论办公室秘书应具备的素质及提升策略.doc

1、论办公室秘书应具备的素质及提升策略摘 要：众所周知,秘书是领导的参谋和助手,因其工作的特殊性而深受社会的关注。秘书人员的劳动成果往往只能通过领导的工作实质体现出来,很难独立显示自己的成绩,更不说留名得利,这就要求秘书工作者必须具有乐于奉献、全心全意为人民服务的品德与职业道德。 关键词：秘书；办公；素质；提升 中图分类号：C931.4 文献标识码： A 文章编号： 一、办公室秘书应具备的素质 1、既要思维敏捷、头脑灵活，善于及时准确地领会领导意图，又要严守本份、忠诚老实 秘书人员要很灵敏，对周围发生的事，必须能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征，这样才能争取主动，提高效

2、率。要做到这一点，必须下功夫做有心人。要经常看书学习，思考问题。准确领会领导意图，决不能见风使舵，投领导所好，看眼色行事。秘书人员必须忠诚老实，按事物的本来面貌反映情况和处理问题，不撒谎、不掺假，不能为讨好领导而随便夸大或缩小。 2、既要忠实地按领导指示办事，又要敢于在某些问题上提出自己的不同意见 严格按领导指示行事，不等于盲目服从、曲意逢迎。办公室负有参与决策的职能，在决策过程中，要敢于在某些问题上提出自己的不同意见，敢于反映领导同志尚未意识到的或者认识不尽完善的客观情况和问题。 3、既要能勤勤恳恳、吃苦耐劳，又要能忍受怨言、经得起委屈和挫折 办公室工作是非常辛苦的，几乎没有节假日，不分上下

3、班，自己能够自由支配的时间很少，脑神经长期处于紧张的备战状态。要运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，把工作做好。在方法上既要学会“搬道岔” ，又要学会“弹钢琴” 。 “搬道岔”就是分解矛盾， “弹钢琴”就是综合协调。 4、既要尽心尽力、细致周到地做好领导的服务工作，又要注意不给领导帮倒忙 办公室必须从各方面做好领导的服务工作。对领导服务也要掌握分寸，孔子讲“过犹不及” ，服务不周到要影响领导工作，做过了头则会影响领导形象。既要搞好服务，又不给领导帮倒忙，必须遵循以下几条原则：首先，根据规则。办公室可以结合自己的实际情况，在实际过程中得以实施。但是，决不能过分脱节。其次，

4、请示汇报，遇到的规定不明确，或者你不知道的东西，应及时向领导汇报，决定不自作主张。没有领导授权，任何个人都不能代表领导去回答问题。三是要做好思想工作。有的群众因为切身问题得到了解决，请秘书代向领导表达他们的一点“心意” ，对这种情况，要把好关口，多作说服教育，请他们尊重领导、理解领导。四是要严格要求自己。秘书人员不掌权，但接近权渠道，如不严格要求自己就会损害领导者的形象。 5、既要干好参与决策、组织协调等重要公务，又要细致扎实地干好每一件具体琐事 无论大事小事，确保办一件成一件。要干好参与决策这样的大事，必须努力提高理论、政策水平，增强独立思考能力、识别是非能力、综合分析能力。在组织协调方面，

5、办公室不光要搞好战略协调、计划协调、政策协调和事务协调，还要搞好上下左右以及领导成员之间人际关系的协调，这是做好办公室工作的重要基础。在琐碎的具体小事方面，要以高度负责的态度搞好撰写校对、打印装订，甚至添茶倒水、打扫卫生等工作。这些小事一丝不苟地做好了，可以从一个侧面反映秘书人员兢兢业业的严谨作风，给人于细微处见精神的好印象。秘书人员不论分工干什么都要具备一定的文字表达能力，因为办公室各方面的工作交往、联系都离不开文字材料。对文字秘书的要求则应更高，必须能搞指导性较强、层次较高、份量较重的文字材料，同时还要能搞领导临时交办的突击性材料。 6、思想素质和认识水平要高 领导工作阅历丰富，一般都具有

