航道事业单位档案管理的信息化建设探讨.doc

1、航道事业单位档案管理的信息化建设探讨摘要：信息技术的飞速发展，不仅使社会工作效率得到极大提升，还使社会的生产工作模式实现了根本性的转变，包括航道局在内的事业单位档案管理同样受到了极大地冲击。怎样充分利用信息技术带来的便利来改善航道事业单位档案管理，成为档案管理工作者乃至单位领导人必须要重视的问题。研究采用文献分析与实地考察等方法，就航道事业单位档案管理的信息化建设进行研究，旨在探索科学合理的建设模式。研究表明加强领导的重视程度、大力提升工作人员的素质、确立明确的目标，才能使航道事业单位档案管理的信息化建设真正落到实处。 关键词：航道事业单位 档案管理 信息化建设 在信息技术飞速发展的背景下，我

2、国事业单位的档案管理模式也已经产生了巨大地改变。怎样在确保航道事业单位原始档案完整性与真实性的基础上，大力推进档案管理的信息化建设，已经成为了现阶段航道事业单位档案管理改革的重点之一。在最近几年，我国航道事业单位在信息化管理的硬件方面已经投入了不菲的资金，各地也总结出了一些比较成功的经验，取得了不错的进展。但是我们不能否认的是，航道事业单位在档案管理的信息化建设中仍有很大的不足，管理意识落后、管理人员素质低下等因素都严重制约着档案管理信息化建设的进一步发展。 一、航道事业单位档案管理信息化建设的重要意义 航道事业单位档案管理信息化建设指的是确保单位原始档案完整性与真实性的基础上，利用计算机中的

3、相关软件对档案进行保存形式的科学转换，将其变为更加容易管理的电子档案类型。同过去以纸质档案的管理方式相比，以电子档案为主的信息化管理模式不仅有效地促进了管理成本的降低，而且对资源的占有率更低，在修改、查阅等方面也具有极大地便利性。从而使管理人员的工作效率得到明显提升。1对于人员流动性相对较小的航道事业单位而言，科学的档案管理对于单位及当事人都具有不可或缺的重要性，它对于优化人才管理、薪酬管理、绩效管理等方面都具有重要的参考价值。 二、现阶段航道事业单位档案管理信息化建设中存在的问题 虽然现阶段我国航道事业单位的档案管理信息化建设已经取得了很大的进展，但是仍旧存在一些比较严重的问题。 2.1 高

4、层领导重视度不够 在大多数航道事业单位的“一把手”眼中，档案管理工作的主要内容无非是在年终单位人员工资进档、人员转入转出以及退休管理等方面的人事档案管理，平时的工作量非常少，就算是采用传统的管理方式也可以很好地完成该项工作，这使对于促进航道事业单位进一步发展的一些思路、经验无法得到科学地保存和归档，使这些有价值的资源白白流失。与此同时，就算是对档案管理信息化建设有一定认识的领导者，人为其最主要的操作软件也无非是“word”等最基本的东西，对于计算机的要求不高，因此常常将其它部门淘汰的计算机设备进行简单更新之后划拨给档案管理部门，这种思想同样对航道事业单位档案管理信息化的建设造成了不小的伤害。

5、2.2 档案管理人员能力不足 在航道事业单位档案管理信息化建设过程中，管理人员的素质有着极为重要的作用。他们的管理水平与业务素质会对这项工作的进展产生直接的影响；现阶段，我国航道事业单位的档案管理人员学历层次、专业化程度都相对较低，年龄偏高。这使他们在管理工作中经常出现专业性不足引发的“尴尬”2。例如一些管理人员只能进行最基本的“excel”表格操作，可是面对那些功能更强的专业性管理软件时就会变得无从下手了。此外，对于航道事业单位档案管理人员继续教育与专业培训体系的缺乏也是造成档案管理人员能力不足的重要原因之一，航道事业单位的上级单位在对档案管理人的信息技能学习规划、协调继续教育方面缺乏统筹规

