连续。2、附件数量：3 位字节，数值型。3、附件名称：10 位字节，字符型。用汉字或汉字名称缩写填列。4、附

15、件型号规格：20 位字节，字符型。5、附件总价：10 位字节，数值型。6、 附件进口价：10 位字节，数值型。对附件的管理原则上应与主机的管理相同，附件的使用单位和使用人必须与主机一致，经费科目、使用方向，原则上应当与主机一致，确实有不一致的情况也允许出现。 （二十六）需要注意的问题有：1、使用部门一定要到末级单位，只有末级单位才有资产；2、 提交归口管理部门审核后，如归口审核通过，则在新增资产验收单前面显示归口审核通过的标志，如未通过，则显示未通过的标志，这时资产管理员应重新检查验收单有没有错误，查看未通过的原因，修改后重新提交，直到通过。3、 归口审核通过的资产，如还未通过财务审核，这时想

16、做修改，可以点击验收单前面的提交标志，撤销提交，待修改后重新提交。已通过财务审核的资产，不能撤销提交做修改。如果想修改只能通过资产变动流程进行变动。4、 如果有多项相似的资产同时添加，在填写完一件资产的验收单后，可以点击“复制”按钮（可输入复制的件数） ，快速添加，再对验收单做简单的修改后提交，提高输入的速度。5、 提交完成后，点击“存盘”按钮，退出录入窗口。如果想查看添加资产有没有通过归口审核，必须重新进入资产添加窗口，查看提交的资产是否通过归口审核和财务审核。三、固定资产的变动固定资产变动管理的范围包括使用单位、使用人、使用方向、现状（除调拨、丢失、报废之外） 、存放地点、单价、附件的变动

17、。不同属性的变动，会关联到不同的单位和不同的审核、记账方式，变动后系统会对变更进行完完全全的跟踪记录和必要的审核。固定资产变动管理的流程是先选择单位，再选择需变动的资产，可一次选择一条或多条然后点击“固定资产变动”按钮。如果你选择的记录已经被变动且没有审核通过，系统会提示你不能再进行变动，否则将会在下面的数据窗口中添加一条新的变动报告单内容。设置完变动项目并输入原因后，按下“确定”按钮，系统将会进行变动操作，但变动情况只是记录在了变动表中，而主件表、附件表并不发生变化，直到被审核通过。需要注意的是引起价值变化的变动要提交到归口、财务部门审核，一般的使用单位、使用人等变动只需提交到归口部门审核。

18、变动报告单如果没有通过财务审核，可以删除，通过财务审核以后，就不能被删除。四、固定资产的处置固定资产的处置管理是一件固定资产完成其作用，失去了其基本功效，将其从现有资产账目中去除所履行的最后一道手续。其操作包括现状的调拨、丢失、报废和出售等四种处置方式。固定资产的处置必须按照山东外贸职业学院固定资产管理暂行规定的有关规定办理。首先选择要进行处置的固定资产的主件或附件，可一次选择一条或多条，点击被选择数据的“变动框” ，选中该项，然后按下工具栏上的“固定资产处置”按钮。如果你选择的记录已经被处置且没有审核通过，系统会提示你不能再进行变动，否则将会在下面的数据窗口中添加一条新的处置报告单内容。处置

19、报告单在没有通过财务审核的情况下，可以删除。在“处置编辑”窗口中列出了四种处置方式，数据窗口下面是一个文本编辑框，用于输入变动原因说明。所要进行变动的主件如果存在附件，则附件同时被处置。设置完处置项目并输入原因后，按下“确定”按钮，系统将会进行处置操作，但处置情况只是记录在了变动表中，而主件表、附件表并不发生变化，直到被审核通过。所有的处置都需要经过归口、财务审核。五、固定资产增加、变动、处置的流程增加： 1、 根据山东外贸职业学院固定资产管理暂行规定的有关规定，固定资产由各归口管理部门统一组织采购，增加的固定资产验收后，发票由归口管理部门负责人和采购员签字。使用部门资产管理员填制固定资产领用