6、较高的认识水平、思想素质和处世能力，给领导服务的过程，实际上就是提高自己思想水平的过程。秘书应懂得珍惜这个得天独厚的条件，多学一点，多提高一些。 7、要有全局意识 古语说“善弈者谋势，不善弈者谋子” 。作为秘书要对单位的重点工作和主要业务了然于胸，牢固树立围绕大局，服务中心的意识。在为领导建言献策，起草讲话稿、报告时，无论在时间和空间上，都要吃透上情，掌握下情，知晓外情，大处着眼，站在领导的角度，把握领导意图，从宏观上理清思路，增强服务的预见性和切合度。在起草汇报稿时，正确理解上级领导检查的目的，紧扣检查的针对性，有所侧重。对单位主要领导已考虑成熟的事情，要积极协助梳理成型。对正在考虑尚不成熟

7、的事情，做到思想与大局同心，目标与大局同向，及时帮助完善和提高。要善于将领导在不同场合的讲话，特别是即席讲话进行归纳，融合到大局之中，提炼上升到理论高度。接待办事中，时刻注意维护单位的形象和领导的权威。 8、具有过硬的文字功底 秘书为领导服务的水平以及自身在办公室的影响力，主要体现在文字水平的高低上。形势总是在变化中，秘书也必须不断吸取各个领域的新思想，新观点，新知识。除领导交办的文稿外，秘书要养成“拳不离手，曲不离口”的习惯，坚持写一些信息、新闻稿件，这样既保持了旺盛的写作热情，又提高了撰稿水平，对个人的成长不无裨益。 9、对公文运行程序了如指掌 在单位，所有文件均要办公室审核下发，其间决定

8、、命令、公告等应用方式多种多样，秘书要严格按照公司机关公文处理办法等，掌握每种公文的应用性质，把握公文的规律性。在保证质量，规范程序的前提下，坚持及时发文，体现公文的实效性和权威性。 10、有良好的服务意识 前瞻性的服务，对提高领导工作的效率意义重大。无论日常工作、出差，还是到建设一线检查指导工作，秘书应及时摸清领导的工作意图，明确自己的任务，为领导“雨前送伞” ，避免被动应付。秘书要经常储备和更新领导决策所需要的思想理论、业务知识，对单位的一些重要数据要多积累，分析掌握。同时，要树立秘书事务无大小的思想，剔除低人一等的错误观念，做到领导未谋有所思，未闻有所知，未动有所行，增强服务的创新意识和

9、创新能力，严谨、细致、保密，提升服务的品位和层次。 二、提升办公室秘书素质策略 1、加强理论学习，提升政策水平秘书首先要加强理论学习,提高政策水平,提高自身理论修养。要充分利用在领导身边工作的有利条件,不断学习,不断完善自己、提高自己。只有这样,才能立足全局站在领导的立场思考问题,才能及时而准确地提出实质内容的参谋建议。2、强化文字表达能力文字表达能力是文字综合能力的具体体现,秘书的文字能力又具体表现在公文写作上：在篇章结构、逻辑合理、语言词句等方面很有讲究。精辟生动的论述、严密准确的逻辑、鲜明朴实的语言,无疑能增强公文的表现力。一个工作报告,一篇讲话稿不仅要有鲜明生动的观点,确实可行的措施,

10、而且要有严谨的思路,自然流畅的文笔、开阖自如的结构,这都要求秘书工作者加强语言文字的修炼,勤写多看,具有见微知著的洞察力。去粗取精、去伪存真,构筑出具有强有力支撑的文字综合能力的“金字塔” 。三、结语 办公室作为一个单位的综合职能部门，维系着机关的高效运作、健康发展，如何发挥好作用，为单位领导班子的决策和管理做好服务工作，取决于办公室工作人员的能力和素质。而秘书作为办公室工作的主体，特别是基层单位，在只有一位秘书的情况下，其能力和素质的高低显得尤为重要。 参考文献： 1龚宪君. “新手”浅悟秘书工作J. 秘书工作，2005 年 08 期 2李传来. 坚持正确的办班方向培训高素质的秘书人才J. 秘书，2004 年 04 期