6、划、没有针对实际情况进行按需施教，导致档案管理人远的继续教育机构权责不明，无法同各单位进行有效沟通，加上教育经费与培训时间得不到保障，培训对象和培训内容上盲目性与缺乏规划。使档案人员“欲学无门”的境地，从而阻碍了航道事业单位档案管理信息化建设的的实现。 2.3 缺乏科学的建设方针 由于我国航道事业单位档案管理信息化建设开展的时间尚短，各单位普遍处于“摸着石头过河”的探索阶段，缺乏成功经验的借鉴与科学的建立标准，每个单位做出一点成绩都会引来周边大批“关系单位”前来观摩学习，这导致每个单位无法针对本单位的实际情况来进行建设方针的选择。加上一些航道事业单位的上级部门没有针对该单位的具体情况，在管理软

7、件选择上一味追求“更快、更全面” ，使花费重金购置的管理软件成为了不知不扣的“花瓶” 。看似功能强大，实际对工作的效率的提升没有明显的作用。此外，我国航道事业单位的档案管理人员在工作时只是单纯被动地执行上级的工作指示，缺乏自我管理意识与自主创新激情。这固然有档案管理管理工作激励机制缺乏有关，也同工作流程僵化、缺乏科学的建设方针有着必然的联系。 三、完善我国航道事业单位档案管理信息化建设的建议 针对上文提出的问题，笔者经过认真研究与实地考察，提出以下几点富有针对性的建设意见。 3.1 提升领导的重视程度 领导的重视和支持，是档案管理工作顺利开展的基础。新航道事业单位的领导乃至上级的主管部门要充分

8、认识到档案管理信息化建设给单位带来的改变，从而将航道事业单位档案管理的信息化建设当作一个常态工作来对待。要坚定不移地对档案管理信息化的工作进行支持，力争将档案管理作为办公数字化工程建设的重点内容来完成。将下属各部门的档案信息化建设同整个单位的办公自动化联系起来，力争做到标准统一、统筹规划，进一步提升档案管理工作的质量与效率。 3.2 大力提升档案管理人员的信息化操作能力 档案管理人员是档案管理信息化建设的执行者，航道事业事业单位档案信息化建设归根结底需要依靠管理人员来完成。从这个意义上来说，管理人员的信息化操作水平是实现管理信息化不可缺少的前提。现阶段我国各航道事业单位普遍缺乏懂软件开发又精通

9、档案专业知识的复合人才，因此一定要注重花大力气引进档案管理的专业人才，使本单位的档案管理专业型。从而确保档案管理的信息化建设能够得到正常、有序地开展。 与此同时，还要对现阶段比较成熟的社会教育体系进行充分利用，打造档案管理人员的在职培训机制。随着互联网络的飞速发展，远程开放教育技术也不断取得突破性的进展，在线学习成为了现阶段职业培训的上佳模式3。这些学习并不单纯指学位和证书的获得，关键是自身素质的提高和视野的开阔。档案管理人员要本着精益求精、不断进取的精神，在学习中实现自身的成长。 3.3 确立科学的信息化建设方针 航道事业单位档案管理信息化建设应该以科学发展为核心，以加强档案管理为中心，同时

10、强化人事管理、历史资料存储与查询的信息应用，完善以管理质量与效率评估的体系建设，加强各相关管理内容的交互联系，积极落实各项管理职责。通过网上咨询、电子输入、在线服务等方面的应用，提高工作效率，降低管理成本，从而真正实现档案管理的信息化。 四、结束语 在信息技术飞速发展的背景下，包括航道局在内的各企事业单位档案管理也正逐步实现信息化方式，档案管理的效率有了较大提升，但是要想使信息化管理真正地落到实处，就需要领导者切实地实现观念的转变，确立科学的管理方针，大力提升管理人员的信息化操作能力，只有这样才能有效地提升档案信息化管理的水平。 参考文献： 1袁丽.初探事业单位档案管理的信息化建设J.快乐阅读，2012，21：126. 2杨巧.事业单位档案管理信息化建设问题J.青春岁月，2013，19：429. 3孙艳平.论事业单位档案的信息化建设J.科技咨询导报，2007，21：123.