20、单一式四联，由使用部门负责人、资产使用人（或管理人）分别签字。部门自筹资金购置的固定资产，分下列情况办理手续：（1）用部门基金或 A 类科研经费购置，领用单由部门负责人和资产使用人（或管理人）签字；（2）用 B 类科研经费购置，领用单由项目负责人和资产使用人（或管理人）签字；（3）用 C 类科研经费购置，领用单由科技处负责人和资产使用人（或管理人）签字。使用部门资产管理员持领用单到归口管理部门办理资产增加手续。归口管理部门资产管理员根据发票、领用单、验收报告等，将资产录入高校固定资产管理系统 ，生成固定资产验收单和固定资产卡片，提交后打印验收单、固定资产卡片和条形码。验收单一式四联，由归口管理

21、部门资产管理员签字，使用部门留存一联，归口管理部门留存一联，二联连同发票、领用单等送财务报销入帐。资产卡片由资产使用人（或管理人）签字，由使用部门资产管理员保管。条形码贴在固定资产实物上。2、 独立核算单位自筹资金购置增加的固定资产，由使用单位资产管理员填写固定资产增加三联单（代发票） ，归口管理部门资产管理员根据三联单办理资产增加手续。3、 归口管理部门审核员根据签字后的发票和资产验收单，对新增固定资产进行归口管理部门审核。4、 财务部门审核员根据财务记帐凭证和资产验收单，对新增固定资产进行财务管理部门审核后，在固定资产管理系统中形成新增资产。变动：1、 固定资产在使用过程中，其使用部门、使

22、用人、使用方向、现状、存放地点等发生变化。 （1）跨院系变动的，资产管理员持书面手续到归口管理部门办理变动，归口管理部门资产管理员将变动情况录入高校固定资产管理系统 ，生成并打印资产变动报告单，归口管理部门审核员审核，资产卡片由接收部门使用人签字交部门资产管理员保管，该项资产变动完成。 （2）院系内部变动，由使用部门资产管理员将变动情况录入高校固定资产管理系统 ，持部门负责人签字的报告，到归口管理部门打印资产变动报告单，归口管理部门审核员审核，资产卡片由接管资产使用人签字交部门资产管理员保管，该项资产变动完成。2、 固定资产在使用过程中，其价值发生变化，按照固定资产增加或固定资产处置的程序办理

23、。处置：1、 报废、盘亏、调拨、出售减少的固定资产。使用部门提出申请，归口管理部门组织鉴定、提出处理意见，根据山东外贸职业学院固定资产管理暂行规定规定的审批权限，报相关部门审批。归口管理部门资产管理员将处置情况录入高校固定资产管理系统 ，生成并打印资产处置报告单。 2、 归口管理部门审核员根据资产处置报告单和书面处置手续，对处置固定资产进行归口管理部门审核。3、 财务部门审核员根据财务记帐凭证和资产处置报告单，对处置固定资产进行财务管理部门审核后，该项资产处置完成。六、系统的维护该“固定资产管理系统”在设计中充分考虑到操作的简便化，大部分的操作都可通过鼠标点击选择来完成，只有很少一部分需要手动

24、输入信息，使资产管理员可以方便快捷地掌握系统的使用。为保证系统的正常运行，资产管理员应对系统登录密码妥善保护，既不要遗失或遗忘，更不要被他人获知，并且要定期更换，禁止非资产管理人员非法登录系统。同时资产管理员应严格遵守固定资产管理规定，在权限规定范围内进行工作，禁止非法侵入系统数据库，禁止随意进行资产的添加、变动、处置，以免造成系统资源的浪费。七、查询为快速方便用户对固定资产基本信息的查询，本系统设置了各种查询功能（菜单栏中的“查询” ）和“查找” 、 “筛选”等记录操作工具（工具栏 A 的后部分，需结合查询结果操作） 。1、 资产信息查询：查询资产的主件信息，结果为多栏式表格。2、 附件信息查询：查询资产的附件信息，结果为多栏式表格。3、 验收单信息查询：查询增加资产的验收单信息，结果为多栏式表格。4、 按使用单位查询：查询资产的主件信息，结果为左右二部分，左部为单位树，可选择不同单位，右部为所对应单位资产信息的多栏式表格。点击工具栏 B 中“下级单位”可显示包含下级单位资产的多栏式表格。